Gestire un team da remoto senza controllare tutto.

Cosa cambia quando il team è da remoto

In ufficio molta gestione avviene senza sforzo. Noti che qualcuno sembra bloccato, senti di un problema di passaggio, becchi le persone tra una riunione e l'altra. Da remoto tutto questo sparisce, a meno che tu non lo ricostruisca di proposito.

Tre cose richiedono più cura: la chiarezza (cosa facciamo e perché), il legame (che le persone si conoscano) e la visibilità (vedere lavoro e persone senza controllarle).

Nove pratiche che funzionano

• Scrivi come lavorate. Un manuale del team di una pagina: dove fare domande, quanto in fretta rispondere, quando vedersi e dove stanno le decisioni. Chi arriva lo legge il primo giorno.
• Concordate ore in comune. Scegliete da due a quattro ore in cui tutti sono online per domande veloci e riunioni. Fuori da quelle, ognuno lavora quando gli è più comodo.
• Prima scrivere, poi parlare. Scrivi prima per tutto ciò che richiede riflessione. Passa a una chiamata quando un thread va avanti e indietro più di tre volte.
• Mantieni un ritmo di riunioni stabile. Poche riunioni prevedibili battono tante riunioni dell'ultimo minuto. Più sotto trovi un ritmo semplice.
• Fai one-to-one ogni settimana. Trenta minuti a settimana con ogni persona, su di lei più che sull'avanzamento. È lì che senti dei problemi per tempo. Ecco 40 domande da fare.
• Rendi visibile il lavoro. Una sola bacheca delle attività condivisa e aggiornata risponde a "a che punto siamo?" prima che qualcuno lo chieda.
• Rendi visibile la presenza. Fai vedere chi c'è e chi è occupato, con gli stati o un ufficio virtuale, così si sa quando si può disturbare.
• Giudica i risultati, non le ore. Concordate cosa vuol dire "fatto" e verificate i risultati. Tracker di attività e screenshot rovinano la fiducia e misurano la cosa sbagliata.
• Fai spazio al lato sociale. Un breve momento sociale ogni settimana, un rompighiaccio all'inizio di una riunione, un canale per parlare d'altro. Da remoto, il legame non nasce per caso.

Un ritmo di riunioni semplice

Questo ritmo va bene per la maggior parte dei team da 3 a 15 persone. Adatta le durate, non l'idea. E tieni viva la retrospettiva con un formato nuovo ogni tanto.

Come motivare un team da remoto

La motivazione viene dagli stessi posti che in ufficio, ma da remoto va detta ad alta voce più spesso.

• Riconosci il lavoro in pubblico. Ringrazia in modo preciso, nel canale del team, per ciò che la persona ha fatto e perché contava.
• Dai vera autonomia. Affida problemi interi, non solo attività. Le persone tengono di più a un lavoro di cui hanno deciso il come.
• Mostra dove va il lavoro. Condividi feedback dei clienti e risultati, così ognuno vede l'effetto di ciò che fa.
• Investi nella crescita. Chiedi a ognuno cosa vuole imparare, e affidagli un lavoro che lo faccia crescere.
• Proteggi il loro tempo. Meno riunioni e ore tranquille per concentrarsi sono già una ricompensa.

Errori da evitare

• Software di sorveglianza. Keylogger e controlli via webcam dicono alle persone che non ti fidi di loro, e le migliori se ne vanno per prime.
• Troppe riunioni. Le videochiamate stancano più degli incontri di persona. Se una riunione può essere un aggiornamento scritto, falla diventare tale.
• Tutto in messaggi privati. Il lavoro discusso in privato è invisibile a tutti gli altri. Usa per default i canali del team.
• Nessun piano di inserimento. Chi entra da remoto può passare settimane senza sapere a chi chiedere. Dagli un buddy e un piano per le prime due settimane.
• Ignorare i fusi orari. Ruota gli orari delle riunioni, scrivi ciò che puoi e non lasciare mai alle stesse persone tutte le chiamate tardi.

Gli strumenti che aiutano

Ti servono meno strumenti di quanto pensi: uno per la chat, uno per le riunioni, uno per i documenti e uno per le attività, più un modo per vedere chi c'è. La nostra guida agli strumenti per lo smart working passa in rassegna ogni compito, con combinazioni per piccoli team.