Un ordre du jour de réunion d'équipe qui vaut bien sa demi-heure.

À quoi sert une réunion d'équipe

Les points d'avancement sont le sujet le plus courant à l'ordre du jour d'une réunion d'équipe, et le moins utile. Écouter chacun lire ce qu'il a fait est fastidieux, et la majeure partie aurait pu faire l'objet d'un message.

Réservez la réunion à ce qui nécessite d'être ensemble : les décisions qui touchent plusieurs personnes, les blocages, les priorités de la semaine et quelques minutes consacrées à la vie d'équipe. Tout le reste peut être écrit avant ou après.

Un modèle d'ordre du jour de réunion d'équipe hebdomadaire

Copiez ceci dans votre invitation d'agenda ou dans les notes de votre équipe. Les durées sont prévues pour une équipe de 5 à 10 personnes ; une équipe plus grande a besoin de plus de temps pour les décisions, pas pour plus de points d'avancement.

Les sujets qui valent la peine d'être à l'ordre du jour

• Une liste partagée avant la réunion. Chacun peut ajouter un sujet pendant la semaine, avec son nom et son besoin : une décision, un conseil ou un simple partage. La réunion passe en revue la liste dans l'ordre.
• Des décisions formulées sous forme de questions. « Décale-t-on le lancement à jeudi ? » permet de trancher. « Lancement » suscite dix minutes de discussion et se termine sans réponse.
• Un chiffre par domaine. Inscriptions, bugs ouverts, délai de première réponse : tout ce qui permet réellement de piloter l'activité. Indiquez s'il a bougé ; gardez l'explication pour les moments où c'est nécessaire.
• Qui est absent. Congés, demi-journées et lancements à venir, pour que personne n'attende quelqu'un qui n'est pas là.
• Remerciements. Une minute pour citer qui a aidé qui. Cela ne coûte rien et c'est souvent ce dont on se souvient.

Ce qu'il faut enlever

• Le tour de table. Demandez-les par écrit la veille. La réunion pourra ainsi se concentrer sur les deux points qui soulèvent une question.
• Les longs débats. Si un sujet prend plus de dix minutes, il nécessite sa propre réunion restreinte avec les personnes concernées.
• Les annonces. Publiez-les dans la messagerie d'équipe, où chacun pourra les lire plus tard et y réagir.
• Les sujets qui ne concernent que deux personnes. Laissez-les en parler après la réunion, ou immédiatement s'ils sont assis l'un à côté de l'autre.

Des idées pour renouveler la réunion

• Faire tourner l'animation. Une personne différente chaque semaine veille au temps et à la liste. Cela propage les bonnes pratiques d'animation.
• Une démo de cinq minutes. Une fois par mois, quelqu'un présente ce qu'il a conçu ou découvert, en direct et sans diapositives.
• Une meilleure question de météo. « Comment s'est passé ton week-end ? » obtient les mêmes réponses chaque semaine. Utilisez une question qui apprend quelque chose de nouveau à l'équipe.
• Un jeu de temps en temps. Un jeu de temps en temps au début, une fois par mois, suffit à changer l'ambiance sans accaparer la réunion.
• Sauter une semaine. Si la liste est vide, annulez la réunion. Personne ne regrettera de récupérer une demi-heure, et la suivante n'en sera que plus suivie.

Mener la réunion avec une équipe à distance

Lors d'un appel classique, la réunion commence par un lien que quelqu'un doit chercher et se termine par la disparition de tout le monde. Dans un bureau virtuel, l'équipe entre dans la même salle de réunion au même moment, et les personnes qui ont besoin de continuer à discuter peuvent rester à leurs bureaux l'une à côté de l'autre.

Laissez les caméras optionnelles, partagez l'ordre du jour à l'écran pour que tout le monde regarde le même sujet, et publiez les notes dans la messagerie d'équipe avant que la salle ne se vide. Si l'équipe est répartie sur plusieurs fuseaux horaires, faites tourner les horaires pour que ce ne soient pas toujours les mêmes qui se connectent le soir.

Après la réunion

1. 1.

   Publier les notes

   Décisions, responsables et échéances, dans le chat d'équipe, dans l'heure.

2. 2.

   Déplacer les sujets restés ouverts

   Tout ce qui n'a pas été traité passe en tête de liste de la semaine suivante, ou fait l'objet d'une réunion dédiée.

3. 3.

   Informer les absents

   Une ligne pour chacun sur ce qui le concerne, afin que personne ne découvre une décision par hasard.

4. 4.

   Surveiller la durée

   Si la réunion a débordé deux semaines de suite, supprimez un sujet du modèle plutôt que de rallonger la durée.

Ordres du jour pour d'autres réunions d'équipe

• Réunion de lancement. Pourquoi le projet existe (5 minutes), le résultat attendu (10), qui s'occupe de quoi (10), les premiers jalons et dates (10), les risques et questions ouvertes (10), et comment l'équipe restera en contact (5). Une heure en tout, une fois par projet.
• Réunion plénière. Victoires et remerciements (10 minutes), les chiffres qui comptent (10), ce qui a changé et pourquoi (15), une équipe qui présente son travail (10), et les questions de chacun (15). Une heure, mensuelle ou trimestrielle, avec des questions recueillies au préalable pour que les personnes plus réservées puissent poser les leurs.
• Stand-up quotidien. Dix à quinze minutes : ce sur quoi chaque personne travaille aujourd'hui et ses éventuels blocages. Notre modèle de stand-up quotidien contient les questions et une version écrite pour les équipes réparties sur plusieurs fuseaux horaires.
• Rétrospective. Ce qui s'est bien passé, ce qui s'est moins bien passé et ce qu'il faut changer, toutes les deux à quatre semaines. Consultez nos idées de rétrospective pour des formats qui évitent la routine.
• Point individuel. Trente minutes entre un manager et un collaborateur, basées sur la liste de ce dernier plutôt que sur celle du manager. Utilisez notre modèle et questions de point individuel.