Herramientas para trabajo remoto: lo que un equipo pequeño de verdad necesita.
Un equipo remoto pequeño no necesita veinte aplicaciones. Necesita una buena herramienta para cada una de seis tareas: hablar más tarde, hablar con cita, hablar al momento, dejar las cosas por escrito, seguir el trabajo y trabajar entre zonas horarias. Aquí tienes lo que pide cada tarea, las herramientas que valen la pena y tres combinaciones para empezar con un equipo de 3 a 15 personas.
Por Jitto Joseph6 min de lectura
Las seis tareas de un vistazo
Casi toda la fricción del trabajo remoto viene de usar el sitio equivocado para cada cosa: una pregunta rápida que acaba en reunión, o una decisión perdida en el chat. Dale a cada tarea un solo lugar.
| Tarea | Para qué sirve | Herramientas que valen la pena |
|---|---|---|
| Chat | Preguntas y avisos que pueden esperar unos minutos | Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat |
| Reuniones | Llamadas agendadas con video y pantalla compartida | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams |
| Presencia | Ver quién está y hablar al momento | Una oficina virtual como TinyFloor, o un canal de voz abierto |
| Documentos | Decisiones, guías y todo lo que se volverá a consultar | Notion, Google Docs, Confluence |
| Tareas | Quién hace qué, y para cuándo | Linear, Trello, Asana, GitHub Issues |
| Zonas horarias | Encontrar horas que sirvan a todos | Calendarios compartidos y un planificador de zonas horarias |
Chat: para hablar más tarde
En el chat ocurre la mayor parte del trabajo remoto, así que elige una aplicación y quédate con ella. Crea canales por tema o proyecto, no por persona, para que las respuestas sean fáciles de encontrar después.
- 1.
Slack
La mayoría de equipos de software y agencias
Canales, hilos y muchísimas integraciones. El plan gratuito limita cuánto historial puedes ver, algo que empieza a pesar cuando el equipo depende de él.
- 2.
Microsoft Teams
Equipos que ya usan Microsoft 365
Chat, reuniones y archivos en un solo lugar, y muchas veces ya incluido en lo que paga la empresa.
- 3.
Discord
Equipos muy pequeños e informales
Gratis y con buenos canales de voz. Está hecho para comunidades y videojuegos, así que la administración y la búsqueda se quedan cortas para el trabajo.
- 4.
Google Chat
Equipos en Google Workspace
Viene con Workspace y se integra con Gmail y Docs, aunque es más sencillo que Slack.
Reuniones: para hablar con cita
Las reuniones son para lo que necesita a todos a la vez: planificar, revisar, conversaciones difíciles. Hazlas cortas, comparte la agenda antes y deja por escrito lo que se decidió.
- 5.
Google Meet
Quien no quiere instalar nada
Funciona en el navegador y viene con Google Workspace.
- 6.
Zoom
Llamadas grandes y conexiones inestables
Fiable con grupos grandes e internet lento, con buena grabación. Las reuniones gratuitas tienen límite de tiempo.
- 7.
Microsoft Teams
Equipos que ya conversan en Teams
Mantiene la llamada junto a la conversación de la que salió.
Presencia: para hablar al momento
Esta es la tarea que la mayoría de equipos remotos deja vacía. En una oficina ves quién está libre y resuelves una duda de pasada. En remoto, cada pregunta se convierte en un mensaje o en una llamada agendada, y lo pequeño se queda esperando.
Una oficina virtual llena ese hueco: un espacio compartido donde ves quién está, quién está en una reunión y quién quiere silencio, y empiezas a hablar sin agendar nada.
- 8.
Una oficina virtual
Equipos que quieren sentirse juntos todo el día
Un piso compartido en el navegador, como TinyFloor: acércate a alguien para hablar, entra en una sala para reunirte y ve de un vistazo quién está.
- 9.
Un canal de voz abierto
Equipos muy pequeños en Slack o Discord
Un huddle o canal de voz abierto al que la gente se une. Es sencillo, pero no muestra quién está ocupado o concentrado.
- 10.
Estados claros
Cualquier equipo, use lo que use
"En una reunión", "concentrado" o "vuelvo a las 14:00" ahorran muchos mensajes de "¿estás ahí?".
Documentos: para dejarlo por escrito
Todo lo que alguien preguntará dos veces debe estar en un documento, no en el chat: cómo trabajan, qué se decidió y por qué, cómo configurar el portátil. Una guía corta del equipo ahorra semanas a cada persona nueva.
- 11.
Notion
Guías, wikis y planificación
Documentos, wikis y bases de datos sencillas en un solo lugar.
- 12.
Google Docs
Escritura rápida y compartida
Fácil de compartir y editar en grupo, y todo el mundo ya sabe usarlo.
- 13.
Confluence
Equipos que ya usan Jira
Habitual en equipos más grandes que planifican su trabajo en Jira.
Tareas: quién hace qué
Un tablero compartido y al día acaba con la mayoría de mensajes de "¿cómo va eso?". Elige uno que encaje con lo técnico que sea tu equipo.
- 14.
Linear
Equipos de software
Rápido y directo, organizado en issues, ciclos y proyectos.
- 15.
Trello
Cualquiera, en minutos
Tableros y tarjetas sencillos que no necesitan explicación.
- 16.
Asana
Equipos no técnicos
Proyectos, cronogramas y vista de la carga de trabajo.
- 17.
GitHub Issues
Equipos de ingeniería pequeños
Suficiente si su trabajo ya vive en GitHub.
Zonas horarias y avisos por escrito
Los equipos repartidos por varias zonas horarias necesitan menos reuniones en vivo y mejores avisos por escrito. Acuerden unas horas en común, compartan calendarios y cambien la daily por video por un check-in escrito siempre que se pueda. Nuestra guía de comunicación asíncrona explica cómo.
- Un planificador de zonas horarias. Encuentra horas que sirvan a todos antes de agendar. Nuestro planificador gratuito de reuniones entre zonas horarias muestra las horas en común de un vistazo.
- Una daily por escrito. Ayer, hoy y lo que te bloquea, en un solo canal. Nuestra plantilla gratuita de daily te da un formato para copiar.
- Grabaciones de pantalla cortas. Una grabación de dos minutos, con una herramienta como Loom, a menudo explica más que un mensaje largo.
Tres combinaciones para empezar
Empieza en pequeño. Siempre puedes añadir una herramienta después; quitar una cuesta más.
- La combinación gratuita. Equipo de 2 o 3 personas, sin presupuesto: el plan gratuito de Slack o Discord para el chat, Google Meet para las llamadas, Google Docs para escribir, Trello para las tareas y el plan gratuito de TinyFloor como oficina.
- La combinación Google. Equipos en Google Workspace: Google Chat, Meet, Docs y Calendar, con Linear o Trello para las tareas y una oficina virtual para el tiempo entre reuniones.
- La combinación Microsoft. Equipos en Microsoft 365: Teams para chat y reuniones, SharePoint u OneNote para documentos, Planner para tareas y una oficina virtual para la presencia.
Cómo elegir
- Un lugar para cada tarea. Dos aplicaciones de chat hacen que cada pregunta se haga dos veces. Decidan dónde va cada cosa y déjenlo por escrito.
- Empieza con planes gratuitos. Casi todas estas herramientas tienen uno. Úsalo un mes y luego paga por las que el equipo de verdad abre cada día.
- Menos herramientas, bien usadas. Cada herramienta nueva es un sitio más que revisar. Añade una solo cuando una tarea no tenga lugar.
- Revisa dónde están tus datos. Si trabajas con clientes en Europa o para una empresa exigente, lee las páginas de privacidad y de ubicación de datos de cada herramienta antes de decidir.