جدول أعمال لاجتماع الفريق يستحق نصف الساعة.
الاجتماع الأسبوعي للفريق هو المرة الوحيدة التي يجتمع فيها الجميع في غرفة واحدة، لذا يجب أن يفعل ما لا تفعله التحديثات المكتوبة: اتخاذ القرارات، ومساعدة العالقين، والحفاظ على ترابط الفريق. إليك نموذجًا لجدول أعمال مدته 30 دقيقة يمكنك نسخه، وما تضعه فيه، وما تستبعده منه، وكيفية إدارته عندما يعمل الفريق عن بُعد.
بقلم Jitto Josephقراءة 5 دقائق
ما الهدف من اجتماع الفريق
تحديثات الحالة هي البند الأكثر شيوعًا في جداول أعمال اجتماعات الفريق، والأقل فائدة. قراءة كل شخص لما فعله أمر بطيء، وكان يمكن إرسال معظم ذلك في رسالة.
اجعل الاجتماع للأمور التي تتطلب وجود الجميع معًا: القرارات التي تؤثر على عدة أشخاص، والمشكلات التي يعلق فيها أحدهم، وأولويات الأسبوع، وبضع دقائق تخص الفريق نفسه فقط. وكل ما عدا ذلك يمكن كتابته قبل الاجتماع أو بعده.
نموذج لجدول أعمال اجتماع الفريق الأسبوعي
انسخ هذا في دعوة التقويم أو ملاحظات فريقك. الأوقات المحددة تناسب فريقًا يضم من 5 إلى 10 أشخاص؛ أما الفريق الأكبر فيحتاج إلى وقت أطول لاتخاذ القرارات، لا لمزيد من التحديثات.
| الجزء | الوقت | ما يحدث |
|---|---|---|
| الاطمئنان | 3 دقائق | سؤال واحد يجيب عنه الجميع في جملة واحدة |
| النجاحات | 3 دقائق | شيء أُطلق أو حُلّ أو تُعلّم منذ الأسبوع الماضي |
| الأرقام | 4 دقائق | الرقمان أو الثلاثة التي يراقبها الفريق، وهل تغيرت |
| الأولويات | 6 دقائق | ما يهم أكثر هذا الأسبوع، ومن المسؤول عنه |
| العوائق والقرارات | 10 دقائق | البنود التي أضافها الأشخاص مسبقًا، بالترتيب |
| الختام | 4 دقائق | القرارات والمسؤولون والمواعيد النهائية، تُقرأ مجددًا |
بنود في جدول الأعمال تستحق وجودها
- قائمة مشتركة قبل الاجتماع. يمكن لأي شخص إضافة بند خلال الأسبوع، مع كتابة اسمه وما يحتاجه: قرار، أو نصيحة، أو مجرد مشاركة. ويمر الاجتماع على القائمة بالترتيب.
- القرارات، مكتوبة في صيغة أسئلة. سؤال مثل «هل ننقل الإطلاق إلى يوم الخميس؟» يُحسم. أما بند «الإطلاق» فيُناقش لعشر دقائق وينتهي دون إجابة.
- رقم واحد لكل مجال. التسجيلات، أو الأخطاء البرمجية المفتوحة، أو الساعات حتى الرد الأول: أيًا كان ما يوجه الفريق فعليًا. اذكر إن كان الرقم قد تغير، ووفر القصة الكامنة وراءه للوقت المناسب.
- من الغائب. الإجازات، وأنصاف الأيام، والإطلاقات القادمة، حتى لا ينتظر أحد شخصًا غير موجود.
- الشكر. دقيقة لتسمية من ساعد من. لا تكلف شيئًا وغالبًا ما تكون الجزء الذي يتذكره الناس.
ما يجب استبعاده
- التحديثات الدائرية على الطاولة. اطلبها مكتوبة في اليوم السابق. وهكذا يمكن للاجتماع أن يقضي وقته في التحديثين اللذين أثارا سؤالًا.
- النقاشات الطويلة. إذا استغرق بند ما أكثر من عشر دقائق، فهو يحتاج إلى اجتماع أصغر خاص به مع الأشخاص المعنيين.
- الإعلانات. انشرها في محادثة الفريق، حيث يمكن للناس قراءتها لاحقًا والتفاعل معها.
- أمور لا تهم سوى شخصين. دعهما يتحدثان بعد الاجتماع، أو على الفور إن كانا يجلسان بالقرب من بعضهما.
أفكار لتجديد الاجتماع
- المداورة في إدارة الاجتماع. شخص مختلف كل أسبوع يراقب الوقت والقائمة. هذا ينشر عادة إدارة الاجتماعات الجيدة.
- عرض توضيحي لخمس دقائق. مرة في الشهر، يعرض شخص ما بناه أو وجده، مباشرة ودون شرائح عرض.
- سؤال أفضل للبداية. سؤال «كيف كانت عطلة نهاية أسبوعك؟» يحصل على الإجابات نفسها كل أسبوع. استخدم سؤالًا يخبر الفريق بشيء جديد.
- لعبة من حين لآخر. لعبة مدتها خمس دقائق في البداية، مرة في الشهر، تكفي لتغيير الحالة المزاجية دون الاستحواذ على الاجتماع.
- تجاوز أسبوعًا. إذا كانت القائمة فارغة، فألغِ الاجتماع. لا أحد يمانع في استعادة نصف ساعة من وقته، والاجتماع التالي سيحظى باهتمام أكبر.
إدارته مع فريق عن بُعد
في المكالمات العادية، يبدأ الاجتماع برابط يتعين على شخص ما العثور عليه، وينتهي باختفاء الجميع. أما في المكتب الافتراضي، فيدخل الفريق غرفة الاجتماعات نفسها في الوقت نفسه، ويمكن لمن يحتاجون إلى مواصلة الحديث بعد ذلك البقاء عند مكاتبهم المتجاورة.
اجعل الكاميرات اختيارية، وشارك جدول الأعمال على الشاشة ليرى الجميع البند نفسه، وضع الملاحظات في محادثة الفريق قبل أن تفرغ الغرفة. وإذا كان الفريق يتوزع على مناطق زمنية مختلفة، فداور في الأوقات حتى لا يضطر الأشخاص أنفسهم دائمًا للاجتماع ليلًا.
بعد الاجتماع
- 1.
انشر الملاحظات
القرارات والمسؤولون والمواعيد النهائية، في دردشة الفريق، في غضون ساعة.
- 2.
انقل البنود المفتوحة
أي بند لم يُناقش ينتقل إلى رأس قائمة الأسبوع المقبل، أو إلى اجتماع خاص به.
- 3.
أخبر من غابوا عن الاجتماع
سطر واحد لكل منهم يوضح ما يؤثر عليه، حتى لا يعرف أحد بقرار ما بالصدفة.
- 4.
تحقق من الوقت
إذا تجاوز الاجتماع وقته المحدد لأسبوعين متتاليين، فاحذف بندًا من النموذج بدلًا من زيادة الوقت.
جداول أعمال لاجتماعات الفريق الأخرى
- اجتماع انطلاق المشروع. سبب وجود المشروع (5 دقائق)، وكيف يبدو الإنجاز (10)، ومن المسؤول عن ماذا (10)، والمراحل الرئيسية الأولى وتواريخها (10)، والمخاطر والأسئلة المفتوحة (10)، وكيف سيبقى الفريق على اتصال (5). ساعة واحدة في المجمل، مرة واحدة لكل مشروع.
- الاجتماع العام. النجاحات والشكر (10 دقائق)، والأرقام المهمة (10)، وما الذي تغير ولماذا (15)، وعرض أحد الفرق لأعماله (10)، وأسئلة من الجميع (15). ساعة واحدة، شهريًا أو ربع سنويًا، مع جمع الأسئلة مسبقًا ليتسنى للأشخاص الأكثر هدوءًا طرح أسئلتهم.
- الاجتماع اليومي السريع. من عشر إلى خمس عشرة دقيقة: ما يعمل عليه كل شخص اليوم وأي عوائق تواجهه. يحتوي نموذج الاجتماع اليومي السريع الخاص بنا على الأسئلة ونسخة مكتوبة للفرق عبر المناطق الزمنية المختلفة.
- الاجتماع التقييمي. ما سار بشكل جيد، وما لم يسر كذلك، وما يجب تغييره، كل أسبوعين إلى أربعة أسابيع. انظر أفكار للاجتماع التقييمي للاطلاع على أساليب تبقيه متجددًا.
- الاجتماع الفردي. ثلاثون دقيقة بين المدير وموظف واحد، تقودها قائمة الموظف بدلاً من قائمة المدير. استخدم نموذج وأسئلة الاجتماع الفردي الخاص بنا.