Palaverimuistiopohja, jota ihmiset oikeasti lukevat.
Palaverimuistio on lyhyt kirjallinen dokumentti siitä, mitä palaverissa päätettiin ja kuka tekee mitäkin seuraavaksi. Hyvä muistio on luettu minuutissa ja säästää seuraavan palaverin saman asian kertaamiselta. Tässä on kopioitava pohja, ohjeet siitä, mitä siihen kuuluu, esimerkki sekä vinkit muistion tekemiseen etäpalaverissa.
Kirjoittanut Jitto Joseph2 min lukuaika
Mitä varten muistio on
Muistio ei ole sanatarkka pöytäkirja. Kukaan ei lue sanatarkkaa selostusta, ja sellaisen kirjoittaminen sulkee muistiinpanojen tekijän keskustelun ulkopuolelle.
Kirjoita ylös asiat, joilla on merkitystä ensi viikolla: mitä päätettiin, mikä jäi avoimeksi ja kuka lupasi tehdä mitä ja mihin mennessä. Jos joku ei päässyt palaveriin, muistion pitäisi riittää siihen, että hän voi toimia sen pohjalta.
Palaverimuistiopohja
Kopioi tämä muistiinpanoihisi tai tiimichattiin palaverin alussa ja täytä sitä matkan varrella.
| Osio | Mitä kirjoittaa |
|---|---|
| Palaveri | Nimi, päivämäärä ja osallistujat |
| Tarkoitus | Yksi rivi: miksi palaveri pidettiin |
| Päätökset | Jokainen päätös yhdellä lauseella, kuten siitä sovittiin |
| Tehtävät | Mitä, kuka ja mihin mennessä, yksi per rivi |
| Avoimet kysymykset | Mikä jäi päättämättä ja kuka selvittää asiaa eteenpäin |
| Seuraava palaveri | Milloin, ja valmisteltavat asiat |
Mitä muistioon kirjataan
- Päätökset sanasta sanaan. Kirjoita päätös siten kuin ryhmä siitä sopi, jotta kukaan ei muista myöhemmin toista versiota.
- Tehtävät, joilla on vastuuhenkilö ja päivämäärä. ”Selvitä hinnoittelua” unohtuu. ”Sam: kolme hinnoitteluvaihtoehtoa perjantaihin mennessä” tulee tehdyksi.
- Avoimet kysymykset. Asiat, jotka otettiin esiin mutta joita ei ratkaistu, jotta ne eivät katoa palaverien välillä.
- Ketkä olivat paikalla. Yksi rivi. Se kertoo lukijoille, keneltä kysyä siitä, mitä sanottiin.
Mitä jättää pois
- Kuka sanoi mitä. Ellei kyseessä ole virallinen kokous, joka vaatii sitä, jokaisen kommentin nimeäminen hidastaa kirjoittamista ja lukemista.
- Koko keskustelu. Yksi rivi taustoitusta päätökselle riittää. Muistio on lopputulos, ei väittely.
- Mielipiteet palaverista. Pidä muistio neutraalina. Palaute palaverin sujumisesta kuuluu retroon.
Esimerkki
Viikoittainen tuotepalaveri, 14. lokakuuta. Ana, Sam, Priya, Tom. Tarkoitus: päättää julkaisupäivä ja hinnoittelusivu.
Päätökset: julkaisu siirtyy torstaille 23. lokakuuta. Hinnoittelusivulla näytetään vain kuukausihinnat. Tehtävät: Sam, lopullinen hinnoitteluteksti maanantaihin mennessä. Priya, luonnos julkaisusähköpostista tiistaihin mennessä. Tom, tarkista rekisteröitymispolku mobiilissa keskiviikkoon mennessä. Avoin kysymys: tarjotaanko vuositilausta myöhemmin; Ana tuo luvut ensi viikolla. Seuraava palaveri: 21. lokakuuta.
Muistion kirjoittaminen etäpalaverissa
- Jaa muistiinpanot näytölle. Kun kaikki näkevät muistion kirjoittamisen, virheet korjataan heti eikä kukaan väittele niistä myöhemmin.
- Lue tehtävät lopuksi läpi. Käytä viimeiset kaksi minuuttia jokaisen tehtävän, vastuuhenkilön ja päivämäärän lukemiseen. Se on palaverin hyödyllisin kaksiminuuttinen.
- Kierrätä muistion kirjoittajaa. Kirjoittaja ei voi johtaa keskustelua. Vuorotelkaa, älkääkä aina pyytäkö uusinta tai hiljaisinta henkilöä.
- Julkaise ne siellä, missä tiimi työskentelee. Tiimichatissa tunnin sisällä, jotta nekin, jotka eivät olleet paikalla, näkevät ne samana päivänä.
Palaverin jälkeen
- 1.
Lähetä muistio
Samana päivänä tiimichatissa tai kyseisen projektin kanavalla.
- 2.
Tarkista tehtävät
Aloita seuraava palaveri käymällä läpi edellisen kerran tehtävät: valmis, kesken vai jumissa.
- 3.
Pidä ne yhdessä paikassa
Yksi asiakirja tai kanava palaveria kohden, uusin ensin, jotta päätökset löytyvät myöhemmin.