Повестка встречи команды, которая стоит этих получаса.
Еженедельная встреча команды — единственное время, когда все собираются вместе, поэтому она должна делать то, чего не могут письменные отчёты: принимать решения, устранять препятствия и поддерживать командный дух. Вот шаблон 30-минутной повестки, который можно скопировать, а также советы, что в неё включать, что убрать и как проводить встречу на удалёнке.
Автор: Jitto Joseph5 мин чтения
Зачем нужна встреча команды
Отчёты о статусе — самый частый пункт в повестке встреч и самый бесполезный. Когда каждый зачитывает, что он сделал, это тянется долго, хотя большую часть можно было отправить сообщением.
Оставьте встречу для того, что требует совместного присутствия: решений, которые затрагивают нескольких человек, проблем, на которых кто-то застрял, приоритетов на неделю и нескольких минут просто для общения. Всё остальное можно записать до или после.
Шаблон повестки еженедельной встречи
Скопируйте это в приглашение в календаре или в заметки команды. Время рассчитано на команду из 5–10 человек; более крупной команде нужно больше времени на решения, а не на отчёты.
| Часть | Время | Что происходит |
|---|---|---|
| Как дела | 3 мин | Один вопрос, на который каждый отвечает одним предложением |
| Победы | 3 мин | Что-то запущенное, решённое или изученное с прошлой недели |
| Цифры | 4 мин | Два-три показателя, за которыми следит команда, и то, как они изменились |
| Приоритеты | 6 мин | Что важнее всего на этой неделе и кто за это отвечает |
| Препятствия и решения | 10 мин | Вопросы, которые участники добавили заранее, по порядку |
| Итоги | 4 мин | Повторение решений, ответственных и сроков |
Пункты повестки, которые стоит добавить
- Общий список до встречи. Любой может добавить пункт в течение недели, указав своё имя и цель: принять решение, получить совет или просто поделиться. На встрече список проходят по порядку.
- Решения, сформулированные как вопросы. Вопрос «Переносим ли мы запуск на четверг?» приводит к решению. Тема «Запуск» обсуждается десять минут и заканчивается ничем.
- По одной цифре на направление. Регистрации, открытые баги, время до первого ответа — всё, на что команда реально ориентируется. Скажите, изменился ли показатель, а историю за ним оставьте на случай, если это важно.
- Кого не будет. Предстоящие отпуска, отгулы и запуски, чтобы никто не ждал того, кого нет на месте.
- Благодарности. Минута, чтобы назвать тех, кто кому помог. Это ничего не стоит, но часто запоминается лучше всего.
Что стоит убрать
- Отчёты по кругу. Попросите прислать их письменно накануне. Тогда на встрече можно будет уделить время только тем двум отчётам, которые вызвали вопросы.
- Долгие споры. Если обсуждение затягивается дольше чем на десять минут, для него нужна отдельная встреча поменьше — только с теми, кого это касается.
- Объявления. Публикуйте их в чате команды, где люди смогут прочитать их позже и отреагировать.
- Вопросы, которые волнуют только двоих. Пусть они обсудят это после встречи или сразу же, если сидят рядом.
Идеи, как оживить встречу
- Меняйте ведущего. Каждую неделю за временем и списком следит новый человек. Это помогает всем привыкнуть к ведению хороших встреч.
- Пятиминутное демо. Раз в месяц кто-то вживую и без слайдов показывает, что он сделал или нашёл.
- Вопросы для начала поинтереснее. На вопрос «Как прошли выходные?» каждую неделю отвечают одинаково. Используйте вопрос, который откроет команду с новой стороны.
- Игры время от времени. Пятиминутная игра в начале встречи раз в месяц поможет сменить обстановку, не затягивая саму встречу.
- Пропустите неделю. Если список пуст, отмените встречу. Никто не против вернуть себе полчаса, а к следующей встрече будет больше внимания.
Как проводить встречу в удалённой команде
На обычном созвоне встреча начинается с поиска ссылки, а заканчивается тем, что все мгновенно исчезают. В виртуальном офисе команда заходит в одну переговорную в одно время, а те, кому нужно продолжить разговор после, могут остаться за своими столами рядом друг с другом.
Сделайте камеры необязательными, делитесь экраном с повесткой, чтобы все смотрели на один и тот же пункт, и отправляйте заметки в чат команды до того, как все разойдутся. Если команда работает в разных часовых поясах, меняйте время встречи, чтобы одни и те же люди не созванивались постоянно по ночам.
После встречи
- 1.
Опубликуйте заметки
Решения, ответственные и сроки — в чате команды в течение часа.
- 2.
Перенесите открытые вопросы
Всё, до чего не дошли руки, отправляется в начало списка на следующую неделю или на отдельную встречу.
- 3.
Расскажите тем, кого не было
Буквально по строчке о том, что их касается, чтобы никто не узнавал о решениях случайно.
- 4.
Следите за временем
Если встреча затягивается две недели подряд, лучше уберите какой-то пункт из шаблона, чем увеличивать время.
Повестки других встреч команды
- Установочная встреча. Зачем нужен проект (5 минут), как выглядит готовый результат (10), кто за что отвечает (10), первые вехи и даты (10), риски и открытые вопросы (10) и то, как команда будет поддерживать связь (5). Всего час, один раз на проект.
- Общая встреча. Победы и благодарности (10 минут), важные показатели (10), что изменилось и почему (15), демонстрация работы одной из команд (10) и вопросы от участников (15). Один час, раз в месяц или квартал. Вопросы собираются заранее, чтобы высказались даже самые молчаливые.
- Ежедневный стендап. От 10 до 15 минут: над чем сегодня работает каждый участник и есть ли какие-то препятствия. В нашем шаблоне ежедневного стендапа есть вопросы и письменная версия для команд в разных часовых поясах.
- Ретроспектива. Что прошло хорошо, что нет и что нужно изменить — каждые две-четыре недели. Посмотрите идеи для ретроспективы, чтобы разнообразить формат.
- Встреча один на один. Тридцать минут между руководителем и сотрудником, где повестку определяет сотрудник, а не руководитель. Используйте наш шаблон и вопросы для встречи один на один.