תבנית סיכום פגישה שאנשים באמת קוראים.

בשביל מה צריך סיכום פגישה

סיכום פגישה אינו תמלול. אף אחד לא קורא תיעוד מילה במילה, וכתיבה כזו מונעת מכותב הסיכום להשתתף בשיחה.

רשמו את מה שיהיה חשוב בשבוע הבא: מה הוחלט, מה נשאר פתוח, ומי הסכים לעשות מה ועד מתי. אם מישהו פספס את הפגישה, הסיכום צריך להספיק לו כדי לפעול.

תבנית לסיכום פגישה

העתיקו את זה לפתקים שלכם או לצ׳אט הצוות בתחילת הפגישה ומלאו את הפרטים תוך כדי תנועה.

מה לכלול

• החלטות, מילה במילה. כתבו את ההחלטה בדיוק כפי שהקבוצה הסכימה עליה, כדי שאף אחד לא יזכור גרסה אחרת מאוחר יותר.
• משימות עם שם ותאריך. ״לבדוק תמחור״ נשכח. ״סם: שלוש אפשרויות תמחור עד יום שישי״ מבוצע.
• שאלות פתוחות. מה שעלה ולא נסגר, כדי שלא ייעלם בין פגישות.
• מי היה שם. שורה אחת. היא מספרת לקוראים את מי לשאול לגבי מה שנאמר.

מה להשמיט

• מי אמר מה. אלא אם כן מדובר בפגישה רשמית שדורשת זאת, ייחוס של כל הערה מאט את הכתיבה ואת הקריאה.
• הדיון כולו. שורה אחת של רקע להחלטה זה מספיק. הסיכום הוא התוצאה, לא הדיון.
• דעות על הפגישה. שמרו על סיכום ניטרלי. משוב על איך שהפגישה התנהלה שייך לרטרו.

דוגמה

פגישת מוצר שבועית, 14 באוקטובר. אנה, סם, פריה, טום. מטרה: להחליט על תאריך ההשקה ועל עמוד התמחור.

החלטות: ההשקה עוברת ליום חמישי, 23 באוקטובר. עמוד התמחור יציג מחירים חודשיים בלבד. משימות: סם, טקסט תמחור סופי עד יום שני. פריה, טיוטת אימייל השקה עד יום שלישי. טום, לבדוק את תהליך ההרשמה בנייד עד יום רביעי. שאלה פתוחה: האם להציע מסלול שנתי בהמשך; אנה תביא נתונים בשבוע הבא. הפגישה הבאה: 21 באוקטובר.

כתיבת סיכום בפגישה מרחוק

• שתפו את ההערות על המסך. כשכולם רואים את הסיכום נכתב, טעויות מתוקנות במקום ואף אחד לא מתווכח עליהן מאוחר יותר.
• קראו את המשימות בחזרה. הקדישו את שתי הדקות האחרונות להקראת כל משימה, האחראי עליה והתאריך. אלו שתי הדקות השימושיות ביותר בפגישה.
• החליפו את כותב הסיכום. מי שכותב לא יכול להוביל את הדיון. עשו סבב, ואל תבקשו תמיד מהאדם החדש או השקט ביותר.
• פרסמו אותם במקום שבו הצוות עובד. בצ׳אט הצוות, תוך שעה, כדי שמי שלא היה שם יראה אותם עוד באותו היום.

אחרי הפגישה

1. 1.

   שלחו את הסיכום

   באותו היום, בצ׳אט הצוות או בערוץ של אותו פרויקט.

2. 2.

   בדקו את המשימות

   פתחו את הפגישה הבאה במעבר על המשימות מהפעם הקודמת: בוצעו, בתהליך או תקועות.

3. 3.

   שמרו אותם במקום אחד

   מסמך או ערוץ יחיד לכל פגישה, מהחדש ביותר לישן ביותר, כדי שיהיה אפשר למצוא החלטות מאוחר יותר.