Una agenda de reunión de equipo que merece la pena esa media hora.

Para qué sirve una reunión de equipo

Las actualizaciones de estado son el punto más común en la agenda de una reunión de equipo y el menos útil. Que cada uno lea lo que ha hecho es lento, y la mayor parte podría haber sido un mensaje.

Reserva la reunión para lo que requiere que la gente esté junta: decisiones que afectan a varias personas, problemas en los que alguien se ha atascado, prioridades de la semana y unos minutos dedicados solo al equipo. Todo lo demás se puede escribir antes o después.

Una plantilla de agenda para la reunión de equipo semanal

Copia esto en tu invitación de calendario o en las notas de tu equipo. Los tiempos son para un equipo de 5 a 10 personas; un equipo más grande necesita más tiempo para tomar decisiones, no más actualizaciones.

Puntos de la agenda que vale la pena tener

• Una lista compartida antes de la reunión. Cualquiera puede añadir un tema durante la semana, con su nombre y lo que necesita: una decisión, consejo o simplemente compartir. En la reunión se va repasando la lista por orden.
• Decisiones escritas como preguntas. «¿Pasamos el lanzamiento al jueves?» se decide. «Lanzamiento» se debate durante diez minutos y termina sin respuesta.
• Un número por área. Registros, errores abiertos, horas hasta la primera respuesta: lo que sea que guíe realmente al equipo. Di si se ha movido; guárdate la historia que hay detrás para cuando importe.
• Quién no está. Vacaciones, medias jornadas y lanzamientos que vienen, para que nadie espere a alguien que no está.
• Agradecimientos. Un minuto para mencionar quién ha ayudado a quién. No cuesta nada y suele ser la parte que la gente recuerda.

Qué quitar

• Ronda de actualizaciones. Pídelas por escrito el día anterior. Así, la reunión puede dedicarse a las dos actualizaciones que hayan generado alguna pregunta.
• Debates largos. Si un tema lleva más de diez minutos, necesita su propia reunión más pequeña con las personas afectadas.
• Anuncios. Publícalos en el chat de equipo, donde la gente pueda leerlos más tarde y reaccionar.
• Cosas que solo importan a dos personas. Deja que hablen después de la reunión, o de inmediato si están sentados cerca.

Ideas para mantenerla dinámica

• Rota quién la dirige. Una persona diferente cada semana controla el tiempo y la lista. Así se contagia el hábito de llevar bien una reunión.
• Una demostración de cinco minutos. Una vez al mes, alguien enseña lo que ha creado o descubierto, en directo y sin diapositivas.
• Una pregunta mejor para empezar. «¿Qué tal el fin de semana?» recibe las mismas respuestas todas las semanas. Usa una pregunta que le descubra algo nuevo al equipo.
• Un juego de vez en cuando. Un juego de cinco minutos al principio, una vez al mes, basta para cambiar el ambiente sin apoderarse de la reunión.
• Sáltate una semana. Si la lista está vacía, cancélala. A nadie le importa recuperar media hora, y la siguiente reunión recibirá más atención.

Llevarla a cabo con un equipo remoto

En una llamada, la reunión empieza con un enlace que alguien tiene que buscar y termina con todo el mundo desapareciendo. En una oficina virtual, el equipo entra en la misma sala de reuniones a la vez, y quienes necesiten seguir hablando después pueden quedarse en sus mesas una al lado de la otra.

Haz que las cámaras sean opcionales, comparte la agenda en pantalla para que todos miren el mismo punto y pon las notas en el chat de equipo antes de que se vacíe la sala. Si el equipo abarca varias zonas horarias, rota el horario para que no siempre les toque por la noche a las mismas personas.

Después de la reunión

1. 1.

   Publica las notas

   Decisiones, responsables y plazos, en el chat del equipo, en menos de una hora.

2. 2.

   Mueve los temas pendientes

   Lo que no se haya tratado pasa al principio de la lista de la próxima semana, o a su propia reunión.

3. 3.

   Informa a quienes se la perdieron

   Una línea para cada uno sobre lo que les afecta, para que nadie se entere de una decisión por casualidad.

4. 4.

   Controla el tiempo

   Si la reunión se ha alargado dos semanas seguidas, quita un punto de la plantilla en lugar de añadir tiempo.

Agendas para otras reuniones de equipo

• Reunión de lanzamiento. Por qué existe el proyecto (5 minutos), cómo es el resultado final (10), quién se encarga de qué (10), los primeros hitos y fechas (10), riesgos y preguntas abiertas (10) y cómo se mantendrá en contacto el equipo (5). Una hora en total, una vez por proyecto.
• Reunión general. Logros y agradecimientos (10 minutos), las cifras que importan (10), qué ha cambiado y por qué (15), un equipo mostrando su trabajo (10) y preguntas de cualquiera (15). Una hora, mensual o trimestral, con preguntas recopiladas de antemano para que las personas más reservadas puedan hacer las suyas.
• Reunión diaria. De diez a quince minutos: en qué está trabajando cada persona hoy y cualquier cosa que la esté bloqueando. Nuestra plantilla de reunión diaria tiene las preguntas y una versión escrita para equipos en distintas zonas horarias.
• Retrospectiva. Qué ha ido bien, qué no y qué cambiar, cada dos o cuatro semanas. Consulta ideas para retrospectivas para ver formatos que lo mantengan dinámico.
• Reunión individual. Treinta minutos entre un responsable y una persona, guiados por la lista de esta última en lugar de la del responsable. Utiliza nuestra plantilla y preguntas para reuniones individuales.