Um modelo de ata de reunião que as pessoas realmente leiam.
As atas de reunião são o breve registro escrito do que foi decidido em uma reunião e quem fará o que a seguir. Boas atas são lidas em um minuto e evitam que a próxima reunião repita esta. Aqui está um modelo que você pode copiar, o que deve constar nele, um exemplo e como fazer atas quando a reunião for remota.
Por Jitto Joseph4 min de leitura
Para que servem as atas
As atas não são uma transcrição. Ninguém lê um registro palavra por palavra, e escrever um afasta quem está anotando da conversa.
Anote o que será importante na próxima semana: o que foi decidido, o que ficou em aberto e quem concordou em fazer o que e até quando. Se alguém perdeu a reunião, a ata deve ser suficiente para que essa pessoa possa agir.
Um modelo de ata de reunião
Copie isso em suas notas ou no chat da equipe no início da reunião e preencha ao longo do caminho.
| Seção | O que escrever |
|---|---|
| Reunião | Nome, data e quem estava presente |
| Objetivo | Uma linha: por que a reunião aconteceu |
| Decisões | Cada decisão em uma frase, conforme o que foi acordado |
| Ações | O que, quem e até quando, uma por linha |
| Perguntas em aberto | O que não foi resolvido e quem vai acompanhar |
| Próxima reunião | Quando será e o que precisa ser preparado |
O que incluir
- Decisões, palavra por palavra. Escreva a decisão da forma como o grupo a acordou, para que ninguém se lembre de uma versão diferente mais tarde.
- Ações com um nome e uma data. “Analisar preços” acaba esquecido. “Sam: três opções de preços até sexta-feira” é feito.
- Perguntas em aberto. O que foi levantado e não resolvido, para que não desapareça entre as reuniões.
- Quem estava presente. Uma linha. Ela diz aos leitores a quem perguntar sobre o que foi dito.
O que deixar de fora
- Quem disse o quê. A menos que seja uma reunião formal que exija isso, atribuir cada comentário torna a escrita e a leitura mais lentas.
- A discussão inteira. Uma linha de contexto para uma decisão é suficiente. A ata é o resultado, não o debate.
- Opiniões sobre a reunião. Mantenha a ata neutra. O feedback sobre como foi a reunião deve ficar para a retro.
Um exemplo
Reunião semanal de produto, 14 de outubro. Ana, Sam, Priya, Tom. Objetivo: decidir a data de lançamento e a página de preços.
Decisões: o lançamento muda para quinta-feira, 23 de outubro. A página de preços mostra apenas os preços mensais. Ações: Sam, texto final de preços até segunda-feira. Priya, rascunho do e-mail de lançamento até terça-feira. Tom, testar o fluxo de cadastro no celular até quarta-feira. Pergunta em aberto: se ofereceremos um plano anual mais tarde; Ana trará os números na próxima semana. Próxima reunião: 21 de outubro.
Como fazer a ata em uma reunião remota
- Compartilhe as notas na tela. Quando todos veem a ata sendo escrita, os erros são corrigidos na hora e ninguém discute sobre eles mais tarde.
- Leia as ações de volta. Dedique os últimos dois minutos para ler cada ação, responsável e data. São os dois minutos mais úteis da reunião.
- Alterne quem faz as anotações. Quem escreve não pode liderar a discussão. Revezem-se e evitem pedir sempre para a pessoa mais nova ou mais silenciosa.
- Publique onde a equipe trabalha. No chat da equipe, em até uma hora, para que quem não esteve presente veja no mesmo dia.
Depois da reunião
- 1.
Envie a ata
No mesmo dia, no chat da equipe ou no canal daquele projeto.
- 2.
Verifique as ações
Comece a próxima reunião passando pelas ações da última vez: concluídas, em andamento ou travadas.
- 3.
Mantenha tudo em um só lugar
Um único documento ou canal por reunião, com as mais recentes primeiro, para que as decisões possam ser encontradas mais tarde.