Afwezigheidsbericht generator.

Voorbeelden van afwezigheidsberichten

Elk goed afwezigheidsbericht zegt drie dingen: dat je weg bent, wanneer je terug bent en wie mensen kunnen benaderen als het niet kan wachten. Zo klinkt dat in de meest voorkomende situaties; de generator hierboven schrijft hetzelfde met jouw data en namen.

1. 1.

   Vakantie

   Jaarlijks verlof

   "Bedankt voor uw e-mail. Ik ben met vakantie en vanaf maandag 2 november weer op kantoor. Ik reageer op uw bericht zodra ik terug ben. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met Ana Lima (ana@example.com)."

2. 2.

   Ziek

   Kort en privé

   "Bedankt voor uw e-mail. Ik ben vandaag afwezig en reageer zodra ik terug ben. Voor dringende zaken kunt u contact opnemen met Ana Lima." Zeggen dat je ziek bent is niet nodig; je bent niemand details verschuldigd.

3. 3.

   Werkreis of congres

   Trager, niet weg

   "Bedankt voor je bericht! Ik ben tot donderdag 5 november op werkreis en lees mijn mail minder vaak dan normaal. Ik kom erop terug als ik terug ben. Kan het niet wachten, dan helpt Ana Lima je verder."

4. 4.

   Ouderschapsverlof

   Lange afwezigheid

   "Bedankt voor uw e-mail. Ik ben met ouderschapsverlof tot 2 februari en lees in die tijd geen e-mail. Voor vragen over mijn projecten kunt u terecht bij Ana Lima (ana@example.com), die mij vervangt." Noem bij een lange afwezigheid een persoon, niet alleen een datum.

5. 5.

   Feestdag

   Voor het hele team

   "Bedankt voor uw e-mail. Ons kantoor is gesloten vanwege de feestdag en vanaf dinsdag 3 november weer open. We reageren op uw bericht zodra we terug zijn."

6. 6.

   De korte versie

   Voor collega's

   "Ik ben met verlof tot 3 november. Dringend? Neem contact op met Ana Lima." Binnen je eigen bedrijf is korter meestal beter.

Een afwezigheidsbericht instellen in Outlook

Open in de nieuwe Outlook en Outlook op het web de Instellingen (het tandwiel), ga naar Account en dan naar Automatische antwoorden. Zet automatische antwoorden aan, vink aan dat ze alleen in een bepaalde periode worden verstuurd, kies je begin- en einddatum en plak je bericht. Je kunt een ander bericht schrijven voor mensen buiten je organisatie, en dat is een goed idee: collega's hebben minder uitleg nodig dan klanten.

Ga in de klassieke Outlook voor Windows naar Bestand en dan naar Automatische antwoorden, en vul dezelfde gegevens in. Als je een einddatum instelt, zet Outlook de antwoorden zelf uit, dus je hoeft er niet aan te denken.

Een afwezigheidsbericht instellen in Gmail

Klik in Gmail op het tandwiel en dan op Alle instellingen bekijken. Scrol op het tabblad Algemeen naar Afwezigheidsassistent, zet hem aan, kies de eerste en laatste dag, voeg een onderwerp toe zoals "Afwezig tot 3 november", plak je bericht en klik onderaan op Wijzigingen opslaan.

Gmail stuurt het automatische antwoord één keer per persoon binnen vier dagen, niet op elk bericht, dus wie twee keer mailt, krijgt het niet twee keer. Je kunt het ook alleen naar je contacten laten gaan, of bij een werkaccount alleen naar mensen in je organisatie.

Afwezig in Slack en Microsoft Teams

Teamchats sturen geen automatische antwoorden, dus een status doet het werk: die staat naast je naam, overal waar mensen je een bericht proberen te sturen. Klik in Slack op je profielfoto, kies Update your status (je status bijwerken), voeg een emoji en een korte regel toe zoals "🌴 Met vakantie tot 3 nov", en laat hem verdwijnen als je terug bent. Als je voor dezelfde dagen meldingen pauzeert, blijft ook je telefoon stil.

Klik in Microsoft Teams op je profielfoto en kies Statusbericht instellen. Typ je bericht en stel in wanneer het moet verdwijnen. In hetzelfde venster staat een link om afwezigheid te plannen, die je automatische antwoord in Outlook en je Teams-status tegelijk aanzet. De status uit de generator hierboven is kort genoeg voor allebei.

Wat een goed afwezigheidsbericht bevat

• Wanneer je terug bent. Een datum, niet "volgende week". Weet je het nog niet, zeg dan dat je reageert zodra je terug bent.
• Wie kan helpen. Een naam, en een e-mailadres als het iemand buiten het gesprek is. Vraag het eerst; niemand hoort graag van een klant dat hij je vervangt.
• Niet te veel details. "Afwezig" is genoeg. Waar je bent en waarom gaat niemand iets aan, en een vakantiebestemming in een automatisch antwoord vertelt vreemden dat je huis leeg staat.
• Geen beloftes die je niet nakomt. "Ik reageer zodra ik terug ben" is prima. "Ik beantwoord elke e-mail" na twee weken weg klopt meestal niet.
• Zet het weer uit. Stel een einddatum in in Outlook of Gmail, en een eindtijd voor je chatstatus, zodat niemand op je eerste dag terug te horen krijgt dat je weg bent.