Un ordine del giorno per la riunione di team che vale la mezz'ora.

A cosa serve una riunione di team

Gli aggiornamenti sullo stato dei lavori sono il punto più comune all'ordine del giorno di una riunione di team, e il meno utile. Sentire ognuno che legge cosa ha fatto è lento, e la maggior parte delle cose si sarebbe potuta risolvere con un messaggio.

Riserva la riunione a ciò che richiede la presenza di tutti: decisioni che riguardano più persone, problemi su cui qualcuno è bloccato, priorità della settimana e qualche minuto dedicato solo al team. Tutto il resto può essere scritto prima o dopo.

Un modello di ordine del giorno per la riunione di team settimanale

Copialo nell'invito del calendario o nelle note del team. I tempi sono pensati per un team da 5 a 10 persone; un team più grande ha bisogno di più tempo per le decisioni, non di altri aggiornamenti.

Punti all'ordine del giorno che vale la pena avere

• Una lista condivisa prima della riunione. Chiunque può aggiungere un argomento durante la settimana, indicando il proprio nome e ciò di cui ha bisogno: una decisione, un consiglio o semplicemente una condivisione. Durante la riunione si scorre la lista in ordine.
• Decisioni scritte sotto forma di domande. «Spostiamo il lancio a giovedì?» porta a una decisione. «Lancio» viene discusso per dieci minuti e si conclude senza una risposta.
• Un numero per area. Iscrizioni, bug aperti, ore per la prima risposta: qualsiasi dato su cui il team si orienta davvero. Indica se si è mosso; conserva la storia che c'è dietro per quando sarà importante.
• Chi è assente. Ferie, mezze giornate e lanci in arrivo, così nessuno aspetta chi non c'è.
• Ringraziamenti. Un minuto per nominare chi ha aiutato chi. Non costa nulla ed è spesso la parte che le persone ricordano di più.

Cosa togliere

• Giro di tavolo degli aggiornamenti. Chiedili per iscritto il giorno prima. La riunione potrà così concentrarsi sui due aggiornamenti che hanno sollevato dubbi.
• Discussioni lunghe. Se un argomento richiede più di dieci minuti, ha bisogno di una riunione separata più piccola con le persone interessate.
• Annunci. Pubblicali nella chat di team, dove le persone possono leggerli più tardi e reagire.
• Cose che interessano solo a due persone. Lascia che ne parlino dopo la riunione, o subito se sono seduti vicini.

Idee per mantenerla interessante

• Gestione a rotazione. Una persona diversa ogni settimana tiene il tempo e segue la lista. Diffonde l'abitudine di condurre una buona riunione.
• Una demo di cinque minuti. Una volta al mese, qualcuno mostra dal vivo cosa ha creato o scoperto, senza diapositive.
• Una domanda migliore per iniziare. «Com'è andato il fine settimana?» ottiene le stesse risposte ogni settimana. Usa una domanda che dica al team qualcosa di nuovo.
• Un gioco ogni tanto. Un gioco di cinque minuti all'inizio, una volta al mese, basta a cambiare l'atmosfera senza monopolizzare la riunione.
• Salta una settimana. Se la lista è vuota, annulla la riunione. A nessuno dispiace recuperare mezz'ora di tempo, e la volta successiva ci sarà più attenzione.

Gestirla con un team da remoto

In una chiamata, la riunione inizia con un link che qualcuno deve trovare e finisce con tutti che svaniscono. In un ufficio virtuale, il team entra nella stessa sala riunioni alla stessa ora, e chi ha bisogno di continuare a parlare dopo può rimanere alla propria scrivania, uno accanto all'altro.

Mantieni le videocamere facoltative, condividi l'ordine del giorno sullo schermo in modo che tutti guardino lo stesso punto e scrivi le note nella chat di team prima che la stanza si svuoti. Se il team copre diversi fusi orari, ruota l'orario in modo che non siano sempre le stesse persone a collegarsi di notte.

Dopo la riunione

1. 1.

   Pubblica le note

   Decisioni, responsabili e scadenze, nella chat del team, entro un'ora.

2. 2.

   Sposta i punti in sospeso

   Tutto ciò che non è stato affrontato va in cima alla lista della settimana successiva, o in una riunione dedicata.

3. 3.

   Informa chi era assente

   Una riga a testa su ciò che li riguarda, così nessuno viene a sapere di una decisione per caso.

4. 4.

   Controlla il tempo

   Se la riunione si è prolungata per due settimane di fila, taglia un punto dal modello invece di aggiungere tempo.

Ordini del giorno per altre riunioni di team

• Riunione di kickoff. Perché il progetto esiste (5 minuti), come si presenta il lavoro completato (10), chi si occupa di cosa (10), i primi traguardi intermedi e le date (10), rischi e domande aperte (10) e come il team rimarrà in contatto (5). Un'ora in tutto, una volta per progetto.
• Riunione all-hands. Traguardi e ringraziamenti (10 minuti), i dati che contano (10), cosa è cambiato e perché (15), un team che mostra il proprio lavoro (10) e domande da parte di chiunque (15). Un'ora, a cadenza mensile o trimestrale, con domande raccolte in anticipo in modo che anche le persone più riservate possano fare le proprie.
• Daily standup. Da dieci a quindici minuti: su cosa sta lavorando ogni persona oggi e gli eventuali ostacoli. Il nostro modello di daily standup contiene le domande e una versione scritta per i team in fusi orari diversi.
• Retrospettiva. Cosa è andato bene, cosa no e cosa cambiare, ogni due o quattro settimane. Vedi le idee per la retrospettiva per formati sempre nuovi.
• Incontro individuale. Trenta minuti tra un manager e una persona, guidati dall'elenco di quest'ultima anziché da quello del manager. Usa il nostro modello e domande per l'incontro individuale.