Бесплатный инструмент
Генератор автоответа об отсутствии.
Укажите, почему вас нет, когда вернётесь и кто поможет в ваше отсутствие, и получите автоответ для почты и короткий статус для командного чата, готовые к вставке. Ниже: примеры для любых ситуаций и как включить автоответ в Outlook, Gmail, Slack и Teams.
Обновлено
Причина отсутствия
Тон
Автоответ для почты
Здравствуйте! Спасибо за письмо. Я в отпуске. Отвечу на ваше письмо после возвращения. С уважением
Статус для Slack, Teams или TinyFloor
🌴 В отпуске, скоро вернусь
Не больше 100 символов, чтобы поместиться в статус Slack.
Примеры автоответов об отсутствии
Любой хороший автоответ сообщает три вещи: что вас нет, когда вы вернётесь и к кому обратиться, если дело не ждёт. Вот как это звучит в самых частых ситуациях; генератор выше пишет то же самое с вашими датами и именами.
- 1.
Отпуск
Ежегодный отпуск
«Спасибо за письмо. Я в отпуске и вернусь в понедельник, 2 ноября. Отвечу на ваше письмо после возвращения. По срочным вопросам обращайтесь к Ане Лиме (ana@example.com).»
- 2.
Больничный
Коротко и без подробностей
«Спасибо за письмо. Сегодня меня нет в офисе, отвечу сразу после возвращения. По срочным вопросам обращайтесь к Ане Лиме.» Писать, что вы болеете, необязательно; подробности вы никому не должны.
- 3.
Командировка или конференция
Медленнее, но на связи
«Спасибо за сообщение! До четверга, 5 ноября, я в командировке и проверяю почту реже обычного. Отвечу, когда вернусь. Если дело не ждёт, поможет Ана Лима.»
- 4.
Декретный отпуск
Долгое отсутствие
«Спасибо за письмо. До 2 февраля я в отпуске по уходу за ребёнком и не читаю почту. По вопросам о моих проектах обращайтесь к Ане Лиме (ana@example.com), она меня замещает.» При долгом отсутствии называйте человека, а не только дату.
- 5.
Праздник
Для всей команды
«Спасибо за письмо. Наш офис закрыт в связи с праздником и откроется во вторник, 3 ноября. Мы ответим вам после возвращения.»
- 6.
Короткий вариант
Для коллег
«В отпуске до 3 ноября. Срочно? Пишите Ане Лиме.» Внутри своей компании чем короче, тем лучше.
Как настроить автоответ в Outlook
В новом Outlook и Outlook в браузере откройте Параметры (значок шестерёнки), перейдите в Учётные записи, затем в Автоматические ответы. Включите автоматические ответы, отметьте отправку только в течение заданного периода, укажите даты начала и окончания и вставьте текст. Для людей вне вашей организации можно написать отдельное сообщение, и это хорошая идея: коллегам нужно меньше объяснений, чем клиентам.
В классическом Outlook для Windows откройте Файл, затем Автоматические ответы и заполните те же поля. Если вы указали дату окончания, Outlook сам выключит автоответ, так что помнить об этом не нужно.
Как настроить автоответ в Gmail
В Gmail нажмите на шестерёнку, затем Все настройки. На вкладке Общие прокрутите до раздела автоответчика, включите его, укажите первый и последний день, добавьте тему, например «Нет на месте до 3 ноября», вставьте текст и нажмите Сохранить изменения внизу страницы.
Gmail отправляет автоответ каждому человеку один раз за четыре дня, а не на каждое письмо, так что тот, кто напишет дважды, не получит его дважды. Можно также отправлять его только своим контактам или, в рабочем аккаунте, только сотрудникам вашей организации.
Отсутствие в Slack и Microsoft Teams
Командные чаты не отправляют автоответы, поэтому их работу выполняет статус: он виден рядом с вашим именем везде, где вам пытаются написать. В Slack нажмите на фото профиля, выберите Update your status (обновить статус), добавьте эмодзи и короткую строку вроде «🌴 В отпуске до 3 нояб.» и настройте, чтобы статус снялся к вашему возвращению. Если на те же дни приостановить уведомления, телефон тоже будет молчать.
В Microsoft Teams нажмите на фото профиля и выберите Задать сообщение о состоянии. Введите текст и укажите, когда его убрать. В том же окне есть ссылка, чтобы запланировать отсутствие: она включает и автоответ в Outlook, и статус в Teams. Статус из генератора выше достаточно короткий для обоих.
Что должно быть в хорошем автоответе
- Когда вы вернётесь. Дата, а не «на следующей неделе». Если пока не знаете, напишите, что ответите сразу после возвращения.
- Кто может помочь. Имя и почта, если это человек не из переписки. Сначала спросите его самого: никому не нравится узнавать от клиента, что он вас замещает.
- Без лишних подробностей. «Нет в офисе» достаточно. Где вы и почему, никого не касается, а место отдыха в автоответе сообщает незнакомцам, что ваш дом пустует.
- Без невыполнимых обещаний. «Отвечу после возвращения» — нормально. «Отвечу на каждое письмо» после двух недель отсутствия обычно неправда.
- Не забудьте выключить. Укажите дату окончания в Outlook или Gmail и время, когда снимется статус в чате, чтобы никто не узнал о вашем отсутствии в день, когда вы уже вернулись.