非同期コミュニケーション、そして話したほうがいいとき。

非同期コミュニケーションとは

同期コミュニケーションはリアルタイムで行われます。通話、会議、席での立ち話。非同期はそうではありません。メッセージ、ドキュメント、コメント、録画した動画を、相手があとで読んだり見たりします。

ほとんどのリモートチームは両方を使います。大切なのは、会話ごとに合うほうを選ぶこと、そして3往復の質問がなくても伝わる非同期メッセージを書くことです。

非同期にするとき

• 近況報告. 進捗と次の予定。書いて伝える朝会で、毎日の通話のほとんどを置き換えられます。
• 待てる質問. 答えが午後でもいいなら、メッセージで送りましょう。
• 考える時間が必要な決定. 提案を書き、1日コメントの時間を取りましょう。会議よりいい意見が集まります。
• タイムゾーンをまたぐこと全般. 働く時間がほとんど重ならないなら、非同期が基本で、リアルタイムの時間は必要なことのために使います。

話したほうがいいとき

• スレッドが3往復した. 2分話せば片づきます。決めたことはあとで書き残しましょう。
• 誰かが手詰まり. 仲間の手詰まりを解くのは、割り込む価値があります。
• デリケートな話題. フィードバック、対立、悪い知らせは、声のトーンが伝わる会話のほうが届きます。
• 新しいことを始める. キックオフやブレインストーミングは、その場でアイデアを重ねられるほうが早く進みます。

伝わる非同期メッセージの書き方

1. 1.

   結論から書く

   質問や決めたいことを1行目に、背景はそのあとに。

2. 2.

   背景をすべて添える

   リンク、スクリーンショット、すでに試したこと。誰も聞き返さなくて済むように。

3. 3.

   何が必要で、いつまでかを書く

   「木曜までに確認してもらえますか？」には返事が来ます。「どう思う？」には来ないことも多いです。

4. 4.

   5通ではなく1通で

   送る前に全部書き切りましょう。短いメッセージ5通は、相手を5回中断させます。

5. 5.

   スレッドを使う

   返信を元のメッセージにまとめれば、チャンネルが読みやすく保てます。

6. 6.

   決まったことを書き残す

   スレッドが終わったら、結論を1行で、みんなが見つけられる場所に投稿しましょう。

役に立つ非同期の習慣

• 書いて伝える毎日の朝会. 昨日、今日、困っていることを、それぞれの朝の好きな時間にひとつのチャンネルへ。
• 週ごとの近況. 一人ひとり、またはチームごとに、進捗と課題と予定を数行で。月曜に流し読みしやすくなります。
• 決定のドキュメント. 大事な決定ごとに短い1ページ。課題、選択肢、選んだもの、その理由。
• 録画デモ. 数分の画面録画は、会議よりも機能をうまく伝え、各自が都合のいいときに見られます。

返信の目安を決める

非同期は、「あとで」がどれくらいかを全員が知っていて初めて機能します。チームハンドブックに書いておきましょう。

気をつけたい問題

• 決定が進まない. コメントの締め切りを決め、最終判断する人を一人決めましょう。
• 読むものが多すぎる. チャンネルを減らし、メッセージを短くし、週のまとめをつくるほうが、速く読むより効きます。
• 孤立を感じる人が出る. 非同期だけのチームは孤独になりがちです。週1回の会議、交流の時間、誰がいるかが見える共有の場所など、リアルタイムの時間も残しましょう。バランスの取り方はリモートチームのコミュニケーションのガイドで紹介しています。
• 急ぎのことが待たされる. すぐに連絡がつく手段をひとつ決め、本当に急ぐことだけに使いましょう。