סדר יום לישיבת צוות ששווה את החצי שעה הזו.

בשביל מה צריך ישיבת צוות

עדכוני סטטוס הם הסעיף הנפוץ ביותר בסדר היום של ישיבת צוות, והכי פחות שימושי. כשכל אחד מקריא מה הוא עשה זה לוקח זמן, ואת רוב הדברים אפשר היה לשלוח בהודעה.

שמרו את הפגישה לדברים שדורשים אנשים יחד: החלטות שמשפיעות על כמה אנשים, בעיות שמישהו תקוע בהן, עדיפויות לשבוע, וכמה דקות שמוקדשות רק לצוות. כל השאר יכול להיכתב לפני או אחרי.

תבנית לסדר יום של ישיבת צוות שבועית

העתיקו את זה להזמנה ביומן או לסיכומי הצוות שלכם. הזמנים מותאמים לצוות של 5 עד 10 אנשים; צוות גדול יותר צריך יותר זמן להחלטות, לא לעוד עדכונים.

סעיפים ששווה לכלול בסדר היום

• רשימה משותפת לפני הפגישה. כל אחד יכול להוסיף נושא במהלך השבוע, עם השם שלו ומה שהוא צריך: החלטה, עצה או פשוט לשתף. הפגישה מתקדמת לפי הרשימה הזו.
• החלטות, מנוסחות כשאלות. על ״האם להעביר את ההשקה ליום חמישי?״ מקבלים החלטה. על ״השקה״ מדברים עשר דקות ומסיימים בלי תשובה.
• מספר אחד לכל תחום. הרשמות, באגים פתוחים, שעות למענה ראשון: כל מה שהצוות באמת מכוון לפיו. תגידו אם הוא השתנה; שמרו את הסיפור שמאחוריו למתי שזה באמת משנה.
• מי לא נמצא. חופשות, חצאי ימים והשקות קרובות, כדי שאף אחד לא יחכה למישהו שלא נמצא.
• תודות. דקה להזכיר מי עזר למי. זה לא עולה כלום ולעתים קרובות זה החלק שאנשים זוכרים.

מה להוציא

• עדכונים בסבב סביב השולחן. בקשו אותם בכתב יום לפני. כך הפגישה תוכל להוקדש לשני העדכונים שעוררו שאלות.
• דיונים ארוכים. אם נושא לוקח יותר מעשר דקות, הוא צריך פגישה קטנה משלו עם האנשים שהוא משפיע עליהם.
• הודעות. פרסמו אותן בצ'אט הצוות, שם אנשים יוכלו לקרוא אותן מאוחר יותר ולהגיב.
• דברים שמעניינים רק שני אנשים. תנו להם לדבר אחרי הפגישה, או מיד אם הם יושבים קרוב זה לזה.

רעיונות לשמירה על עניין

• סבב בין המנחים. אדם אחר בכל שבוע שומר על הזמנים ועל הרשימה. זה מפיץ את ההרגל של ניהול פגישה טובה.
• הדגמה של חמש דקות. פעם בחודש, מישהו מראה מה הוא בנה או מצא, בשידור חי, בלי מצגות.
• שאלת פתיחה טובה יותר. ״איך היה סוף השבוע שלך?״ מקבל את אותן תשובות בכל שבוע. השתמשו בשאלה שמספרת לצוות משהו חדש.
• משחק מדי פעם. משחק של חמש דקות בהתחלה, פעם בחודש, מספיק כדי לשנות את האווירה בלי להשתלט על הפגישה.
• לוותר על שבוע. אם הרשימה ריקה, מבטלים. לאף אחד לא אכפת לקבל חצי שעה בחזרה, והפגישה הבאה תקבל יותר תשומת לב.

ניהול הפגישה בצוות מרוחק

בשיחת וידאו, הפגישה מתחילה בקישור שמישהו צריך למצוא ומסתיימת בכך שכולם נעלמים. במשרד וירטואלי, הצוות נכנס לאותו חדר ישיבות באותו הזמן, ומי שצריך להמשיך לדבר אחר כך יכול להישאר בשולחן שלו, ממש אחד ליד השני.

השאירו את המצלמות כרשות, שתפו את סדר היום על המסך כדי שכולם יסתכלו על אותו סעיף, ושימו את סיכום הפגישה בצ'אט הצוות לפני שהחדר מתרוקן. אם הצוות פרוס על פני אזורי זמן, עשו סבב בשעות כדי שאותם אנשים לא יהיו תמיד אלה שעובדים בלילה.

אחרי הפגישה

1. 1.

   פרסום סיכום הפגישה

   החלטות, אחראים ולוחות זמנים, בצ'אט של הצוות, תוך שעה.

2. 2.

   העברת נושאים פתוחים

   כל מה שלא הגעתם אליו עובר לראש הרשימה של השבוע הבא, או לפגישה משלו.

3. 3.

   עדכון האנשים שפספסו

   שורה אחת לכל אחד על מה שמשפיע עליו, כדי שאף אחד לא יגלה על החלטה במקרה.

4. 4.

   בדיקת הזמנים

   אם הפגישה התארכה שבועיים ברציפות, קצצו סעיף מהתבנית במקום להוסיף זמן.

סדרי יום לישיבות צוות אחרות

• ישיבת התנעה. למה הפרויקט קיים (5 דקות), איך נראה פרויקט גמור (10), מי אחראי על מה (10), אבני הדרך והתאריכים הראשונים (10), סיכונים ושאלות פתוחות (10), ואיך הצוות ישמור על קשר (5). שעה בסך הכול, פעם אחת לכל פרויקט.
• ישיבת כלל החברה. הצלחות ותודות (10 דקות), המספרים החשובים (10), מה השתנה ולמה (15), צוות אחד שמציג את העבודה שלו (10), ושאלות מכל אחד (15). שעה, מדי חודש או רבעון, כשהשאלות נאספות מראש כדי שגם האנשים השקטים יותר יוכלו לשאול.
• סטנדאפ יומי. עשר עד חמש עשרה דקות: על מה כל אחד עובד היום וכל דבר שחוסם אותו. תבנית הסטנדאפ היומי שלנו כוללת את השאלות וגרסה כתובה עבור צוותים באזורי זמן שונים.
• רטרספקטיבה. מה עבד טוב, מה לא ומה צריך לשנות, מדי שבועיים עד ארבעה שבועות. ראו רעיונות לרטרספקטיבה לפורמטים שישמרו על עניין.
• שיחת אחד על אחד. שלושים דקות בין מנהל לחבר צוות, בהובלת הרשימה שלו ולא של המנהל. השתמשו בתבנית ובשאלות לשיחת אחד על אחד שלנו.