Template per il daily standup.

A cosa serve il daily standup

Il daily standup è una riunione breve, di solito a inizio giornata, in cui ognuno nel team dice su cosa sta lavorando e se qualcosa lo blocca. Nasce nei team software agili, dove si chiama anche daily scrum, ma funziona per qualsiasi piccolo team in cui il lavoro di uno dipende da quello degli altri.

Non è un report di stato per il responsabile. Lo scopo è che il team veda insieme la giornata: chi fa cosa, dove due attività si incrociano e chi ha bisogno di aiuto. Se uno standup sblocca qualcuno, è servito; se è un giro di recite che nessuno ascolta, no.

Tre modi di farlo

1. 1.

   In call

   Il classico

   Tutti si collegano alla stessa ora e rispondono a turno alle stesse tre domande. Ideale per team in fusi orari vicini a cui piace vedersi una volta al giorno. Circa un minuto a persona.

2. 2.

   Per iscritto

   Standup asincrono

   Ognuno pubblica le proprie risposte nella chat del team entro un'ora fissa e legge quelle degli altri. Ideale per team su più fusi orari, o con già tante riunioni. Si perde la conversazione, quindi prendete l'abitudine di rispondere a ogni blocco.

3. 3.

   Scorrendo la board

   Prima il lavoro, poi le persone

   Invece di fare il giro delle persone, scorrete la board delle attività colonna per colonna, partendo dal lavoro più vicino alla fine. Ideale per team con una board piena, dove la domanda è cosa è fermo più che cosa ha fatto ciascuno.

Le tre domande dello standup

Le tre classiche sono: cosa hai fatto ieri, cosa farai oggi e se c'è qualcosa che ti blocca. Funzionano, ma invitano a elencare tutto ciò che si è toccato. Se i vostri standup si allungano, provate un set più mirato:

• Classiche. Cosa hai fatto ieri? Cosa farai oggi? C'è qualcosa che ti blocca? Familiari a tutti, e vanno bene per un team nuovo.
• Priorità. Qual è la tua priorità di oggi? Cosa potrebbe fermarla? Di chi hai bisogno per un aiuto? Risposte più brevi, e l'ultima domanda trasforma i blocchi in richieste.
• Avanzamento. Cosa è andato avanti? Qual è il prossimo passo? Ci sono rischi? Parlano del lavoro più che della persona, e si abbinano bene alla board.

Un'agenda per il daily standup, minuto per minuto

Per un team di sei persone in call, uno standup dura circa otto minuti. Iniziate in orario, anche se manca qualcuno: aspettare insegna a tutti ad arrivare tardi. Poi fate il giro in un ordine fisso, quello in cui le persone compaiono sullo schermo o alfabetico, così nessuno si chiede quando tocca a lui.

Quando qualcuno solleva un problema, non risolvetelo nello standup. Annotate chi può aiutare e accordatevi per parlarne subito dopo, solo con le persone che servono. Questa sola abitudine tiene lo standup sotto i dieci minuti. Chiudete chiedendo se c'è qualcosa che tutti devono sapere, poi terminate la call.

Come fare uno standup asincrono

Uno standup asincrono sono le stesse tre domande, con risposte scritte. Scegliete un canale e un orario, per esempio le 10 nel fuso orario di ciascuno, e chiedete a tutti di pubblicare le risposte in un unico messaggio, con il template qui sopra, così si leggono al volo.

Due cose lo fanno funzionare. Primo, leggete gli aggiornamenti degli altri: uno standup asincrono che nessuno legge è un diario. Secondo, rispondete in un thread a ogni blocco, in giornata. Alcuni team tengono anche una breve call a settimana, per continuare a vedersi.

Errori comuni nello standup

• Diventa una sessione di problem solving. Qualcuno solleva un problema e tre persone iniziano a risolverlo. Annotatelo, decidete chi ne parla dopo e andate avanti.
• È un report al responsabile. Se tutti guardano il responsabile mentre parlano, lo standup è per la persona sbagliata. Parlate al team.
• Troppe persone. Oltre una dozzina di persone, nessuno ascolta più tutti. Dividetevi in standup più piccoli per progetto o per flusso di lavoro.
• Iniziare in ritardo. Aspettare cinque minuti l'ultima persona costa cinque minuti a tutti gli altri, ogni giorno. Iniziate in orario.
• Dire "nessun blocco" ogni giorno. Se nessuno è mai bloccato, fate una domanda più mirata: "Cosa potrebbe fermare la tua priorità di oggi?" di solito trova qualcosa.