Strumenti per lo smart working: cosa serve davvero a un piccolo team.
Un piccolo team da remoto non ha bisogno di venti app. Gli serve un buono strumento per ciascuno di sei compiti: parlare dopo, parlare su appuntamento, parlare subito, mettere le cose per iscritto, seguire il lavoro e lavorare tra fusi orari diversi. Ecco cosa chiede ogni compito, gli strumenti che vale la pena guardare e tre combinazioni per iniziare con un team da 3 a 15 persone.
Di Jitto Joseph6 min di lettura
I sei compiti in breve
Gran parte dell'attrito nel lavoro da remoto nasce dal posto sbagliato per la cosa giusta: una domanda veloce che diventa una riunione, o una decisione persa in chat. Dai a ogni compito una sola casa.
| Compito | A cosa serve | Strumenti da guardare |
|---|---|---|
| Chat | Domande e aggiornamenti che possono aspettare qualche minuto | Slack, Microsoft Teams, Discord, Google Chat |
| Riunioni | Chiamate programmate con video e condivisione schermo | Google Meet, Zoom, Microsoft Teams |
| Presenza | Vedere chi c'è e parlare subito | Un ufficio virtuale come TinyFloor, o un canale vocale aperto |
| Documenti | Decisioni, guide e tutto ciò che servirà di nuovo | Notion, Google Docs, Confluence |
| Attività | Chi fa cosa, ed entro quando | Linear, Trello, Asana, GitHub Issues |
| Fusi orari | Trovare orari che vadano bene a tutti | Calendari condivisi e un pianificatore di fusi orari |
Chat: parlare dopo
La chat è dove si svolge gran parte del lavoro da remoto, quindi scegli un'app e non cambiarla. Crea canali per argomento o progetto invece che per persona, così le risposte si ritrovano facilmente.
- 1.
Slack
La maggior parte dei team software e delle agenzie
Canali, thread e un'enorme scelta di integrazioni. Il piano gratuito limita quanto indietro puoi vedere, e conta appena il team ci fa affidamento.
- 2.
Microsoft Teams
Team già su Microsoft 365
Chat, riunioni e file in un unico posto, e spesso già pagato.
- 3.
Discord
Team molto piccoli e informali
Gratuito, con buoni canali vocali. È pensato per community e gaming, quindi gestione e ricerca sono più leggere per il lavoro.
- 4.
Google Chat
Team su Google Workspace
Incluso in Workspace e collegato a Gmail e Docs, ma più semplice di Slack.
Riunioni: parlare su appuntamento
Le riunioni servono per ciò che richiede tutti insieme: pianificazione, revisioni, conversazioni difficili. Tienile brevi, condividi prima un ordine del giorno e scrivi cosa si è deciso.
- 5.
Google Meet
Team che non vogliono installare nulla
Funziona nel browser ed è incluso in Google Workspace.
- 6.
Zoom
Chiamate numerose e connessioni instabili
Affidabile con gruppi grandi e internet lento, con una buona registrazione. Le riunioni gratuite hanno un limite di tempo.
- 7.
Microsoft Teams
Team che già chattano su Teams
Tiene le chiamate accanto alla conversazione da cui nascono.
Presenza: parlare subito
È il compito che la maggior parte dei team da remoto lascia vuoto. In ufficio vedi chi è libero e fai una domanda al volo. Da remoto ogni domanda diventa un messaggio o una chiamata prenotata, e le piccole cose restano in attesa.
Un ufficio virtuale colma questo vuoto: uno spazio condiviso dove vedi chi c'è, chi è in riunione e chi vuole tranquillità, e inizi a parlare senza prenotare nulla.
- 8.
Un ufficio virtuale
Team che vogliono sentirsi insieme tutto il giorno
Un piano condiviso nel browser, come TinyFloor: ti avvicini a qualcuno per parlare, entri in una stanza per una riunione e vedi a colpo d'occhio chi c'è.
- 9.
Un canale vocale aperto
Team molto piccoli su Slack o Discord
Un huddle o un canale vocale lasciato aperto perché la gente passi. Semplice, ma non vedi chi è occupato o concentrato.
- 10.
Stati chiari
Ogni team, qualunque cosa usi
"In riunione", "concentrato" o "torno alle 14" evitano molti "ci sei?".
Documenti: mettere per iscritto
Tutto ciò che verrà chiesto due volte va in un documento, non in chat: come lavorate, cosa si è deciso e perché, come configurare un portatile. Un breve manuale del team fa risparmiare settimane a ogni nuova persona.
- 11.
Notion
Manuali, wiki e pianificazione
Documenti, wiki e semplici database in un unico posto.
- 12.
Google Docs
Scrittura condivisa veloce
Rapido da condividere e modificare insieme, e tutti sanno già usarlo.
- 13.
Confluence
Team già su Jira
Diffuso nei team più grandi che pianificano il lavoro in Jira.
Attività: chi fa cosa
Una sola bacheca condivisa, tenuta aggiornata, mette fine alla maggior parte dei "a che punto siamo?". Scegline una adatta a quanto è tecnico il tuo team.
- 14.
Linear
Team software
Veloce e con idee chiare, costruito attorno a issue, cicli e progetti.
- 15.
Trello
Chiunque, in pochi minuti
Bacheche e schede semplici che non hanno bisogno di spiegazioni.
- 16.
Asana
Team non tecnici
Progetti, cronologie e viste del carico di lavoro.
- 17.
GitHub Issues
Piccoli team di ingegneria
Basta se il vostro lavoro vive già su GitHub.
Fusi orari e aggiornamenti scritti
I team distribuiti su più fusi orari hanno bisogno di meno riunioni dal vivo e di aggiornamenti scritti migliori. Concordate qualche ora in comune, condividete i calendari e, dove potete, sostituite la chiamata quotidiana con un aggiornamento scritto. La nostra guida alla comunicazione asincrona spiega come.
- Un pianificatore di fusi orari. Trova orari che vadano bene a tutti prima di prenotare. Il nostro pianificatore di riunioni tra fusi orari gratuito mostra la sovrapposizione a colpo d'occhio.
- Uno standup scritto. Ieri, oggi e cosa ti blocca, in un unico canale. Il nostro modello di daily standup gratuito ti dà un formato da copiare.
- Brevi registrazioni dello schermo. Una registrazione di due minuti, con uno strumento come Loom, spesso spiega più di un lungo messaggio.
Tre combinazioni per iniziare
Parti in piccolo. Puoi sempre aggiungere uno strumento dopo; toglierne uno è più difficile.
- La combinazione gratuita. Un team di 2 o 3 senza budget: il piano gratuito di Slack o Discord per la chat, Google Meet per le chiamate, Google Docs per scrivere, Trello per le attività e il piano gratuito di TinyFloor come ufficio.
- La combinazione Google. Team su Google Workspace: Google Chat, Meet, Docs e Calendar, con Linear o Trello per le attività e un ufficio virtuale per il tempo tra le riunioni.
- La combinazione Microsoft. Team su Microsoft 365: Teams per chat e riunioni, SharePoint o OneNote per i documenti, Planner per le attività e un ufficio virtuale per la presenza.
Come scegliere
- Una casa per ogni compito. Due app di chat vogliono dire ogni domanda fatta due volte. Decidete dove va ogni cosa, e scrivetelo.
- Parti dai piani gratuiti. Quasi tutti questi strumenti ne hanno uno. Usalo per un mese, poi paga gli strumenti che il team apre davvero ogni giorno.
- Meno strumenti, usati bene. Ogni nuovo strumento è un posto in più da controllare. Aggiungine uno solo quando un compito non ha casa.
- Controlla dove stanno i dati. Se lavori con clienti in Europa o per un datore di lavoro rigoroso, leggi le pagine su privacy e localizzazione dei dati di ogni strumento prima di sceglierlo.