Инструменты для удалённой работы: что действительно нужно небольшой команде.

Шесть задач коротко

Большая часть трения в удалённой работе возникает, когда дело попадает не туда: короткий вопрос превращается во встречу, а решение теряется в чате. Дайте каждой задаче одно место.

Чат: поговорить позже

Большая часть удалённой работы происходит в чате, поэтому выберите одно приложение и держитесь его. Создавайте каналы по темам или проектам, а не по людям, чтобы ответы потом было легко найти.

1. 1.

   Slack

   Большинство команд разработки и агентств

   Каналы, треды и огромный выбор интеграций. Бесплатный тариф ограничивает, как далеко назад видна история, и это начинает мешать, когда команда на него опирается.

2. 2.

   Microsoft Teams

   Команды, у которых уже есть Microsoft 365

   Чат, встречи и файлы в одном месте, и часто уже оплачено.

3. 3.

   Discord

   Совсем маленькие неформальные команды

   Бесплатно, с хорошими голосовыми каналами. Он сделан для сообществ и игр, поэтому администрирование и поиск для работы слабее.

4. 4.

   Google Chat

   Команды на Google Workspace

   Входит в Workspace и связан с Gmail и Документами, но проще Slack.

Встречи: поговорить по расписанию

Встречи нужны для того, что требует всех сразу: планирования, ревью, сложных разговоров. Делайте их короткими, заранее присылайте повестку и записывайте, что решили.

1. 5.

   Google Meet

   Команды, которые не хотят ничего устанавливать

   Работает в браузере и входит в Google Workspace.

2. 6.

   Zoom

   Большие звонки и нестабильная связь

   Надёжен с большими группами и медленным интернетом, хорошо записывает. У бесплатных встреч есть ограничение по времени.

3. 7.

   Microsoft Teams

   Команды, которые уже переписываются в Teams

   Держит звонки рядом с перепиской, из которой они выросли.

Присутствие: поговорить сразу

Эту задачу большинство удалённых команд оставляет пустой. В офисе видно, кто свободен, и можно спросить на ходу. Удалённо каждый вопрос превращается в сообщение или запланированный звонок, и мелочи откладываются.

Виртуальный офис закрывает этот пробел: общее пространство, где видно, кто на месте, кто на встрече и кто хочет тишины, и где можно начать разговор без записи в календарь.

1. 8.

   Виртуальный офис

   Команды, которые хотят чувствовать себя вместе весь день

   Общий этаж в браузере, как TinyFloor: подходите к человеку, чтобы поговорить, заходите в комнату на встречу и сразу видите, кто на месте.

2. 9.

   Открытый голосовой канал

   Совсем маленькие команды в Slack или Discord

   Хадл или голосовой канал, который держат открытым, чтобы можно было заглянуть. Просто, но не видно, кто занят или сосредоточен.

3. 10.

   Понятные статусы

   Любая команда, что бы она ни использовала

   «На встрече», «в фокусе» или «вернусь в 14:00» экономят массу сообщений «ты тут?».

Документы: записывать

Всё, о чём спросят дважды, должно быть в документе, а не в чате: как вы работаете, что решили и почему, как настроить ноутбук. Короткий справочник команды экономит каждому новичку недели.

1. 11.

   Notion

   Справочники, вики и планирование

   Документы, вики и простые базы данных в одном месте.

2. 12.

   Google Docs

   Быстрое совместное написание

   Легко поделиться и редактировать вместе, и все уже умеют им пользоваться.

3. 13.

   Confluence

   Команды, которые уже в Jira

   Распространён в больших командах, которые планируют работу в Jira.

Задачи: кто что делает

Одна общая доска, которую поддерживают в актуальном состоянии, избавляет от большинства вопросов «как там дела?». Выберите ту, что подходит к тому, насколько технична ваша команда.

1. 14.

   Linear

   Команды разработки

   Быстрый и со своим взглядом, построен вокруг задач, циклов и проектов.

2. 15.

   Trello

   Кто угодно, за пару минут

   Простые доски и карточки, которые не нужно объяснять.

3. 16.

   Asana

   Нетехнические команды

   Проекты, таймлайны и обзор загрузки.

4. 17.

   GitHub Issues

   Небольшие инженерные команды

   Хватит, если ваша работа и так живёт на GitHub.

Часовые пояса и письменные апдейты

Командам в разных часовых поясах нужно меньше живых встреч и лучше письменные апдейты. Договоритесь о нескольких общих часах, откройте календари и, где можно, замените ежедневный созвон письменным чек-ином. Как это делать, рассказывает наш гид по асинхронной коммуникации.

• Планировщик часовых поясов. Найдите время, удобное всем, до того как бронировать. Наш бесплатный планировщик встреч по часовым поясам сразу показывает пересечение.
• Письменный стендап. Вчера, сегодня и что мешает — в одном канале. Наш бесплатный шаблон ежедневного стендапа даёт готовый формат.
• Короткие записи экрана. Двухминутная запись в инструменте вроде Loom часто объясняет больше, чем длинное сообщение.

Три стартовых набора

Начинайте с малого. Инструмент всегда можно добавить позже; убрать его сложнее.

• Бесплатный набор. Команда из 2–3 человек без бюджета: бесплатный Slack или Discord для чата, Google Meet для звонков, Google Docs для текстов, Trello для задач и бесплатный тариф TinyFloor как офис.
• Набор Google. Команды на Google Workspace: Google Chat, Meet, Документы и Календарь, плюс Linear или Trello для задач и виртуальный офис для времени между встречами.
• Набор Microsoft. Команды на Microsoft 365: Teams для чата и встреч, SharePoint или OneNote для документов, Planner для задач и виртуальный офис для присутствия.

Как выбирать

• Одно место для каждой задачи. Два чата — значит, каждый вопрос зададут дважды. Решите, что куда идёт, и запишите это.
• Начинайте с бесплатных тарифов. Они есть у большинства этих инструментов. Пользуйтесь месяц, потом платите за то, что команда действительно открывает каждый день.
• Меньше инструментов, но хорошо. Каждый новый инструмент — ещё одно место, куда нужно заглядывать. Добавляйте только тогда, когда у задачи нет места.
• Проверьте, где хранятся данные. Если вы работаете с клиентами в Европе или на строгого работодателя, прочитайте страницы о конфиденциальности и месте хранения данных каждого инструмента до выбора.