En teammötesagenda som är värd sin halvtimme.

Vad ett teammöte är till för

Lägesrapporter är den vanligaste punkten på ett teammötes agenda, och den minst användbara. Att alla läser upp vad de har gjort tar tid, och det mesta hade kunnat vara ett meddelande.

Spara mötet till det som kräver att folk är tillsammans: beslut som påverkar flera personer, problem som någon kört fast med, veckans prioriteringar och några minuter som bara handlar om teamet. Allt annat kan skrivas ner före eller efter.

En agendamall för veckomötet

Kopiera detta till din kalenderinbjudan eller teamets anteckningar. Tiderna är anpassade för ett team på 5–10 personer; ett större team behöver mer tid för beslut, inte fler uppdateringar.

Agendapunkter värda att ha med

• En delad lista före mötet. Vem som helst kan lägga till en punkt under veckan, med sitt namn och vad de behöver: ett beslut, råd eller bara att dela med sig. Mötet går igenom listan i ordning.
• Beslut, skrivna som frågor. ”Ska vi flytta lanseringen till torsdag?” leder till beslut. ”Lansering” diskuteras i tio minuter och slutar utan svar.
• En siffra per område. Registreringar, öppna buggar, timmar till första svar: vad teamet faktiskt styr efter. Berätta om siffran har rört sig; spara historien bakom till när det faktiskt spelar roll.
• Vem som är borta. Semester, halvdagar och kommande lanseringar, så att ingen väntar på någon som inte är där.
• Tack. En minut för att nämna vem som hjälpt vem. Det kostar ingenting och är ofta den del folk kommer ihåg.

Vad du ska plocka bort

• Uppdateringar laget runt. Be om dem skriftligen dagen innan. Mötet kan sedan ägnas åt de två uppdateringar som väckte frågor.
• Långa diskussioner. Om en punkt tar mer än tio minuter behöver den ett eget, mindre möte med de personer som påverkas.
• Information. Skriv dem i teamchatten, där folk kan läsa dem senare och reagera.
• Saker som bara rör två personer. Låt dem prata efter mötet, eller direkt om de sitter nära varandra.

Idéer för att hålla det levande

• Rotera vem som håller i det. En ny person varje vecka håller koll på tiden och listan. Det sprider vanan att hålla bra möten.
• En femminutersdemo. En gång i månaden visar någon vad de har byggt eller hittat, live och utan presentationer.
• En bättre incheckningsfråga. ”Hur var din helg?” ger samma svar varje vecka. Använd en fråga som berättar något nytt för teamet.
• Ett spel då och då. Ett fem minuters spel i början, en gång i månaden, räcker för att ändra stämningen utan att ta över mötet.
• Ställ in en vecka. Om listan är tom, ställ in. Ingen har något emot att få en halvtimme tillbaka, och nästa möte får mer uppmärksamhet.

Att hålla det med ett distansteam

I ett vanligt videosamtal börjar mötet med en länk som någon måste leta rätt på, och slutar med att alla försvinner. I ett virtuellt kontor går teamet in i samma mötesrum samtidigt, och de som behöver fortsätta prata efteråt kan sitta kvar vid sina skrivbord bredvid varandra.

Låt kameror vara valfria, dela agendan på skärmen så att alla tittar på samma punkt, och lägg anteckningarna i teamchatten innan rummet töms. Om teamet sträcker sig över tidszoner, rotera tiden så att inte samma personer alltid får mötas på kvällen.

Efter mötet

1. 1.

   Dela anteckningarna

   Beslut, ansvariga och deadlines, i teamchatten, inom en timme.

2. 2.

   Flytta öppna punkter

   Allt som inte hanns med hamnar överst på nästa veckas lista, eller flyttas till ett eget möte.

3. 3.

   Informera dem som missade det

   En rad till var och en om vad som påverkar dem, så att ingen får reda på ett beslut av en slump.

4. 4.

   Håll koll på tiden

   Om mötet drog över tiden två veckor i rad, ta bort en punkt från mallen snarare än att lägga till tid.

Agendor för andra teammöten

• Kickoff-möte. Varför projektet finns till (5 minuter), hur ett färdigt resultat ser ut (10), vem som ansvarar för vad (10), de första milstolparna och datumen (10), risker och öppna frågor (10) samt hur teamet ska hålla kontakten (5). En timme totalt, en gång per projekt.
• All-hands-möte. Framgångar och tack (10 minuter), siffrorna som spelar roll (10), vad som förändrats och varför (15), ett team som visar sitt arbete (10) samt frågor från vem som helst (15). En timme, varje månad eller kvartal, med frågor insamlade i förväg så att de som är tystare också får komma till tals.
• Daglig standup. Tio till femton minuter: vad varje person arbetar med idag och eventuella hinder. Vår mall för daglig standup innehåller frågorna och en skriftlig version för team i olika tidszoner.
• Retrospektiv. Vad som gick bra, vad som inte gjorde det och vad som behöver ändras, varannan till var fjärde vecka. Se idéer för retrospektiv för format som håller det levande.
• One-on-one. Trettio minuter mellan en chef och en medarbetare, styrt av medarbetarens lista snarare än chefens. Använd vår mall och frågor för enskilda möten.