チームミーティングのアジェンダ：30分の価値がある進め方。
週に1度のチームミーティングは、全員が同じ場所に集まる唯一の時間です。だからこそ、テキストでの報告ではできないこと、つまり「意思決定」「障害の解消」「チームの一体感の醸成」を行うべきです。ここでは、コピペして使える30分のアジェンダテンプレート、入れるべき内容、省くべき内容、そしてリモートチームでの進め方を紹介します。
著者：Jitto Joseph7分で読めます
チームミーティングの目的
進捗報告はチームミーティングで最もよくある議題ですが、最も役に立たないものでもあります。全員がやったことを読み上げるのは時間がかかりますし、そのほとんどはテキストメッセージで済むはずです。
ミーティングは、全員が集まる必要があることのために使いましょう。複数人に影響する意思決定、誰かが行き詰まっている問題、今週の優先事項、そしてチームのための数分間。それ以外はすべて、ミーティングの前後で書き出しておけば十分です。
週次チームミーティングのアジェンダテンプレート
カレンダーの招待やチームのノートにコピーして使ってください。時間は5〜10人のチームを想定しています。これより大きなチームでは、報告ではなく意思決定により多くの時間が必要になります。
| パート | 時間 | 内容 |
|---|---|---|
| チェックイン | 3分 | 全員が1文で答える質問 |
| 今週の成果 | 3分 | 先週からリリースしたこと、解決したこと、学んだこと |
| 数値 | 4分 | チームが追っている2〜3の数字と、その推移 |
| 優先事項 | 6分 | 今週いちばん重要なことと、その担当者 |
| 障害と意思決定 | 10分 | 事前にメンバーが追加した議題を、上から順番に |
| まとめ | 4分 | 決まったこと、担当者、期限の確認 |
入れる価値のあるアジェンダ
- ミーティング前の共有リスト. 週のあいだに誰でも議題を追加できるようにし、名前と求めていること（意思決定、アドバイス、または単なる共有）を書いておきます。ミーティングでは、このリストを順番に進めます。
- 質問の形で書かれた意思決定事項. 「リリースを木曜日に延期するか？」なら意思決定できます。「リリースについて」だと10分間議論しただけで、結論が出ずに終わってしまいます。
- 各領域から数字を1つずつ. 登録数、未解決のバグ数、初回返信までの時間など、チームが実際に指標にしている数字です。数字が動いたかどうかだけを伝え、その背景にあるストーリーは本当に必要なときのために取っておきましょう。
- 不在の予定. 休暇、半休、これからのリリース予定。不在のメンバーを待って仕事が止まるのを防ぎます。
- 感謝. 誰が誰を助けたかを挙げる1分間。コストはかかりませんが、メンバーの記憶にいちばん残るパートになることがよくあります。
省くべき内容
- 順番に行う進捗報告. 前日までにテキストで報告してもらいましょう。そうすれば、ミーティングの時間は質問が出た2つの報告だけに使うことができます。
- 長時間の議論. 1つの議題に10分以上かかる場合は、関係者だけで別の小さなミーティングを設けるべきです。
- お知らせ. 後から読んでリアクションできるように、チームチャットに投稿しておきましょう。
- 2人だけにしか関係のないこと. ミーティングの後に話してもらうか、近くに座っているならその場ですぐに話してもらいましょう。
マンネリを防ぐアイデア
- 進行役を交代制にする. 毎週違う人がタイムキーパーとリストの管理をします。これにより、いいミーティングを運営する習慣がチーム全体に広がります。
- 5分間のデモ. 月に1回、誰かが作ったものや見つけたものを、スライドなしで実演します。
- より良いチェックインの質問. 「週末はどうだった？」では、毎週同じような答えになってしまいます。チームの新しい一面がわかる質問を使いましょう。
- たまにはゲームを. 月に1回、冒頭に5分間のゲームをするだけで、ミーティングの時間を奪うことなく雰囲気を変えることができます。
- ときにはスキップする. 議題リストが空なら、キャンセルしましょう。30分時間が浮くのを嫌がる人はいませんし、次のミーティングへの集中力も高まります。
リモートチームでの進め方
ビデオ通話の場合、ミーティングは誰かがリンクを探すところから始まり、終わると全員が消えてしまいます。バーチャルオフィスなら、チーム全員が同時に同じ会議室に入ることができ、終わった後も話し続けたい人は隣同士のデスクに残ることができます。
カメラのオン・オフは自由にし、アジェンダを画面共有して全員が同じ項目を見られるようにします。また、会議室を出る前にメモをチームチャットに投稿しておきましょう。チームに時差がある場合は、特定のメンバーばかりが夜遅くにならないよう、開催時間を交代させましょう。
ミーティングの後に
- 1.
メモを投稿する
決定事項、担当者、期限を、1時間以内にチームチャットで共有します。
- 2.
残った議題を移動する
時間内に扱えなかった議題は、翌週のリストの先頭に移動するか、別のミーティングに回します。
- 3.
欠席したメンバーに伝える
その人に影響する内容を1行ずつ伝え、決まったことを後から偶然知るようなことがないようにします。
- 4.
時間をチェックする
ミーティングが2週連続で時間を超過した場合は、時間を増やすのではなく、テンプレートから項目を削りましょう。
その他のチームミーティングのアジェンダ
- キックオフミーティング. プロジェクトの目的（5分）、完了の定義（10分）、役割分担（10分）、最初のマイルストーンと日程（10分）、リスクと未解決の疑問（10分）、そしてチームの連絡方法（5分）。プロジェクトごとに1回、全体で1時間です。
- 全体会議. 成果と感謝（10分）、重要な数値（10分）、変更点とその理由（15分）、1つのチームによる成果発表（10分）、そして全員からの質問（15分）。月次または四半期ごとに1時間。質問は事前に回収しておくことで、控えめなメンバーも発言しやすくなります。
- デイリースタンドアップ. 10〜15分：各自が今日取り組むことと、その障害になっていること。こちらのデイリースタンドアップのテンプレートには、質問事項と、時差のあるチーム向けのテキスト共有用フォーマットが用意されています。
- 振り返り. うまくいったこと、いかなかったこと、そして改善すべきことを、2〜4週間ごとに話し合います。マンネリ化を防ぐフォーマットについては、振り返りのアイデアをご覧ください。
- 1on1. マネージャーとメンバーが1対1で行う30分間のミーティング。マネージャーではなく、メンバー側の話したいアジェンダを優先します。こちらの1on1のテンプレートと質問集を活用してください。