Een agenda voor de teamvergadering die het halve uur waard is.

Waar een teamvergadering voor bedoeld is

Statusupdates zijn het meest voorkomende onderdeel op de agenda van een teamvergadering, en het minst nuttige. Iedereen die voorleest wat hij heeft gedaan is traag, en het meeste had gewoon een berichtje kunnen zijn.

Bewaar de vergadering voor zaken waar je elkaar echt voor nodig hebt: besluiten die meerdere mensen raken, problemen waar iemand op vastloopt, prioriteiten voor de week en een paar minuten die puur om het team draaien. Al het andere kan vooraf of achteraf worden opgeschreven.

Een agenda-template voor de wekelijkse teamvergadering

Kopieer dit in je agenda-uitnodiging of de aantekeningen van je team. De tijden zijn voor een team van 5 tot 10 personen; een groter team heeft meer tijd nodig voor besluiten, niet voor meer updates.

Agenda-onderwerpen die de moeite waard zijn

• Een gedeelde lijst voorafgaand aan de vergadering. Iedereen kan door de week heen een onderwerp toevoegen, met hun naam en wat ze nodig hebben: een besluit, advies of gewoon om te delen. Tijdens de vergadering lopen jullie de lijst op volgorde af.
• Besluiten, opgeschreven als vragen. 'Verschuiven we de lancering naar donderdag?' leidt tot een besluit. Over 'Lancering' wordt tien minuten gediscussieerd en eindigt zonder antwoord.
• Eén cijfer per gebied. Aanmeldingen, openstaande bugs, uren tot de eerste reactie: waar het team ook echt op stuurt. Zeg of het cijfer is veranderd; bewaar het verhaal erachter voor wanneer het ertoe doet.
• Wie er niet is. Vakanties, halve dagen en lanceringen die eraan komen, zodat niemand wacht op iemand die er niet is.
• Bedankjes. Een minuut om te benoemen wie wie heeft geholpen. Het kost niets en is vaak het deel dat mensen bijblijft.

Wat je kunt weglaten

• Een rondje langs de tafel. Vraag hier de dag van tevoren schriftelijk om. De vergadering kan dan de tijd besteden aan de twee updates die een vraag opriepen.
• Lange discussies. Als een onderwerp langer dan tien minuten duurt, heeft het een eigen, kleinere vergadering nodig met de mensen die het aangaat.
• Mededelingen. Plaats ze in de teamchat, waar mensen ze later kunnen lezen en erop kunnen reageren.
• Zaken die maar twee mensen aangaan. Laat hen na de vergadering praten, of meteen als ze dicht bij elkaar zitten.

Ideeën om het fris te houden

• Wissel af wie de leiding heeft. Elke week houdt iemand anders de tijd en de lijst bij. Zo verspreid je de gewoonte om een goede vergadering te leiden.
• Een demo van vijf minuten. Eén keer per maand laat iemand live zien wat hij heeft gebouwd of gevonden, zonder dia's.
• Een betere check-in-vraag. 'Hoe was je weekend?' levert elke week dezelfde antwoorden op. Gebruik een vraag die het team iets nieuws vertelt.
• Af en toe een spelletje. Een spelletje van vijf minuten aan het begin, één keer per maand, is genoeg om de sfeer te veranderen zonder de hele vergadering over te nemen.
• Sla een week over. Als de lijst leeg is, blaas de vergadering dan af. Niemand vindt het erg om een half uur terug te krijgen, en de volgende keer is iedereen er weer scherper bij.

Vergaderen met een remote team

Bij een video-call begint de vergadering met een link die iemand moet zoeken en eindigt deze doordat iedereen plotseling verdwijnt. In een virtueel kantoor loopt het team op hetzelfde moment dezelfde vergaderruimte in, en de mensen die daarna nog even willen doorpraten, kunnen gewoon aan hun bureaus naast elkaar blijven zitten.

Houd camera's optioneel, deel de agenda op het scherm zodat iedereen naar hetzelfde onderwerp kijkt, en zet de aantekeningen in de teamchat voordat de ruimte leegloopt. Als het team over verschillende tijdzones verspreid is, wissel de tijden dan af zodat niet altijd dezelfde mensen 's avonds online moeten zijn.

Na de vergadering

1. 1.

   Deel de aantekeningen

   Besluiten, verantwoordelijken en deadlines, binnen een uur in de teamchat.

2. 2.

   Verschuif de openstaande punten

   Alles waar jullie niet aan toe zijn gekomen, gaat naar de bovenkant van de lijst voor volgende week, of naar een eigen vergadering.

3. 3.

   Praat de afwezigen bij

   Eén regel per persoon over wat hen aangaat, zodat niemand per ongeluk pas achteraf van een besluit hoort.

4. 4.

   Let op de tijd

   Als de vergadering twee weken achter elkaar uitliep, schrap dan een onderdeel uit de template in plaats van extra tijd toe te voegen.

Agenda's voor andere teamvergaderingen

• Kick-off-meeting. Waarom het project bestaat (5 minuten), hoe het eindresultaat eruitziet (10), wie de eigenaar is van wat (10), de eerste mijlpalen en datums (10), risico's en openstaande vragen (10), en hoe het team contact houdt (5). Een uur in totaal, eenmalig per project.
• All-hands-meeting. Successen en bedankjes (10 minuten), de cijfers die ertoe doen (10), wat er is veranderd en waarom (15), één team dat zijn werk laat zien (10), en vragen van iedereen (15). Een uur, maandelijks of per kwartaal, met vooraf verzamelde vragen zodat stillere mensen ook aan bod komen.
• Dagelijkse stand-up. Tien tot vijftien minuten: waar iedereen vandaag mee bezig is en eventuele obstakels. Ons template voor de dagelijkse stand-up bevat de vragen en een schriftelijke versie voor teams in verschillende tijdzones.
• Retrospective. Wat er goed ging, wat niet en wat er moet veranderen, elke twee tot vier weken. Bekijk ideeën voor de retrospective voor formats die het fris houden.
• Een-op-eengesprek. Dertig minuten tussen een manager en een medewerker, geleid door hun lijst in plaats van die van de manager. Gebruik ons template en de vragen voor een-op-eengesprekken.