Un modèle de compte rendu de réunion que les gens lisent vraiment.

À quoi sert un compte rendu

Un compte rendu n'est pas une transcription. Personne ne lit un enregistrement mot à mot, et le rédiger empêche la personne qui prend les notes de participer à la discussion.

Notez ce qui sera important la semaine suivante : ce qui a été décidé, ce qui reste en suspens, et qui s'est engagé à faire quoi et pour quand. Si quelqu'un a manqué la réunion, le compte rendu doit lui suffire pour agir.

Un modèle de compte rendu de réunion

Copiez ceci dans vos notes ou dans votre chat d'équipe au début de la réunion et remplissez-le au fur et à mesure.

Ce qu'il faut inclure

• Les décisions, mot pour mot. Rédigez la décision telle que le groupe l'a validée, pour que personne ne s'en rappelle une version différente plus tard.
• Des actions avec un nom et une date. « Étudier les tarifs » finit par être oublié. « Sam : trois options de tarification d'ici vendredi » est accompli.
• Les questions en suspens. Ce qui a été soulevé mais non tranché, pour que cela ne disparaisse pas entre deux réunions.
• Les participants. Une ligne. Elle indique aux lecteurs à qui s'adresser pour savoir ce qui s'est dit.

Ce qu'il faut laisser de côté

• Qui a dit quoi. À moins qu'il ne s'agisse d'une réunion formelle qui l'exige, attribuer chaque commentaire ralentit la rédaction et la lecture.
• L'intégralité de la discussion. Une ligne de contexte suffit pour une décision. Le compte rendu présente le résultat, pas le débat.
• Les avis sur la réunion. Gardez le compte rendu neutre. Les retours sur le déroulement de la réunion ont leur place dans une rétro.

Un exemple

Réunion produit hebdomadaire, 14 octobre. Ana, Sam, Priya, Tom. Objectif : décider de la date de lancement et de la page des tarifs.

Décisions : le lancement est repoussé au jeudi 23 octobre. La page des tarifs n'affiche que les prix mensuels. Actions : Sam, texte final des tarifs d'ici lundi. Priya, projet d'e-mail de lancement d'ici mardi. Tom, vérifier le parcours d'inscription sur mobile d'ici mercredi. Question en suspens : proposer ou non un forfait annuel plus tard ; Ana apportera des chiffres la semaine prochaine. Prochaine réunion : 21 octobre.

Prendre des notes lors d'une réunion à distance

• Partagez les notes à l'écran. Quand tout le monde voit le compte rendu s'écrire en direct, les erreurs sont corrigées sur-le-champ et personne ne les conteste plus tard.
• Relisez les actions à voix haute. Consacrez les deux dernières minutes à lire chaque action, son responsable et sa date d'échéance. Ce sont les deux minutes les plus utiles de la réunion.
• Faites tourner la prise de notes. La personne qui écrit ne peut pas mener la discussion. Relayez-vous, et ne sollicitez pas toujours la personne la plus récente ou la plus discrète.
• Publiez-les là où l'équipe travaille. Dans le chat d'équipe, dans l'heure qui suit, pour que les absents les voient le jour même.

Après la réunion

1. 1.

   Envoyez le compte rendu

   Le jour même, dans le chat d'équipe ou le canal dédié à ce projet.

2. 2.

   Passez en revue les actions

   Commencez la réunion suivante en passant en revue les actions de la fois précédente : terminées, en cours ou bloquées.

3. 3.

   Conservez-les au même endroit

   Un seul document ou canal par réunion, du plus récent au plus ancien, pour retrouver facilement les décisions plus tard.