En mal for møtereferat folk faktisk leser.
Et møtereferat er en kort skriftlig oversikt over hva som ble bestemt i et møte, og hvem som gjør hva videre. Gode referater leses på et minutt, og sparer det neste møtet for å gjenta det forrige. Her er en mal du kan kopiere, hva som hører hjemme i den, et eksempel, og hvordan du skriver referat når møtet holdes eksternt.
Av Jitto Joseph3 min lesing
Hva referatet skal brukes til
Referatet skal ikke være en avskrift. Ingen leser et ordrett referat, og å skrive et slikt hindrer referenten i å delta i samtalen.
Skriv ned det som betyr noe neste uke: hva som ble bestemt, hva som ble stående åpent, og hvem som sa ja til å gjøre hva innen når. Hvis noen gikk glipp av møtet, bør referatet være nok til at de kan handle ut fra det.
En mal for møtereferat
Kopier dette inn i notatene dine eller i teamchatten ved starten av møtet, og fyll ut underveis.
| Seksjon | Hva du skal skrive |
|---|---|
| Møte | Navn, dato og hvem som var der |
| Formål | Én linje: hvorfor møtet ble holdt |
| Beslutninger | Hver beslutning i én setning, slik den ble vedtatt |
| Oppgaver | Hva, hvem og innen når, én per linje |
| Åpne spørsmål | Hva som ikke ble avklart, og hvem som følger opp |
| Neste møte | Når, og eventuelle forberedelser |
Dette må med
- Beslutninger, ord for ord. Skriv ned beslutningen slik gruppen ble enig om den, så ingen husker en annen versjon senere.
- Oppgaver med navn og dato. «Se på priser» blir glemt. «Sam: tre prisalternativer innen fredag» blir gjort.
- Åpne spørsmål. Hva som ble tatt opp og ikke avklart, så det ikke forsvinner mellom møtene.
- Hvem som var der. Én linje. Den forteller leserne hvem de kan spørre om det som ble sagt.
Dette kan du utelate
- Hvem som sa hva. Med mindre det er et formelt møte som krever det, vil det å tilskrive hver kommentar gjøre skrivingen og lesingen tregere.
- Hele diskusjonen. Én linje med kontekst for en beslutning er nok. Referatet er resultatet, ikke debatten.
- Meninger om møtet. Hold referatet nøytralt. Tilbakemeldinger om hvordan møtet gikk, hører hjemme i en retro.
Et eksempel
Ukentlig produktmøte, 14. oktober. Ana, Sam, Priya, Tom. Formål: bestemme lanseringsdato og prisside.
Beslutninger: lanseringen flyttes til torsdag 23. oktober. Prissiden viser kun månedlige priser. Oppgaver: Sam, endelig tekst til prissiden innen mandag. Priya, utkast til lanseringse-post innen tirsdag. Tom, sjekk registreringsflyten på mobil innen onsdag. Åpent spørsmål: om vi skal tilby en årsplan senere; Ana tar med tall neste uke. Neste møte: 21. oktober.
Å skrive referat i et eksternt møte
- Del notatene på skjermen. Når alle ser at referatet skrives, blir feil rettet opp der og da, og ingen krangler om dem senere.
- Les opp oppgavene til slutt. Bruk de siste to minuttene på å lese opp hver oppgave, hvem som har ansvaret og fristen. Det er de mest nyttige to minuttene i møtet.
- La referentrollen gå på omgang. Den som skriver, kan ikke lede diskusjonen. Bytt på det, og ikke spør den nyeste eller mest sjenerte personen hver gang.
- Del dem der teamet jobber. I teamchatten, i løpet av en time, så de som ikke var der ser dem samme dag.
Etter møtet
- 1.
Send referatet
Samme dag, i teamchatten eller kanalen for det aktuelle prosjektet.
- 2.
Sjekk oppgavene
Start neste møte med å gå gjennom oppgavene fra sist: fullført, i gang eller stoppet opp.
- 3.
Hold dem på ett sted
Ett enkelt dokument eller én kanal per møte, med det nyeste først, slik at beslutninger er enkle å finne senere.