نموذج محضر اجتماع يقرؤه الناس حقًا.
محاضر الاجتماعات هي السجل المكتوب القصير لما تقرر في الاجتماع والخطوات التالية لكل شخص. المحاضر الجيدة تُقرأ في دقيقة واحدة وتغني الاجتماع القادم عن تكرار هذا الاجتماع. إليك نموذجًا يمكنك نسخه، وما يجب كتابته فيه، ومثالاً توضيحيًا، وكيفية تدوين المحاضر عندما يكون الاجتماع عن بُعد.
بقلم Jitto Josephقراءة 3 دقائق
ما الغرض من محاضر الاجتماعات
المحاضر ليست تفريغًا حرفيًا. لا أحد يقرأ سجلاً يضم كل كلمة قيلت، كما أن كتابته تمنع مدون الملاحظات من المشاركة في النقاش.
دوّن ما سيكون مهمًا في الأسبوع القادم: ما تم تقريره، وما تُرك معلقًا، ومن وافق على القيام بماذا وبحلول متى. إذا غاب شخص ما عن الاجتماع، فيجب أن يكون المحضر كافيًا ليتصرف بناءً عليه.
نموذج محضر اجتماع
انسخ هذا النموذج إلى ملاحظاتك أو دردشة الفريق في بداية الاجتماع واملأه أثناء سير الاجتماع.
| القسم | ما يجب كتابته |
|---|---|
| الاجتماع | الاسم، والتاريخ، ومن حضر |
| الغرض | سطر واحد: سبب عقد الاجتماع |
| القرارات | كل قرار في جملة واحدة، كما تم الاتفاق عليه |
| الإجراءات | ماذا، ومن، وبحلول متى، إجراء واحد في كل سطر |
| الأسئلة المعلقة | ما لم يُحسم بعد، ومن سيتابعه |
| الاجتماع القادم | موعده، وأي شيء يجب تحضيره |
ما يجب تضمينه
- القرارات، حرفيًا. اكتب القرار بالطريقة التي وافقت عليها المجموعة، حتى لا يتذكر أحد نسخة مختلفة لاحقًا.
- الإجراءات مع تحديد الاسم والتاريخ. عبارة «البحث في التسعير» تُنسى. أما عبارة «سام: ثلاثة خيارات للتسعير بحلول الجمعة» فتُنفذ.
- الأسئلة المعلقة. ما طُرح ولم يُحسم، حتى لا يضيع بين الاجتماعات.
- من حضر. سطر واحد. يخبر القراء بمن يمكنهم سؤاله عما قيل.
ما يجب استبعاده
- من قال ماذا. ما لم يكن الاجتماع رسميًا ويتطلب ذلك، فإن نسب كل تعليق إلى صاحبه يبطئ الكتابة والقراءة.
- النقاش بأكمله. سطر واحد لتوضيح سياق القرار يكفي. فمحضر الاجتماع هو النتيجة، وليس النقاش.
- الآراء حول الاجتماع. أبقِ محضر الاجتماع محايدًا. الملاحظات حول سير الاجتماع مكانها اجتماع المراجعة.
مثال
اجتماع المنتج الأسبوعي، 14 أكتوبر. آنا، وسام، وبريا، وتوم. الغرض: تحديد تاريخ الإطلاق وصفحة التسعير.
القرارات: يُنقل الإطلاق إلى الخميس 23 أكتوبر. تعرض صفحة التسعير الأسعار الشهرية فقط. الإجراءات: سام، النص النهائي للتسعير بحلول الاثنين. بريا، مسودة بريد الإطلاق الإلكتروني بحلول الثلاثاء. توم، فحص عملية التسجيل على الهاتف المحمول بحلول الأربعاء. سؤال معلق: ما إذا كنا سنقدم خطة سنوية لاحقًا؛ ستجلب آنا الأرقام الأسبوع القادم. الاجتماع القادم: 21 أكتوبر.
تدوين محضر الاجتماع في الاجتماعات عن بُعد
- شارك الملاحظات على الشاشة. عندما يرى الجميع محضر الاجتماع يُكتب أمامهم، تُصحح الأخطاء فورًا ولا يختلف عليها أحد لاحقًا.
- أعد قراءة الإجراءات المطلوبة. خصص الدقيقتين الأخيرتين لقراءة كل إجراء، والمسؤول عنه، وتاريخه. إنهما الدقيقتان الأكثر فائدة في الاجتماع.
- تبادلوا دور تدوين الملاحظات. لا يمكن لمن يكتب أن يقود النقاش. تبادلوا الأدوار، ولا تطلبوا ذلك دائمًا من الشخص الأحدث أو الأكثر هدوءًا.
- انشرها حيث يعمل الفريق. في دردشة الفريق، خلال ساعة، ليرى من غابوا ما حدث في اليوم نفسه.
بعد الاجتماع
- 1.
أرسل محضر الاجتماع
في اليوم نفسه، في دردشة الفريق أو القناة المخصصة للمشروع.
- 2.
تحقق من الإجراءات
ابدأ الاجتماع التالي بمراجعة إجراءات المرة السابقة: ما تم إنجازه، أو ما هو قيد التنفيذ، أو المتعثر.
- 3.
احفظها في مكان واحد
مستند واحد أو قناة واحدة لكل اجتماع، مع وضع الأحدث أولًا، ليسهل العثور على القرارات لاحقًا.