Comunicación en remoto: cuándo escribir, cuándo hablar.

Escríbelo cuando

• Alguien lo necesitará después. Decisiones, procedimientos y todo lo que alguien nuevo buscará dentro de tres meses.
• Requiere pensarlo. Las propuestas y el feedback mejoran cuando se puede leer dos veces y responder cuando se está listo.
• Hay gente en otras zonas horarias. Lo escrito permite que todos participen en su propio horario.
• Es una actualización de estado. Lo que se lee en un minuto ocupa diez en una reunión.

Habladlo cuando

• Un hilo pasa de tres respuestas. Si sigue el ida y vuelta, dos minutos hablando lo resuelven.
• Alguien está bloqueado. Desbloquear a un compañero merece una interrupción. Acércate, miradlo juntos y que siga avanzando.
• Hay tensión. El tono se pierde por escrito. Los desacuerdos y el feedback difícil van mejor en voz alta.
• Estáis explorando ideas. Una lluvia de ideas temprana es más rápida hablando. Escribid después lo que hayáis decidido.

Reglas sencillas para acordar en equipo

Escribidlas una vez y enseñádselas a quien llegue. Evitan casi todos los roces.

• Tiempos de respuesta por canal. Por ejemplo: chat en unas horas, correo en un día y una llamada para lo urgente.
• Un solo sitio para las decisiones. Un canal o documento donde se registran, para que no se pierdan en mensajes privados.
• El estado significa algo. Ocupado significa no molestar salvo urgencia. Disponible significa que puedes acercarte.
• Cada llamada acaba por escrito. Dos líneas en el canal adecuado: qué se decidió y quién hace qué.
• Sin orden del día, no hay reunión. Una reunión sin objetivo escrito en la invitación se puede rechazar.

Problemas comunes y soluciones

• Todo parece urgente. Acordad qué es urgente y por qué canal va. Lo demás puede esperar respuesta.
• Las decisiones se pierden. Sácalas de los mensajes privados al canal de decisiones, siempre.
• Demasiadas reuniones. Cambia las reuniones de estado por actualizaciones escritas y deja las llamadas para decisiones y problemas.
• La gente se calla. Quien es callado a menudo no quiere interrumpir. Haz visible cuándo alguien está libre y pregunta en privado.