ガイド
リモートのコミュニケーション：書くか、話すか。
リモートチームのコミュニケーションの問題の多くは、手段の選び間違いから生まれます。2分の通話で済んだはずの長いスレッド、メッセージで足りた会議。選び方と、チームで決めておきたいシンプルなルールを紹介します。
著者：Jitto Joseph3分で読めます
書いたほうがいいとき
- あとで誰かが必要とする. 決定事項、手順、そして3か月後に新しい人が探しそうなものすべて。
- じっくり考える必要がある. 提案やフィードバックは、何度か読み直して準備ができてから返せるほうが良くなります。
- ほかのタイムゾーンに人がいる. 書けば、全員が自分の勤務時間に参加できます。
- 進捗の共有. 1分で読める更新も、会議だと10分かかります。
話したほうがいいとき
- スレッドが3往復を超えた. まだやり取りが続くなら、2分話せば片づきます。
- 誰かが手詰まり. 同僚の手詰まりを解くのは、割り込む価値があります。歩いていって一緒に見て、また動けるようにしましょう。
- ぎくしゃくしている. 文字ではトーンが伝わりません。意見の対立や伝えにくいフィードバックは、声で話すほうがうまくいきます。
- アイデアを出し合う. 初期のブレインストーミングは会話のほうが早く進みます。決まったことはあとで書き残しましょう。
チームで決めておきたいシンプルなルール
一度書いて、新しい人にも見せましょう。摩擦のほとんどを防げます。
- チャンネルごとの返信の目安. たとえば、チャットは数時間以内、メールは1日以内、急ぎは電話で。
- 決定の置き場所はひとつ. 決定を記録するチャンネルかドキュメントを決め、個人メッセージに埋もれないようにします。
- ステータスに意味を持たせる. 取り込み中は、急ぎでなければ邪魔しない。対応可能は、話しかけてOK。
- 通話は必ず文字で締める. 適切なチャンネルに2行で。何が決まり、誰が何をするか。
- 議題のない会議はしない. 招待に目的が書かれていない会議は断ってもかまいません。
よくある問題と解決法
- 何でも急ぎに感じる. 何が急ぎで、どのチャンネルを使うかを決めましょう。それ以外は返信を待てます。
- 決定が行方不明になる. 個人メッセージから決定用のチャンネルへ、毎回移しましょう。
- 会議が多すぎる. 進捗会議は文字の更新に置き換え、通話は決定と問題解決のために使いましょう。
- 黙ってしまう人がいる. 静かな人は、邪魔をしたくないことがよくあります。手が空いているときが見えるようにし、1対1で声をかけましょう。