Poissaoloviestin generaattori.

Esimerkkejä poissaoloviesteistä

Jokainen hyvä poissaoloviesti kertoo kolme asiaa: että olet poissa, milloin palaat ja keneen voi olla yhteydessä, jos asia ei voi odottaa. Näin se kuulostaa yleisimmissä tilanteissa; yllä oleva generaattori kirjoittaa saman sinun päivämäärilläsi ja nimilläsi.

1. 1.

   Loma

   Vuosiloma

   "Kiitos viestistäsi. Olen lomalla ja palaan toimistolle maanantaina 2. marraskuuta. Vastaan viestiisi palattuani. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä Ana Limaan (ana@example.com)."

2. 2.

   Sairaana

   Lyhyesti ja yksityisesti

   "Kiitos viestistäsi. Olen tänään poissa toimistolta ja vastaan heti palattuani. Kiireellisissä asioissa ota yhteyttä Ana Limaan." Sairaudesta ei tarvitse kertoa; et ole kenellekään velkaa yksityiskohtia.

3. 3.

   Työmatka tai konferenssi

   Hitaampi, ei poissa

   "Kiitos viestistä! Olen työmatkalla torstaihin 5. marraskuuta asti ja luen sähköpostia tavallista harvemmin. Palaan asiaan, kun olen takaisin. Jos asia ei voi odottaa, Ana Lima auttaa."

4. 4.

   Perhevapaa

   Pitkä poissaolo

   "Kiitos viestistäsi. Olen perhevapaalla 2. helmikuuta asti enkä lue sähköpostia sinä aikana. Projekteihini liittyvissä asioissa ota yhteyttä sijaiseeni Ana Limaan (ana@example.com)." Pitkässä poissaolossa kerro henkilö, älä pelkkää päivämäärää.

5. 5.

   Pyhäpäivä

   Koko tiimille

   "Kiitos viestistäsi. Toimistomme on suljettu pyhäpäivän vuoksi ja avautuu taas tiistaina 3. marraskuuta. Vastaamme viestiisi palattuamme."

6. 6.

   Lyhyt versio

   Työkavereille

   "Lomalla 3.11. asti. Kiireellistä? Ota yhteyttä Ana Limaan." Oman yrityksen sisällä lyhyempi on yleensä parempi.

Näin asetat poissaoloviestin Outlookissa

Avaa uudessa Outlookissa ja Outlookin verkkoversiossa Asetukset (rataskuvake), siirry kohtaan Tili ja sitten Automaattiset vastaukset. Ota automaattiset vastaukset käyttöön, valitse, että ne lähetetään vain tiettynä ajanjaksona, aseta alku- ja loppupäivä ja liitä viestisi. Voit kirjoittaa organisaatiosi ulkopuolisille eri viestin, ja se kannattaa: työkaverit tarvitsevat vähemmän selityksiä kuin asiakkaat.

Perinteisessä Outlookissa Windowsille valitse Tiedosto ja sitten Automaattiset vastaukset ja täytä samat tiedot. Jos asetat loppupäivän, Outlook poistaa vastaukset käytöstä itse, joten sitä ei tarvitse muistaa.

Näin asetat lomavastaajan Gmailissa

Napsauta Gmailissa ratasta ja sitten Näytä kaikki asetukset. Vieritä Yleiset-välilehdellä alas lomavastaajaan, ota se käyttöön, aseta ensimmäinen ja viimeinen päivä, lisää aihe, kuten "Poissa 3.11. asti", liitä viestisi ja napsauta sivun alareunasta Tallenna muutokset.

Gmail lähettää automaattisen vastauksen kullekin ihmiselle kerran neljän päivän aikana, ei jokaiseen viestiin, joten kahdesti kirjoittava ei saa sitä kahdesti. Voit myös lähettää sen vain yhteystiedoillesi tai työtilillä vain organisaatiosi jäsenille.

Poissaolo Slackissa ja Microsoft Teamsissa

Tiimien chatit eivät lähetä automaattisia vastauksia, joten tila hoitaa saman asian: se näkyy nimesi vieressä kaikkialla, missä sinulle yritetään kirjoittaa. Napsauta Slackissa profiilikuvaasi, valitse Update your status (päivitä tila), lisää emoji ja lyhyt rivi, kuten "🌴 Lomalla 3.11. asti", ja aseta se poistumaan, kun palaat. Kun keskeytät ilmoitukset samoiksi päiviksi, myös puhelin pysyy hiljaa.

Napsauta Microsoft Teamsissa profiilikuvaasi ja valitse Määritä tilaviesti. Kirjoita viestisi ja valitse, milloin se poistuu. Samassa ikkunassa on linkki poissaolon ajoittamiseen, joka ottaa käyttöön sekä Outlookin automaattisen vastauksen että Teamsin tilan. Yllä olevan generaattorin tila on tarpeeksi lyhyt molempiin.

Mitä hyvässä poissaoloviestissä on

• Milloin palaat. Päivämäärä, ei "ensi viikolla". Jos et vielä tiedä, kerro vastaavasi heti palattuasi.
• Kuka voi auttaa. Nimi ja sähköposti, jos kyseessä on joku keskustelun ulkopuolinen. Kysy häneltä ensin; kukaan ei halua kuulla asiakkaalta olevansa sijainen.
• Ei liikaa yksityiskohtia. "Poissa toimistolta" riittää. Missä olet ja miksi, ei kuulu kenellekään, ja lomakohde automaattisessa vastauksessa kertoo vieraille, että kotisi on tyhjillään.
• Ei lupauksia, joita et pidä. "Vastaan palattuani" on hyvä. "Vastaan jokaiseen sähköpostiin" kahden viikon poissaolon jälkeen ei yleensä pidä paikkaansa.
• Muista poistaa se. Aseta Outlookissa tai Gmailissa loppupäivä ja chatin tilalle poistumisaika, ettei kukaan kuule poissaolostasi paluupäivänäsi.