Como gerenciar uma equipe remota sem microgerenciar.

O que muda quando a equipe é remota

No escritório, muita gestão acontece sem esforço. Você percebe que alguém está travado, ouve falar de um problema de passagem e encontra as pessoas entre uma reunião e outra. No remoto, tudo isso some, a menos que você reconstrua de propósito.

Três coisas pedem mais cuidado: clareza (o que estamos fazendo e por quê), conexão (as pessoas se conhecerem) e visibilidade (ver o trabalho e as pessoas sem ficar vigiando).

Nove práticas que funcionam

• Escreva como vocês trabalham. Um guia de uma página: onde tirar dúvidas, em quanto tempo responder, quando se reunir e onde ficam as decisões. Quem chega lê no primeiro dia.
• Combinem horas em comum. Escolham de duas a quatro horas em que todos estão online para dúvidas rápidas e reuniões. Fora delas, cada um trabalha no horário que preferir.
• Primeiro escreva, depois converse. Escreva primeiro tudo que pede reflexão. Passe para uma chamada quando uma conversa for e voltar mais de três vezes.
• Mantenha um ritmo estável de reuniões. Poucas reuniões previsíveis valem mais que muitas de última hora. Há um ritmo simples mais abaixo.
• Faça one-on-ones semanais. Trinta minutos por semana com cada pessoa, sobre ela, não sobre status. É onde você fica sabendo dos problemas cedo. Aqui estão 40 perguntas para fazer.
• Deixe o trabalho visível. Um quadro de tarefas compartilhado e atualizado responde "como está isso?" antes que alguém pergunte.
• Deixe a presença visível. Deixe as pessoas verem quem está por perto e quem está ocupado, com status ou um escritório virtual, para saberem quando podem interromper.
• Avalie resultados, não horas. Combinem o que é "pronto" e confiram os resultados. Rastreadores de atividade e capturas de tela minam a confiança e medem a coisa errada.
• Reserve tempo para o lado social. Um momento social curto toda semana, um quebra-gelo no começo de uma reunião, um canal para conversa fora do trabalho. No remoto, a conexão não acontece por acaso.

Um ritmo simples de reuniões

Esse ritmo serve para a maioria das equipes de 3 a 15 pessoas. Ajuste a duração, não a ideia. E mantenha a retrospectiva viva com um formato novo de vez em quando.

Como motivar uma equipe remota

A motivação vem dos mesmos lugares que no escritório, mas no remoto precisa ser dita em voz alta com mais frequência.

• Reconheça o trabalho em público. Agradeça de forma específica, no canal da equipe, pelo que a pessoa fez e por que isso importou.
• Dê autonomia de verdade. Entregue problemas inteiros, não só tarefas. As pessoas se importam mais com um trabalho que elas decidiram como fazer.
• Mostre aonde o trabalho chega. Compartilhe o retorno dos clientes e os resultados, para que as pessoas vejam o efeito do que fazem.
• Invista no crescimento. Pergunte o que cada pessoa quer aprender e dê a ela trabalhos que a desafiem.
• Proteja o tempo delas. Menos reuniões e horas tranquilas para focar já são uma recompensa.

Erros a evitar

• Software de monitoramento. Registradores de teclado e checagens pela câmera dizem às pessoas que você não confia nelas, e as melhores são as primeiras a sair.
• Reuniões demais. Chamadas de vídeo cansam mais que reuniões presenciais. Se uma reunião pode ser um texto, faça um texto.
• Tudo em mensagens privadas. O trabalho discutido no privado fica invisível para o resto da equipe. Prefira os canais da equipe.
• Nenhum plano de integração. Quem entra numa equipe remota pode passar semanas sem saber a quem perguntar. Dê a cada pessoa nova um padrinho e um plano para as duas primeiras semanas.
• Ignorar os fusos horários. Alterne o horário das reuniões, registre o que puder por escrito e nunca deixe as mesmas pessoas com todas as chamadas tarde da noite.

Ferramentas que ajudam

Você precisa de menos ferramentas do que imagina: uma para chat, uma para reuniões, uma para documentos e uma para tarefas, mais um jeito de ver quem está por perto. Nosso guia de ferramentas para trabalho remoto passa por cada tarefa, com combinações para equipes pequenas.