Narzędzia do pracy zdalnej: czego mały zespół naprawdę potrzebuje.

Sześć zadań w skrócie

Większość tarcia w pracy zdalnej bierze się ze złego miejsca na daną rzecz: szybkie pytanie, które zamienia się w spotkanie, albo decyzja zagubiona na czacie. Daj każdemu zadaniu jedno miejsce.

Czat: rozmowa później

Na czacie dzieje się większość pracy zdalnej, więc wybierz jedną aplikację i trzymaj się jej. Twórz kanały według tematu lub projektu, a nie osoby, żeby odpowiedzi łatwo było potem znaleźć.

1. 1.

   Slack

   Większość zespołów programistycznych i agencji

   Kanały, wątki i ogromny wybór integracji. Darmowy plan ogranicza, jak daleko wstecz widzisz historię, co zaczyna mieć znaczenie, gdy zespół na nim polega.

2. 2.

   Microsoft Teams

   Zespoły, które już mają Microsoft 365

   Czat, spotkania i pliki w jednym miejscu, często już opłacone.

3. 3.

   Discord

   Bardzo małe, nieformalne zespoły

   Darmowy, z dobrymi kanałami głosowymi. Powstał z myślą o społecznościach i grach, więc administracja i wyszukiwanie są do pracy uboższe.

4. 4.

   Google Chat

   Zespoły na Google Workspace

   W pakiecie Workspace i połączony z Gmailem i Dokumentami, ale prostszy niż Slack.

Spotkania: rozmowa o ustalonej porze

Spotkania są na to, co wymaga wszystkich naraz: planowanie, przeglądy, trudne rozmowy. Niech będą krótkie, z agendą wysłaną wcześniej i zapisanymi decyzjami.

1. 5.

   Google Meet

   Zespoły, które nie chcą nic instalować

   Działa w przeglądarce i jest w pakiecie Google Workspace.

2. 6.

   Zoom

   Duże spotkania i słabe łącza

   Niezawodny przy dużych grupach i wolnym internecie, z dobrym nagrywaniem. Darmowe spotkania mają limit czasu.

3. 7.

   Microsoft Teams

   Zespoły, które już piszą w Teams

   Trzyma rozmowy obok czatu, z którego wyrosły.

Obecność: rozmowa od razu

To zadanie większość zespołów zdalnych zostawia puste. W biurze widzisz, kto jest wolny, i zadajesz pytanie w przelocie. Zdalnie każde pytanie staje się wiadomością albo umówioną rozmową, a drobiazgi czekają.

Wirtualne biuro wypełnia tę lukę: wspólne miejsce, w którym widzisz, kto jest, kto ma spotkanie, a kto chce ciszy, i zaczynasz rozmowę bez umawiania się.

1. 8.

   Wirtualne biuro

   Zespoły, które chcą czuć się razem przez cały dzień

   Wspólne piętro w przeglądarce, takie jak TinyFloor: podchodzisz do kogoś, żeby porozmawiać, wchodzisz do sali na spotkanie i od razu widzisz, kto jest.

2. 9.

   Otwarty kanał głosowy

   Bardzo małe zespoły na Slacku lub Discordzie

   Huddle albo kanał głosowy zostawiony otwarty, żeby można było wpaść. Proste, ale nie widać, kto jest zajęty lub skupiony.

3. 10.

   Jasne statusy

   Każdy zespół, czegokolwiek używa

   „Na spotkaniu”, „skupiony” czy „wracam o 14” oszczędzają mnóstwo wiadomości „jesteś?”.

Dokumenty: zapisywanie

Wszystko, o co ktoś zapyta dwa razy, powinno trafić do dokumentu, nie na czat: jak pracujecie, co postanowiono i dlaczego, jak skonfigurować laptopa. Krótki podręcznik zespołu oszczędza każdej nowej osobie tygodnie.

1. 11.

   Notion

   Podręczniki, wiki i planowanie

   Dokumenty, wiki i proste bazy danych w jednym miejscu.

2. 12.

   Google Docs

   Szybkie wspólne pisanie

   Łatwo udostępnić i edytować razem, a każdy już umie z niego korzystać.

3. 13.

   Confluence

   Zespoły, które już używają Jiry

   Popularny w większych zespołach, które planują pracę w Jirze.

Zadania: kto co robi

Jedna wspólna tablica, na bieżąco aktualizowana, kończy większość pytań „na jakim jesteśmy etapie?”. Wybierz taką, która pasuje do tego, jak techniczny jest twój zespół.

1. 14.

   Linear

   Zespoły programistyczne

   Szybki i z wyraźnym podejściem, zbudowany wokół zgłoszeń, cykli i projektów.

2. 15.

   Trello

   Każdy, w kilka minut

   Proste tablice i karty, które nie wymagają tłumaczenia.

3. 16.

   Asana

   Zespoły nietechniczne

   Projekty, osie czasu i widoki obciążenia.

4. 17.

   GitHub Issues

   Małe zespoły inżynierskie

   Wystarczy, jeśli wasza praca i tak jest na GitHubie.

Strefy czasowe i pisemne aktualizacje

Zespoły rozrzucone po strefach czasowych potrzebują mniej spotkań na żywo i lepszych pisemnych aktualizacji. Ustalcie kilka wspólnych godzin, udostępnijcie kalendarze i tam, gdzie się da, zastąpcie codzienny stand-up pisemnym check-inem. Jak to zrobić, pokazuje nasz przewodnik po komunikacji asynchronicznej.

• Planer stref czasowych. Znajdź godziny pasujące wszystkim, zanim coś zarezerwujesz. Nasz darmowy planer spotkań w różnych strefach czasowych pokazuje wspólny czas na pierwszy rzut oka.
• Pisemny stand-up. Wczoraj, dziś i co blokuje, w jednym kanale. Nasz darmowy szablon daily stand-upu daje format do skopiowania.
• Krótkie nagrania ekranu. Dwuminutowe nagranie, na przykład w Loomie, często wyjaśnia więcej niż długa wiadomość.

Trzy zestawy na start

Zacznij od małego. Narzędzie zawsze można dodać później; usunąć jest trudniej.

• Zestaw darmowy. Zespół 2 lub 3 osób bez budżetu: darmowy Slack albo Discord do czatu, Google Meet do rozmów, Google Docs do pisania, Trello do zadań i darmowy plan TinyFloor jako biuro.
• Zestaw Google. Zespoły na Google Workspace: Google Chat, Meet, Dokumenty i Kalendarz, do tego Linear lub Trello do zadań i wirtualne biuro na czas między spotkaniami.
• Zestaw Microsoft. Zespoły na Microsoft 365: Teams do czatu i spotkań, SharePoint lub OneNote do dokumentów, Planner do zadań i wirtualne biuro do obecności.

Jak wybrać

• Jedno miejsce na zadanie. Dwie aplikacje do czatu to każde pytanie zadane dwa razy. Ustalcie, co gdzie trafia, i zapiszcie to.
• Zacznij od darmowych planów. Większość tych narzędzi je ma. Używaj przez miesiąc, potem płać za te, które zespół naprawdę otwiera codziennie.
• Mniej narzędzi, dobrze używanych. Każde nowe narzędzie to jeszcze jedno miejsce do sprawdzania. Dodawaj je tylko, gdy jakieś zadanie nie ma miejsca.
• Sprawdź, gdzie są dane. Jeśli pracujesz z klientami w Europie albo dla wymagającego pracodawcy, przeczytaj strony o prywatności i lokalizacji danych każdego narzędzia, zanim się zdecydujesz.