本当に読まれる議事録テンプレート。
議事録とは、ミーティングで決定したことや次のアクション（誰が・何を・いつまでに）を簡潔に記録したものです。優れた議事録は1分で読め、次のミーティングで同じ議論を繰り返すのを防ぎます。コピーして使えるテンプレート、記載すべき内容、具体例、リモートミーティングでの議事録の取り方を紹介します。
著者：Jitto Joseph4分で読めます
議事録の目的
議事録は発言録ではありません。一言一句を記録した文章は誰も読みませんし、記録に追われるとメモ担当者が議論に参加できなくなってしまいます。
翌週に重要となること、つまり決定事項、保留になった課題、そして「誰が・何を・いつまでに」やるかを書き留めましょう。ミーティングを欠席した人でも、その議事録を読めば次に行動を起こせる内容にすることが大切です。
議事録テンプレート
ミーティングの開始時に、このテンプレートをメモやチームのチャットにコピーし、議論を進めながら記入していきましょう。
| セクション | 書くべきこと |
|---|---|
| ミーティング | 名前、日時、参加者 |
| 目的 | なぜミーティングを行ったのかを1行で |
| 決定事項 | 合意された決定事項を、それぞれ1文で |
| アクション | 「何を」「誰が」「いつまでに」を1行に1つずつ |
| 未決事項 | 決まらなかったことと、誰が確認するか |
| 次回のミーティング | 日時と、準備するもの |
記載すべきこと
- 決定事項をそのまま. 後から人によって解釈が違ってしまわないよう、合意された通りの表現で決定事項を書きましょう。
- 担当者と期限付きのアクション. 「価格について調べる」は忘れられがちです。「サム：金曜日までに価格案を3つ出す」なら実行されます。
- 未決事項. 提起されたものの決まらなかったこと。ミーティングの間に立ち消えてしまうのを防ぎます。
- 参加者. 1行で。発言内容について誰に確認すればいいかがわかります。
省くべきこと
- 誰が何を言ったか. 記録が必要な正式な会議でない限り、すべての発言者を記録すると、書くのも読むのも時間がかかってしまいます。
- 議論のすべて. 決定に至る背景は1行あれば十分です。議事録は議論の過程ではなく、結果を記録するものです。
- ミーティングに対する意見. 議事録は中立に保ちましょう。ミーティングの進め方へのフィードバックは、振り返りで行うべきです。
具体例
週次プロダクトミーティング、10月14日。アナ、サム、プリヤ、トム。目的：ローンチ日と価格ページの決定。
決定事項：ローンチを10月23日（木）に延期。価格ページには月額料金のみを表示。アクション：サム、月曜日までに価格の最終コピーを作成。プリヤ、火曜日までにローンチメールのドラフトを作成。トム、水曜日までにモバイルの登録フローを確認。未決事項：将来的に年額プランを提供するかどうか（アナが来週数字を共有）。次回のミーティング：10月21日。
リモートミーティングでの議事録作成
- 画面でメモを共有する. 議事録が書かれていく様子を全員が見ていれば、その場で間違いを修正でき、後から揉めることもありません。
- アクションを読み上げる. 最後の2分間で、各アクション、担当者、期限を読み上げましょう。ミーティングの中で最も有意義な2分間になります。
- 議事録の担当を交代制にする. メモを書いている人は議論をリードできません。交代で担当し、いつも一番新しいメンバーや物静かな人にばかり頼まないようにしましょう。
- チームが活動する場所に投稿する. 1時間以内にチームチャットに投稿すれば、参加できなかったメンバーもその日のうちに確認できます。
ミーティングのあと
- 1.
議事録を送る
その日のうちに、チームチャットや該当プロジェクトのチャンネルに送りましょう。
- 2.
アクションを確認する
次回のミーティングは、前回の「完了」「進行中」「保留」のアクションを確認することから始めましょう。
- 3.
1つの場所に保管する
ミーティングごとに1つのドキュメントやチャンネルにまとめ、最新のものを一番上に配置することで、後から決定事項を探しやすくなります。