Eine Teammeeting-Agenda, die die halbe Stunde wert ist.

Wofür ein Teammeeting da ist

Status-Updates sind der häufigste Punkt auf einer Teammeeting-Agenda und der am wenigsten nützliche. Wenn alle vorlesen, was sie getan haben, dauert das lange, und das meiste hätte eine Nachricht sein können.

Nutze das Meeting für Dinge, die Menschen zusammenbringen: Entscheidungen, die mehrere betreffen, Probleme, bei denen jemand feststeckt, Prioritäten für die Woche und ein paar Minuten, die nur dem Team gehören. Alles andere kann vorher oder nachher aufgeschrieben werden.

Eine Vorlage für die wöchentliche Teammeeting-Agenda

Kopiere dies in deine Kalendereinladung oder die Notizen deines Teams. Die Zeiten sind für ein Team von 5 bis 10 Personen gedacht; ein größeres Team braucht mehr Zeit für Entscheidungen, nicht für mehr Updates.

Sinnvolle Agendapunkte

• Eine gemeinsame Liste vor dem Meeting. Jeder kann unter der Woche ein Thema eintragen, mit Namen und dem, was gebraucht wird: eine Entscheidung, Rat oder einfach nur zum Teilen. Das Meeting arbeitet die Liste der Reihe nach ab.
• Entscheidungen, als Fragen formuliert. „Verschieben wir den Launch auf Donnerstag?“ wird entschieden. „Launch“ wird zehn Minuten lang diskutiert und endet ohne Ergebnis.
• Eine Zahl pro Bereich. Anmeldungen, offene Bugs, Stunden bis zur ersten Antwort: woran sich das Team tatsächlich orientiert. Sag, ob sich die Zahl verändert hat; hebe dir die Geschichte dahinter auf, wenn sie wichtig wird.
• Wer abwesend ist. Urlaube, halbe Tage und anstehende Launches, damit niemand auf jemanden wartet, der nicht da ist.
• Danke. Eine Minute, um zu nennen, wer wem geholfen hat. Das kostet nichts und ist oft der Teil, der im Gedächtnis bleibt.

Was wegfallen kann

• Reihum-Updates. Bitte am Vortag schriftlich darum. Im Meeting könnt ihr dann die Zeit für die zwei Updates nutzen, die Fragen aufgeworfen haben.
• Lange Diskussionen. Wenn ein Thema länger als zehn Minuten dauert, braucht es ein eigenes, kleineres Meeting mit den betroffenen Personen.
• Ankündigungen. Veröffentliche sie im Team-Chat, wo die Leute sie später lesen und darauf reagieren können.
• Dinge, die nur zwei Personen betreffen. Lass sie nach dem Meeting sprechen, oder sofort, wenn sie nebeneinander sitzen.

Ideen für frischen Wind

• Abwechselnde Moderation. Jede Woche achtet eine andere Person auf die Zeit und die Liste. Das verbreitet die Gewohnheit, gute Meetings zu führen.
• Eine fünfminütige Demo. Einmal im Monat zeigt jemand live und ohne Folien, was er gebaut oder herausgefunden hat.
• Eine bessere Einstiegsfrage. „Wie war dein Wochenende?“ bringt jede Woche die gleichen Antworten. Nutze eine Frage, die dem Team etwas Neues verrät.
• Ab und zu ein Spiel. Ein fünfminütiges Spiel zum Start, einmal im Monat, reicht aus, um die Stimmung zu lockern, ohne das Meeting zu sprengen.
• Eine Woche ausfallen lassen. Wenn die Liste leer ist, sag das Meeting ab. Niemand hat etwas dagegen, eine halbe Stunde zurückzubekommen, und das nächste Meeting bekommt wieder mehr Aufmerksamkeit.

Durchführung im Remote-Team

Bei einem Call beginnt das Meeting mit einem Link, den erst jemand suchen muss, und endet damit, dass alle plötzlich weg sind. In einem virtuellen Büro geht das Team zur gleichen Zeit in denselben Meetingraum, und wer danach noch weiterreden möchte, kann einfach an den Schreibtischen nebeneinander sitzen bleiben.

Lass Kameras optional, teile die Agenda auf dem Bildschirm, damit alle auf denselben Punkt schauen, und stelle die Notizen in den Team-Chat, bevor sich der Raum leert. Wenn das Team über verschiedene Zeitzonen verteilt ist, rotiere die Uhrzeit, damit nicht immer dieselben Personen abends online sein müssen.

Nach dem Meeting

1. 1.

   Notizen teilen

   Entscheidungen, Verantwortliche und Fristen, im Team-Chat, innerhalb einer Stunde.

2. 2.

   Offene Punkte verschieben

   Alles, was nicht geschafft wurde, kommt ganz oben auf die Liste für nächste Woche oder in ein eigenes Meeting.

3. 3.

   Abwesende informieren

   Jeweils eine Zeile zu dem, was sie betrifft, damit niemand zufällig von einer Entscheidung erfährt.

4. 4.

   Die Zeit prüfen

   Wenn das Meeting zwei Wochen hintereinander überzogen wurde, streiche lieber einen Punkt aus der Vorlage, anstatt mehr Zeit hinzuzufügen.

Agenden für andere Teammeetings

• Kickoff-Meeting. Warum das Projekt existiert (5 Minuten), wie das fertige Ergebnis aussieht (10), wer wofür verantwortlich ist (10), die ersten Meilensteine und Termine (10), Risiken und offene Fragen (10) und wie das Team in Kontakt bleibt (5). Insgesamt eine Stunde, einmal pro Projekt.
• All-Hands-Meeting. Erfolge und Dank (10 Minuten), die Zahlen, auf die es ankommt (10), was sich geändert hat und warum (15), ein Team, das seine Arbeit vorstellt (10) und Fragen von allen (15). Eine Stunde, monatlich oder vierteljährlich, wobei die Fragen vorab gesammelt werden, damit auch ruhigere Personen zu Wort kommen.
• Daily Standup. Zehn bis fünfzehn Minuten: woran jede Person heute arbeitet und was sie blockiert. Unsere Vorlage für das Daily Standup enthält die Fragen und eine schriftliche Version für Teams in verschiedenen Zeitzonen.
• Retrospektive. Was gut lief, was nicht und was geändert werden sollte, alle zwei bis vier Wochen. Siehe Ideen für Retrospektiven für Formate, die für Abwechslung sorgen.
• One-on-One. Dreißig Minuten zwischen einer Führungskraft und einer Person, geleitet von deren Liste statt der der Führungskraft. Nutze unsere Vorlage und Fragen für One-on-Ones.