Eine Meeting-Protokoll-Vorlage, die wirklich gelesen wird.
Ein Meeting-Protokoll ist die kurze schriftliche Aufzeichnung darüber, was in einem Meeting beschlossen wurde und wer als Nächstes was tut. Ein gutes Protokoll ist in einer Minute gelesen und erspart dem nächsten Meeting, dieses hier zu wiederholen. Hier ist eine Vorlage zum Kopieren, was hineingehört, ein Beispiel und wie du bei Remote-Meetings Protokoll führst.
Von Jitto Joseph3 Min. Lesezeit
Wozu ein Protokoll dient
Ein Protokoll ist kein Transkript. Niemand liest eine wortwörtliche Aufzeichnung, und das Mitschreiben schließt die protokollierende Person vom Gespräch aus.
Schreibe auf, was nächste Woche wichtig ist: was beschlossen wurde, was offen blieb und wer sich bereit erklärt hat, was bis wann zu tun. Wenn jemand das Meeting verpasst hat, sollte das Protokoll ausreichen, um danach zu handeln.
Eine Meeting-Protokoll-Vorlage
Kopiere dies zu Beginn des Meetings in deine Notizen oder deinen Team-Chat und fülle es einfach nebenbei aus.
| Abschnitt | Was aufgeschrieben wird |
|---|---|
| Meeting | Name, Datum und wer anwesend war |
| Zweck | Eine Zeile: Warum das Meeting stattgefunden hat |
| Entscheidungen | Jede Entscheidung in einem Satz, so wie sie beschlossen wurde |
| Aufgaben | Was, wer und bis wann, eine Aufgabe pro Zeile |
| Offene Fragen | Was nicht geklärt wurde und wer sich darum kümmert |
| Nächstes Meeting | Wann es stattfindet und was vorzubereiten ist |
Was reingehört
- Entscheidungen im Wortlaut. Schreibe die Entscheidung so auf, wie die Gruppe sie beschlossen hat, damit sich später niemand an eine andere Version erinnert.
- Aufgaben mit Name und Datum. „Preise prüfen“ wird vergessen. „Sam: drei Preisoptionen bis Freitag“ wird erledigt.
- Offene Fragen. Was angesprochen, aber nicht geklärt wurde, damit es zwischen den Meetings nicht untergeht.
- Wer anwesend war. Eine Zeile. Sie zeigt den Lesenden, wen sie zu den besprochenen Themen fragen können.
Was weggelassen wird
- Wer was gesagt hat. Außer bei formellen Meetings, die das erfordern, verlangsamt das Zuordnen jedes Kommentars nur das Schreiben und Lesen.
- Die gesamte Diskussion. Eine Zeile Kontext für eine Entscheidung reicht völlig aus. Das Protokoll hält das Ergebnis fest, nicht die Debatte.
- Meinungen über das Meeting. Halte das Protokoll neutral. Feedback zum Ablauf des Meetings gehört in eine Retro.
Ein Beispiel
Wöchentliches Produkt-Meeting, 14. Oktober. Ana, Sam, Priya, Tom. Zweck: Launch-Datum und Preisseite beschließen.
Entscheidungen: Der Launch wird auf Donnerstag, den 23. Oktober verschoben. Die Preisseite zeigt nur monatliche Preise. Aufgaben: Sam, finaler Text für die Preise bis Montag. Priya, Entwurf der Launch-E-Mail bis Dienstag. Tom, Registrierungsprozess auf Mobilgeräten prüfen bis Mittwoch. Offene Frage: Ob später ein Jahresplan angeboten werden soll; Ana bringt nächste Woche Zahlen mit. Nächstes Meeting: 21. Oktober.
Protokollieren in Remote-Meetings
- Notizen auf dem Bildschirm teilen. Wenn alle sehen, wie das Protokoll geschrieben wird, werden Fehler sofort korrigiert und später gibt es keine Diskussionen darüber.
- Aufgaben noch einmal vorlesen. Nimm dir in den letzten zwei Minuten Zeit, um jede Aufgabe, die verantwortliche Person und das Datum vorzulesen. Das sind die nützlichsten zwei Minuten des Meetings.
- Die Rolle des Protokollanten wechseln. Wer schreibt, kann nicht gleichzeitig die Diskussion leiten. Wechselt euch ab und bittet nicht immer die neueste oder leiseste Person darum.
- Dort posten, wo das Team arbeitet. Im Team-Chat, innerhalb einer Stunde, damit alle, die nicht dabei waren, sie noch am selben Tag sehen.
Nach dem Meeting
- 1.
Das Protokoll verschicken
Noch am selben Tag, im Team-Chat oder im Kanal für das jeweilige Projekt.
- 2.
Aufgaben überprüfen
Beginnt das nächste Meeting, indem ihr die Aufgaben vom letzten Mal durchgeht: erledigt, in Arbeit oder blockiert.
- 3.
Alles an einem Ort aufbewahren
Ein einziges Dokument oder ein Kanal pro Meeting, das Neueste zuerst, damit Entscheidungen später leicht auffindbar sind.