Communicatie op afstand: wanneer schrijven, wanneer praten.

Schrijf het op als

• Iemand het later nodig heeft. Besluiten, handleidingen en alles waar een nieuw iemand over drie maanden naar zoekt.
• Het denkwerk vraagt. Voorstellen en feedback worden beter als mensen twee keer kunnen lezen en reageren als ze er klaar voor zijn.
• Mensen in andere tijdzones zitten. Schrijven laat iedereen meedoen in zijn eigen werktijd.
• Het een statusupdate is. Wat je in een minuut leest, kost in een meeting tien.

Praat het door als

• Een thread meer dan drie reacties heeft. Gaat het nog heen en weer, dan regelen twee minuten praten het.
• Iemand vastzit. Een collega losmaken is een onderbreking waard. Loop erheen, kijk er samen naar en help hem verder.
• Er spanning is. Toon gaat verloren in tekst. Meningsverschillen en lastige feedback gaan beter hardop.
• Je ideeën verkent. Vroeg brainstormen gaat sneller in een gesprek. Schrijf daarna op wat jullie besloten hebben.

Simpele regels om als team af te spreken

Schrijf ze één keer op en wijs nieuwe mensen erop. Ze voorkomen de meeste wrijving.

• Reactietijden per kanaal. Bijvoorbeeld: chat binnen een paar uur, e-mail binnen een dag en bellen bij iets dringends.
• Eén thuis voor besluiten. Een kanaal of document waarin besluiten worden vastgelegd, zodat ze niet verdwijnen in privéberichten.
• Status betekent iets. Bezig betekent niet storen, tenzij het dringend is. Beschikbaar betekent dat je mag langskomen.
• Elke call eindigt op schrift. Twee regels in het juiste kanaal: wat er besloten is en wie wat doet.
• Geen agenda, geen meeting. Een meeting zonder doel in de uitnodiging mag je weigeren.

Veelvoorkomende problemen en oplossingen

• Alles voelt dringend. Spreek af wat dringend betekent en welk kanaal erbij hoort. De rest kan wachten op een antwoord.
• Besluiten raken zoek. Haal ze uit privéberichten naar het besluitenkanaal, elke keer.
• Te veel meetings. Vervang statusmeetings door geschreven updates en bewaar calls voor besluiten en problemen.
• Mensen worden stil. Stille mensen willen vaak niet storen. Maak zichtbaar wanneer iemand tijd heeft en vraag het één op één.