부재중 자동 회신 문구 생성기.

부재중 자동 회신 예시

좋은 부재중 메시지는 세 가지를 알려 줘요. 자리에 없다는 것, 언제 돌아오는지, 급한 일이면 누구에게 연락하면 되는지. 자주 있는 상황에서는 이렇게 쓸 수 있어요. 위 생성기는 같은 내용을 내 날짜와 이름으로 써 줘요.

1. 1.

   휴가

   연차 휴가

   "메일 주셔서 감사합니다. 현재 휴가 중이며 11월 2일(월)에 복귀합니다. 복귀 후 순차적으로 회신드리겠습니다. 급한 용무는 Ana Lima(ana@example.com)에게 연락 부탁드립니다."

2. 2.

   병가

   짧고 사적인 내용 없이

   "메일 주셔서 감사합니다. 오늘은 부재중이며 복귀하는 대로 회신드리겠습니다. 급한 용무는 Ana Lima에게 연락 부탁드립니다." 아프다고 밝힐지는 자유예요. 자세히 설명할 필요는 없어요.

3. 3.

   출장이나 콘퍼런스

   부재가 아니라 답이 느릴 뿐

   "메시지 감사합니다! 11월 5일(목)까지 출장 중이라 메일 확인이 평소보다 늦어요. 돌아오면 답장드릴게요. 급한 일이면 Ana Lima가 도와드릴 거예요."

4. 4.

   육아휴직

   장기 부재

   "메일 주셔서 감사합니다. 2월 2일까지 육아휴직 중이며 기간 중에는 메일을 확인하지 않습니다. 담당 업무 관련 문의는 업무를 대신하는 Ana Lima(ana@example.com)에게 부탁드립니다." 장기 부재라면 날짜만이 아니라 담당자를 알려 주세요.

5. 5.

   공휴일

   팀 전체

   "메일 주셔서 감사합니다. 공휴일로 사무실이 휴무이며 11월 3일(화)부터 정상 업무를 시작합니다. 업무 재개 후 회신드리겠습니다."

6. 6.

   짧은 버전

   사내용

   "11월 3일까지 휴가예요. 급하면 Ana Lima에게 연락 주세요." 사내라면 짧을수록 좋아요.

아웃룩에서 부재중 자동 회신 설정하기

새 아웃룩과 웹용 아웃룩에서는 설정(톱니바퀴 아이콘)을 열고 계정, 자동 회신 순으로 들어가요. 자동 회신을 켜고, 기간을 정해서 보내는 옵션에 체크한 뒤 시작일과 종료일을 정하고 메시지를 붙여 넣어요. 조직 외부 사람에게 보낼 메시지를 따로 쓸 수도 있는데, 그렇게 하는 게 좋아요. 동료에게는 고객만큼 설명이 필요 없으니까요.

기존 Windows용 아웃룩에서는 파일, 자동 회신 순으로 들어가 같은 내용을 입력해요. 종료일을 정해 두면 아웃룩이 알아서 자동 회신을 끄니까 돌아와서 따로 끌 필요가 없어요.

지메일에서 부재중 자동응답 설정하기

지메일에서 톱니바퀴 아이콘을 누르고 모든 설정 보기를 선택해요. 기본설정 탭에서 아래로 내려 부재중 자동응답을 켜고, 첫날과 마지막 날, "11월 3일까지 부재중" 같은 제목을 넣고 메시지를 붙여 넣은 뒤, 페이지 아래의 변경사항 저장을 눌러요.

지메일은 모든 메일에 답하지 않고, 같은 사람에게는 4일에 한 번만 자동응답을 보내요. 두 번 메일을 보낸 사람이 두 번 받지 않아요. 연락처에 있는 사람에게만, 또는 회사 계정이라면 조직 내부 사람에게만 보내도록 할 수도 있어요.

슬랙과 마이크로소프트 팀즈에서 부재 표시하기

팀 채팅은 자동 회신을 보내지 않으니 상태 메시지가 그 역할을 해요. 누가 메시지를 보내려고 할 때마다 이름 옆에 보여요. 슬랙에서는 프로필 사진을 눌러 상태 업데이트를 고르고, 이모지와 "🌴 11월 3일까지 휴가" 같은 짧은 문구를 넣은 뒤, 복귀일에 지워지도록 설정해요. 같은 기간 알림을 일시 중지하면 휴대폰도 조용해요.

마이크로소프트 팀즈에서는 프로필 사진을 눌러 상태 메시지 설정을 고르세요. 메시지를 입력하고 언제 지울지 정해요. 같은 창에 부재 예약 링크가 있어서 아웃룩 자동 회신과 팀즈 상태를 한 번에 켤 수 있어요. 위 생성기의 상태 메시지는 둘 다에 들어가는 길이예요.

좋은 부재중 메시지에 들어갈 것

• 복귀일. "다음 주"가 아니라 날짜로요. 아직 모르면 돌아오는 대로 회신하겠다고 쓰세요.
• 도와줄 사람. 이름, 그리고 대화에 없는 사람이라면 이메일까지. 꼭 먼저 본인에게 물어보세요. 고객에게서 자기가 대신 맡게 됐다는 걸 듣고 싶은 사람은 없어요.
• 너무 자세히 쓰지 않기. "부재중입니다"면 충분해요. 어디서 무엇을 하는지는 아무도 알 필요가 없고, 자동 회신에 여행지를 쓰면 모르는 사람에게 집이 비어 있다고 알리는 셈이에요.
• 못 지킬 약속은 하지 않기. "복귀 후 회신드리겠습니다"는 괜찮아요. 2주 쉬고 나서 "모든 메일에 답하겠습니다"는 보통 지키기 어려워요.
• 꼭 끄기. 아웃룩이나 지메일에 종료일을, 채팅 상태에는 지워질 시간을 정해서 복귀한 날 부재중이라고 안내되지 않게 하세요.