Agenda spotkania zespołu, która jest warta tych trzydziestu minut.

Po co jest spotkanie zespołu

Raporty ze statusu to najczęstszy punkt agendy spotkań zespołu i zarazem najmniej przydatny. Odczytywanie przez każdego, co zrobił, ciągnie się powoli, a większość z tego mogłaby być po prostu wiadomością.

Zostaw spotkanie na to, co wymaga obecności ludzi: decyzje wpływające na kilka osób, problemy, na których ktoś utknął, priorytety na ten tydzień i kilka minut tylko dla zespołu. Całą resztę można spisać przed spotkaniem lub po nim.

Szablon agendy cotygodniowego spotkania zespołu

Skopiuj to do zaproszenia w kalendarzu lub notatek zespołu. Podany czas jest przewidziany dla zespołu liczącego od 5 do 10 osób; większy zespół potrzebuje więcej czasu na decyzje, a nie na więcej raportów.

Punkty agendy, które warto mieć

• Wspólna lista przed spotkaniem. Każdy może dodać punkt w ciągu tygodnia, wpisując swoje imię i to, czego potrzebuje: decyzji, rady czy po prostu podzielenia się informacją. Na spotkaniu przechodzi się przez tę listę po kolei.
• Decyzje zapisane jako pytania. Pytanie „Czy przesuwamy wdrożenie na czwartek?” kończy się decyzją. Punkt „Wdrożenie” jest dyskutowany przez dziesięć minut i kończy się brakiem odpowiedzi.
• Jedna liczba na obszar. Rejestracje, otwarte błędy, czas do pierwszej odpowiedzi: cokolwiek, czym zespół rzeczywiście się kieruje. Powiedzcie, czy liczba się zmieniła; historię, która za tym stoi, zostawcie na moment, kiedy będzie to ważne.
• Kto jest nieobecny. Nadchodzące urlopy, wyjścia i wdrożenia, żeby nikt nie czekał na kogoś, kogo nie ma.
• Podziękowania. Minuta na wymienienie, kto komu pomógł. Nic nie kosztuje, a często to właśnie ten moment zapada ludziom w pamięć.

Co usunąć

• Rundka przy stole. Poproś o nie na piśmie dzień wcześniej. Dzięki temu na spotkaniu możecie poświęcić czas na te dwa statusy, które wywołały pytania.
• Długie debaty. Jeśli jakiś punkt zajmuje więcej niż dziesięć minut, wymaga osobnego, mniejszego spotkania z osobami, których dotyczy.
• Ogłoszenia. Wrzuć je na czat zespołu, gdzie każdy będzie mógł je przeczytać później i zareagować.
• Sprawy, które obchodzą tylko dwie osoby. Niech porozmawiają po spotkaniu albo od razu, jeśli siedzą blisko siebie.

Pomysły na odświeżenie formuły

• Zmieniajcie osobę prowadzącą. Co tydzień inna osoba pilnuje czasu i listy. To upowszechnia nawyk prowadzenia dobrych spotkań.
• Pięciominutowe demo. Raz w miesiącu ktoś pokazuje na żywo, bez slajdów, co zbudował lub odkrył.
• Lepsze pytanie na początek. Pytanie „Jak minął weekend?” co tydzień przynosi te same odpowiedzi. Użyj pytania, które powie zespołowi coś nowego.
• Gra od czasu do czasu. Pięciominutowa gra na początku, raz w miesiącu, wystarczy, by zmienić atmosferę, nie dominując całego spotkania.
• Opuśćcie tydzień. Jeśli lista jest pusta, odwołaj spotkanie. Nikt nie pogniewa się za odzyskanie pół godziny, a kolejne spotkanie zyska więcej uwagi.

Prowadzenie spotkania w zespole zdalnym

Podczas zwykłego połączenia spotkanie zaczyna się od linku, który ktoś musi znaleźć, a kończy tym, że wszyscy nagle znikają. W wirtualnym biurze zespół wchodzi do tej samej sali spotkań w tym samym czasie, a osoby, które po wszystkim muszą jeszcze porozmawiać, mogą zostać przy swoich biurkach obok siebie.

Kamery zostaw jako opcjonalne, udostępnij agendę na ekranie, aby wszyscy patrzyli na ten sam punkt, i wrzuć notatki na czat zespołu, zanim sala opustoszeje. Jeśli zespół działa w różnych strefach czasowych, zmieniajcie godziny spotkań, żeby te same osoby nie musiały stale łączyć się w nocy.

Po spotkaniu

1. 1.

   Wrzuć notatki

   Decyzje, osoby odpowiedzialne i terminy na czacie zespołu, w ciągu godziny.

2. 2.

   Przenieś otwarte punkty

   Wszystko, do czego nie doszliście, trafia na górę listy w przyszłym tygodniu lub na osobne spotkanie.

3. 3.

   Poinformuj nieobecnych

   Po jednym zdaniu o tym, co ich dotyczy, żeby nikt nie dowiedział się o decyzji przez przypadek.

4. 4.

   Kontroluj czas

   Jeśli spotkanie przedłużyło się dwa razy z rzędu, usuń jakiś punkt z szablonu, zamiast dodawać czas.

Agendy innych spotkań zespołu

• Spotkanie startowe. Dlaczego projekt powstaje (5 minut), jak wygląda gotowy projekt (10), kto za co odpowiada (10), pierwsze kamienie milowe i terminy (10), ryzyka i otwarte pytania (10) oraz jak zespół będzie utrzymywać kontakt (5). W sumie godzina, raz na projekt.
• Spotkanie all-hands. Sukcesy i podziękowania (10 minut), kluczowe liczby (10), co się zmieniło i dlaczego (15), prezentacja pracy jednego z zespołów (10) oraz pytania od każdego (15). Godzina, raz w miesiącu lub raz na kwartał, z pytaniami zbieranymi wcześniej, aby bardziej skryte osoby również mogły je zadać.
• Codzienny standup. Od dziesięciu do piętnastu minut: nad czym dzisiaj pracuje każda osoba i czy ma jakieś przeszkody. Nasz szablon codziennego standupu zawiera pytania oraz wersję pisemną dla zespołów pracujących w różnych strefach czasowych.
• Retrospektywa. Co poszło dobrze, co nie i co należy zmienić – co dwa do czterech tygodni. Zobacz pomysły na retrospektywę, aby poznać formaty, które pozwolą uniknąć rutyny.
• Spotkanie jeden na jeden. Trzydzieści minut między menedżerem a jedną osobą, prowadzone na podstawie listy tematów tej osoby, a nie menedżera. Skorzystaj z naszego szablonu i pytań do spotkań jeden na jeden.