תקשורת אסינכרונית, ומתי עדיף לעצור ולדבר.

מה זו תקשורת אסינכרונית

תקשורת סינכרונית קורית בזמן אמת: שיחה, פגישה, דיבור ליד השולחן של מישהו. אסינכרונית לא: הודעה, מסמך, תגובה או סרטון מוקלט שאחרים קוראים או צופים בו מאוחר יותר.

רוב הצוותים המרוחקים משתמשים בשתיהן. הכישרון הוא לבחור את הנכונה לכל שיחה, ולכתוב הודעות אסינכרוניות שלא צריכות שלושה סבבי שאלות כדי להבין אותן.

מתי אסינכרוני

• עדכונים. סטטוס, התקדמות ומה הלאה. סטנדאפ כתוב מחליף את רוב השיחות היומיות.
• שאלות שיכולות לחכות. אם התשובה יכולה להגיע אחר הצהריים, שולחים הודעה.
• החלטות שדורשות מחשבה. כותבים את ההצעה ונותנים לאנשים יום להגיב. מקבלים תשומות טובות יותר מאשר בפגישה.
• כל מה שחוצה אזורי זמן. כששעות העבודה בקושי חופפות, אסינכרוני הוא ברירת המחדל, וזמן חי שמור למה שבאמת צריך אותו.

מתי עדיף לדבר

• שרשור הלך הלוך ושוב שלוש פעמים. שתי דקות של שיחה יסגרו את זה. אחר כך כותבים מה הוחלט.
• מישהו תקוע. לשחרר עמית מתקיעה שווה הפרעה.
• הנושא רגיש. משוב, קונפליקטים וחדשות רעות מתקבלים טוב יותר בשיחה, שבה הטון עובר.
• מתחילים משהו חדש. פגישות פתיחה וסיעור מוחות מתקדמים מהר יותר כשאנשים בונים על הרעיונות של אחרים בזמן אמת.

איך כותבים הודעות אסינכרוניות שעובדות

1. 1.

   מתחילים בעיקר

   השאלה או ההחלטה בשורה הראשונה, ואחריה הרקע.

2. 2.

   נותנים את כל ההקשר

   קישורים, צילומי מסך ומה שכבר ניסיתם, כדי שאף אחד לא יצטרך לשאול.

3. 3.

   אומרים מה צריך ועד מתי

   ״תוכל לעבור על זה עד חמישי?״ מקבלת תשובה; ״מחשבות?״ לעתים קרובות לא.

4. 4.

   הודעה אחת, לא חמש

   כותבים הכול לפני ששולחים. חמש הודעות קצרות קוטעות אנשים חמש פעמים.

5. 5.

   משתמשים בשרשורים

   התשובות נשארות ליד ההודעה שהן עונות לה, והערוץ נשאר קריא.

6. 6.

   כותבים את ההחלטה

   כששרשור נגמר, מפרסמים את התוצאה בשורה אחת במקום שבו ימצאו אותה.

הרגלים אסינכרוניים שעוזרים

• סטנדאפ יומי כתוב. אתמול, היום ומה תקוע, בערוץ אחד, בכל שעה בבוקר של כל אחד.
• עדכון שבועי. כל אדם או צוות כותב כמה שורות על התקדמות, בעיות ותוכניות. קל לעבור על זה ביום ראשון.
• מסמכי החלטה. עמוד קצר לכל החלטה חשובה: הבעיה, האפשרויות, הבחירה והסיבה.
• הדגמות מוקלטות. כמה דקות של הקלטת מסך מציגות תכונה טוב יותר מפגישה, וכל אחד צופה מתי שנוח לו.

מסכימים על זמני תגובה

אסינכרוני עובד רק כשכולם יודעים כמה זמן זה ״אחר כך״. כותבים את זה במדריך הצוות.

בעיות שכדאי לשים לב אליהן

• החלטות נגררות. קובעים מועד אחרון לתגובות ונותנים לאדם אחד את המילה האחרונה.
• יותר מדי לקרוא. פחות ערוצים, הודעות קצרות יותר וסיכום שבועי עוזרים יותר מלקרוא מהר יותר.
• אנשים מרגישים מנותקים. צוותים אסינכרוניים לגמרי יכולים להרגיש בודדים. שומרים קצת זמן חי: פגישה שבועית, מפגש חברתי או מקום משותף שבו רואים מי כאן. המדריך שלנו לתקשורת בצוות מרוחק עוסק באיזון הזה.
• דברים דחופים מחכים. מסכימים על דרך ברורה אחת להשיג מישהו מיד, ושומרים אותה למה שבאמת דחוף.