Tiimipalaverin asialista, joka on puolen tunnin arvoinen.

Mitä varten tiimipalaveri on

Tilannekatsaukset ovat tiimipalaverin asialistan yleisin kohta ja kaikkein vähiten hyödyllinen. Se, että jokainen lukee ääneen omat tekemisensä, on hidasta, ja suurin osa siitä olisi voinut olla viesti.

Säästä palaveri asioille, jotka vaativat ihmisten kohtaamista: useampaan ihmiseen vaikuttavat päätökset, ongelmat, joihin joku on juuttunut, viikon prioriteetit ja muutama minuutti pelkille tiimin kuulumisille. Kaiken muun voi kirjoittaa ylös ennen tai jälkeen.

Viikoittaisen tiimipalaverin asialistamalli

Kopioi tämä kalenterikutsuusi tai tiimin muistiinpanoihin. Ajat on laskettu 5–10 hengen tiimille; suurempi tiimi tarvitsee enemmän aikaa päätöksille, ei useammille päivityksille.

Asialistan kohdat, jotka kannattaa pitää

• Yhteinen lista ennen palaveria. Kuka tahansa voi lisätä kohdan viikon aikana nimensä ja tarpeensa kera: päätös, neuvo tai vain tiedoksi. Palaverissa käydään lista läpi järjestyksessä.
• Päätökset kysymyksiksi kirjoitettuina. ”Siirretäänkö julkaisu torstaihin?” johtaa päätökseen. ”Julkaisu” johtaa kymmenen minuutin keskusteluun ja päättyy ilman vastausta.
• Yksi luku per alue. Rekisteröitymiset, avoimet bugit, vastausaika: mikä tahansa, millä tiimi todella ohjaa toimintaansa. Kerro, muuttuiko se; säästä tarina sen takana tilanteisiin, joissa sillä on väliä.
• Ketkä ovat poissa. Tulevat lomat, puolikkaat päivät ja julkaisut, jotta kukaan ei odota sellaista, joka ei ole paikalla.
• Kiitokset. Minuutti sille, että mainitaan kuka auttoi ketä. Se ei maksa mitään ja on usein se osa, jonka ihmiset muistavat.

Mitä jättää pois

• Kierros pöydän ympäri. Pyydä ne kirjallisina edellisenä päivänä. Palaverissa voidaan sitten käyttää aika niihin kahteen päivitykseen, jotka herättivät kysymyksiä.
• Pitkät väittelyt. Jos jokin asia vie yli kymmenen minuuttia, se vaatii oman pienemmän palaverinsa niiden kanssa, joita se koskee.
• Ilmoitukset. Postaa ne tiimichattiin, josta ihmiset voivat lukea ne myöhemmin ja reagoida niihin.
• Asiat, jotka kiinnostavat vain kahta ihmistä. Anna heidän puhua palaverin jälkeen, tai heti, jos he istuvat lähekkäin.

Ideoita palaverin pitämiseen mielenkiintoisena

• Kierrättäkää vetäjää. Eri henkilö pitää huolta ajasta ja listasta joka viikko. Se levittää tapaa vetää hyvä palaveri.
• Viiden minuutin demo. Kerran kuussa joku näyttää livenä ilman kalvoja, mitä on rakentanut tai löytänyt.
• Parempi kysymys aloitukseen. ”Miten viikonloppusi meni?” saa samat vastaukset joka viikko. Käytä kysymystä, joka kertoo tiimille jotain uutta.
• Peli silloin tällöin. Viiden minuutin peli alussa kerran kuussa riittää muuttamaan tunnelmaa viemättä koko palaveria.
• Jätä viikko väliin. Jos lista on tyhjä, peruuta palaveri. Ketään ei haittaa saada puolta tuntia takaisin, ja seuraavaan keskitytään paremmin.

Palaverin vetäminen etätiimille

Puhelussa palaveri alkaa linkistä, joka jonkun on etsittävä, ja päättyy kaikkien katoamiseen. Virtuaalisessa toimistossa tiimi kävelee samaan palaverihuoneeseen samaan aikaan, ja ne, joiden täytyy jatkaa puhumista sen jälkeen, voivat jäädä omien pöytiensä ääreen vierekkäin.

Pidä kamerat vapaaehtoisina, jaa asialista näytölle, jotta kaikki katsovat samaa kohtaa, ja laita muistiinpanot tiimichattiin ennen kuin huone tyhjenee. Jos tiimi jakautuu eri aikavyöhykkeille, kierrätä aikaa, jotta samat ihmiset eivät ole aina linjoilla yöllä.

Palaverin jälkeen

1. 1.

   Postaa muistiinpanot

   Päätökset, vastuuhenkilöt ja määräajat tiimin chatissa tunnin kuluessa.

2. 2.

   Siirrä avoimet asiat

   Kaikki asiat, joihin ei ehditty, siirtyvät ensi viikon listan kärkeen tai omaan palaveriinsa.

3. 3.

   Kerro poissa olleille

   Yksi rivi kullekin heitä koskevista asioista, jotta kukaan ei kuule päätöksestä vahingossa.

4. 4.

   Tarkista aika

   Jos palaveri venyi kahtena viikkona peräkkäin, karsi asialistamallista jokin kohta sen sijaan, että lisäisit aikaa.

Asialistat muihin tiimipalavereihin

• Aloituspalaveri. Miksi projekti on olemassa (5 minuuttia), miltä valmis näyttää (10), kuka vastaa mistäkin (10), ensimmäiset virstanpylväät ja päivämäärät (10), riskit ja avoimet kysymykset (10) sekä miten tiimi pitää yhteyttä (5). Yhteensä tunti, kerran projektissa.
• All-hands-palaveri. Onnistumiset ja kiitokset (10 minuuttia), tärkeimmät luvut (10), mikä muuttui ja miksi (15), yhden tiimin työn esittely (10) ja vapaat kysymykset (15). Tunti kuukausittain tai neljännesvuosittain; kysymykset kerätään etukäteen, jotta hiljaisemmatkin saavat omansa esiin.
• Päivittäispalaveri. Kymmenestä viiteentoista minuuttia: mitä kukin tekee tänään ja onko heillä esteitä. päivittäispalaverin mallissamme on kysymykset ja kirjallinen versio eri aikavyöhykkeillä toimiville tiimeille.
• Retrospektiivi. Mikä meni hyvin, mikä ei ja mitä pitäisi muuttaa, kahden tai neljän viikon välein. Katso ideoita retrospektiiviin löytääksesi tapoja pitää se vaihtelevana.
• Kahdenkeskinen keskustelu. Kolmekymmentä minuuttia esihenkilön ja tiimin jäsenen välillä, ja keskustelua ohjaa tiimin jäsenen eikä esihenkilön asialista. Käytä kahdenkeskisen keskustelun malliamme ja kysymyksiämme.