Uma pauta de reunião de equipe que vale a meia hora.
A reunião semanal é o único momento em que todos estão na mesma sala, por isso ela deve fazer o que as atualizações escritas não conseguem: tomar decisões, destravar as pessoas e manter o sentimento de equipe. Aqui está um modelo de pauta de 30 minutos para copiar, o que incluir, o que tirar e como conduzi-la com uma equipe remota.
Por Jitto Joseph6 min de leitura
Para que serve uma reunião de equipe
As atualizações de status são o item mais comum em pautas de reunião de equipe, e também o menos útil. Ouvir cada um ler o que fez é demorado, e a maior parte poderia ter sido apenas uma mensagem.
Reserve a reunião para o que exige as pessoas juntas: decisões que afetam vários membros, problemas em que alguém travou, prioridades da semana e alguns minutos dedicados à equipe. Todo o resto pode ser escrito antes ou depois.
Um modelo de pauta de reunião semanal
Copie isto no convite da sua agenda ou nas notas da equipe. Os tempos são pensados para uma equipe de 5 a 10 pessoas; equipes maiores precisam de mais tempo para decisões, não para mais atualizações.
| Parte | Tempo | O que acontece |
|---|---|---|
| Check-in | 3 min | Uma pergunta que todos respondem em uma frase |
| Vitórias | 3 min | Algo entregue, resolvido ou aprendido desde a semana passada |
| Números | 4 min | Os dois ou três números que a equipe acompanha, e se eles mudaram |
| Prioridades | 6 min | O que mais importa esta semana, e quem é o responsável |
| Bloqueios e decisões | 10 min | Itens que as pessoas adicionaram antes, em ordem |
| Encerramento | 4 min | Leitura rápida das decisões, responsáveis e prazos |
Itens de pauta que valem a pena
- Uma lista compartilhada antes da reunião. Qualquer pessoa pode adicionar um item durante a semana, com seu nome e o que precisa: uma decisão, conselho ou apenas compartilhar. A reunião segue a lista em ordem.
- Decisões escritas como perguntas. “Mudamos o lançamento para quinta-feira?” gera uma decisão. “Lançamento” gera dez minutos de discussão e termina sem resposta.
- Um número por área. Novos cadastros, bugs abertos, horas até a primeira resposta: o que quer que a equipe use para se guiar. Diga se o número mudou; deixe a história por trás dele para quando for necessário.
- Quem está fora. Férias, folgas e lançamentos próximos, para ninguém ficar esperando por quem não está.
- Agradecimentos. Um minuto para citar quem ajudou quem. Não custa nada e costuma ser a parte que as pessoas mais lembram.
O que tirar
- Atualizações em rodada. Peça por escrito no dia anterior. Assim, a reunião pode focar nas duas atualizações que geraram alguma dúvida.
- Longos debates. Se um item demorar mais de dez minutos, ele precisa de uma reunião menor, apenas com as pessoas afetadas.
- Comunicados. Publique-os no chat da equipe, onde as pessoas podem ler e reagir depois.
- Assuntos que interessam a apenas duas pessoas. Deixe que conversem após a reunião, ou imediatamente se estiverem sentados perto um do outro.
Ideias para manter a reunião dinâmica
- Faça um rodízio de quem conduz. Uma pessoa diferente a cada semana controla o tempo e a lista. Isso espalha o hábito de conduzir boas reuniões.
- Uma demonstração de cinco minutos. Uma vez por mês, alguém mostra o que criou ou descobriu, ao vivo e sem slides.
- Uma pergunta de check-in melhor. “Como foi seu fim de semana?” recebe as mesmas respostas toda semana. Use uma pergunta que revele algo novo sobre a equipe.
- Um jogo de vez em quando. Um jogo de cinco minutos no início, uma vez por mês, é suficiente para mudar o clima sem atrapalhar a reunião.
- Pule uma semana. Se a lista estiver vazia, cancele. Ninguém se importa de ganhar meia hora de volta, e a próxima reunião receberá mais atenção.
Como conduzir com uma equipe remota
Numa chamada de vídeo comum, a reunião começa com um link que alguém precisa encontrar e termina com todos sumindo de repente. Em um escritório virtual, a equipe entra na mesma sala de reunião ao mesmo tempo, e quem precisar continuar conversando depois pode continuar em suas mesas, uma ao lado da outra.
Deixe as câmeras opcionais, compartilhe a pauta na tela para que todos olhem para o mesmo item e envie as notas no chat da equipe antes de saírem da sala. Se a equipe estiver em fusos horários diferentes, faça um rodízio de horários para que as mesmas pessoas não precisem se reunir sempre à noite.
Depois da reunião
- 1.
Publique as notas
Decisões, responsáveis e prazos, no chat da equipe, em até uma hora.
- 2.
Mova os itens abertos
Tudo o que não for discutido vai para o topo da lista da próxima semana ou para uma reunião própria.
- 3.
Avise quem não pôde ir
Uma linha para cada pessoa sobre o que a afeta, para ninguém ficar sabendo de uma decisão por acaso.
- 4.
Monitore o tempo
Se a reunião estourou o tempo duas semanas seguidas, corte um item do modelo em vez de aumentar a duração.
Pautas para outras reuniões de equipe
- Reunião de kickoff. Por que o projeto existe (5 minutos), o que significa concluído (10), quem é responsável pelo quê (10), os primeiros marcos e datas (10), riscos e perguntas em aberto (10) e como a equipe manterá contato (5). Uma hora no total, uma vez por projeto.
- Reunião geral. Vitórias e agradecimentos (10 minutos), os números que importam (10), o que mudou e por quê (15), uma equipe apresentando seu trabalho (10) e perguntas de qualquer pessoa (15). Uma hora, mensal ou trimestral, com perguntas coletadas antes para que as pessoas mais quietas também participem.
- Daily standup. De dez a quinze minutos: no que cada pessoa está trabalhando hoje e se há algum bloqueio. Nosso modelo de daily standup traz as perguntas e uma versão por escrito para equipes em diferentes fusos horários.
- Retrospectiva. O que deu certo, o que não deu e o que mudar, a cada duas ou quatro semanas. Veja ideias de retrospectiva para formatos que mantêm a dinâmica interessante.
- Reunião individual. Trinta minutos entre gestor e colaborador, guiados pela lista do colaborador em vez da do gestor. Use nosso modelo e perguntas para reunião individual.