Guides
Kommunikation på afstand: hvornår skrive, hvornår tale.
De fleste kommunikationsproblemer i fjernteams kommer af den forkerte form: en lang tråd, der burde have været et opkald på to minutter, eller et møde, der kunne have været en besked. Sådan vælger du, og et par enkle regler, teamet kan blive enige om.
Af Jitto Joseph3 min. læsning
Skriv det ned, når
- Nogen får brug for det senere. Beslutninger, vejledninger og alt, hvad en ny person leder efter om tre måneder.
- Det kræver eftertanke. Forslag og feedback bliver bedre, når man kan læse to gange og svare, når man er klar.
- Folk er i andre tidszoner. Skrift lader alle være med i deres egen arbejdstid.
- Det er en statusopdatering. Det, der læses på ét minut, tager ti på et møde.
Tal om det, når
- En tråd passerer tre svar. Hvis det stadig går frem og tilbage, klarer to minutters snak det.
- Nogen sidder fast. At hjælpe en kollega videre er en afbrydelse værd. Gå derhen, kig på det sammen, og få personen videre.
- Der er spændinger. Tonen forsvinder i tekst. Uenighed og svær feedback går bedre mundtligt.
- I udforsker idéer. Tidlig brainstorm går hurtigere i en samtale. Skriv ned, hvad I besluttede, bagefter.
Enkle regler, teamet kan blive enige om
Skriv dem ned én gang, og vis nye dem. De forebygger det meste af friktionen.
- Svartider per kanal. For eksempel: chat inden for et par timer, mail inden for en dag og et opkald til alt, der haster.
- Ét hjem til beslutninger. En kanal eller et dokument, hvor beslutninger skrives ned, så de ikke forsvinder i private beskeder.
- Status betyder noget. Optaget betyder ikke forstyrre, medmindre det haster. Tilgængelig betyder, at det er fint at komme forbi.
- Hvert opkald slutter skriftligt. To linjer i den rigtige kanal: hvad der blev besluttet, og hvem der gør hvad.
- Ingen dagsorden, intet møde. Et møde uden formål i invitationen kan afslås.
Typiske problemer og løsninger
- Alt føles, som om det haster. Bliv enige om, hvad der haster, og hvilken kanal det går i. Resten kan vente på svar.
- Beslutninger forsvinder. Flyt dem fra private beskeder til beslutningskanalen, hver gang.
- For mange møder. Erstat statusmøder med skriftlige opdateringer, og gem opkaldene til beslutninger og problemer.
- Folk bliver stille. Stille folk vil ofte ikke forstyrre. Gør det synligt, når nogen har tid, og tag en snak under fire øjne.