Szablon protokołu ze spotkania, który ludzie naprawdę czytają.
Protokół ze spotkania to krótki pisemny zapis podjętych decyzji oraz kolejnych kroków przypisanych do poszczególnych osób. Dobry protokół można przeczytać w minutę, co zapobiega powtarzaniu tych samych tematów na kolejnym spotkaniu. Oto szablon, który możesz skopiować, opis tego, co powinno się w nim znaleźć, przykład oraz wskazówki, jak sporządzać protokół, gdy spotkanie odbywa się zdalnie.
Autor: Jitto Joseph3 min czytania
Do czego służy protokół
Protokół to nie transkrypcja. Nikt nie czyta zapisu słowo w słowo, a jego sporządzanie wyłącza osobę notującą z dyskusji.
Zapisz to, co będzie miało znaczenie w przyszłym tygodniu: co zostało postanowione, co pozostało otwarte i kto zobowiązał się do zrobienia czego i na kiedy. Jeśli kogoś zabrakło na spotkaniu, protokół powinien mu wystarczyć do podjęcia działań.
Szablon protokołu ze spotkania
Skopiuj to do swoich notatek lub na czat zespołu na początku spotkania i uzupełniaj na bieżąco.
| Sekcja | Co zapisać |
|---|---|
| Spotkanie | Nazwa, data i kto był obecny |
| Cel | Jedna linijka: dlaczego spotkanie się odbyło |
| Decyzje | Każda decyzja w jednym zdaniu, tak jak została uzgodniona |
| Zadania | Co, kto i na kiedy, po jednym w linijce |
| Otwarte pytania | Co nie zostało rozstrzygnięte i kto się tym zajmie |
| Następne spotkanie | Kiedy i co należy przygotować |
Co uwzględnić
- Decyzje, słowo w słowo. Zapisz decyzję tak, jak uzgodniła ją grupa, aby nikt później nie pamiętał innej wersji.
- Zadania z przypisaną osobą i terminem. „Przyjrzeć się cenom” odejdzie w zapomnienie. „Sam: trzy opcje cennika do piątku” zostanie zrobione.
- Otwarte pytania. Co zostało poruszone i nie rozstrzygnięte, aby nie przepadło między spotkaniami.
- Kto był obecny. Jedna linijka. Mówi czytelnikom, kogo zapytać o to, co zostało powiedziane.
Co pominąć
- Kto co powiedział. O ile nie jest to formalne spotkanie, które tego wymaga, przypisywanie każdego komentarza spowalnia pisanie i czytanie.
- Cała dyskusja. Jedna linijka kontekstu dla decyzji w zupełności wystarczy. Notatka to wynik, a nie debata.
- Opinie o spotkaniu. Zadbaj o neutralny ton notatek. Informacje zwrotne o przebiegu spotkania powinny trafić na retro.
Przykład
Cotygodniowe spotkanie produktowe, 14 października. Ana, Sam, Priya, Tom. Cel: ustalenie daty premiery i strony z cennikiem.
Decyzje: premiera zostaje przesunięta na czwartek 23 października. Strona z cennikiem pokazuje tylko ceny miesięczne. Zadania: Sam, ostateczny tekst cennika do poniedziałku. Priya, projekt e-maila o premierze do wtorku. Tom, sprawdzenie procesu rejestracji na telefonach do środy. Otwarte pytanie: czy zaoferować plan roczny w późniejszym terminie; Ana przyniesie dane w przyszłym tygodniu. Następne spotkanie: 21 października.
Sporządzanie notatek ze spotkań zdalnych
- Udostępniaj notatki na ekranie. Gdy wszyscy widzą, jak powstaje notatka, błędy są poprawiane na bieżąco i nikt później się o nie nie kłóci.
- Odczytaj zadania na głos. Przeznacz ostatnie dwie minuty na odczytanie każdego zadania, osoby odpowiedzialnej i terminu. To najbardziej pożyteczne dwie minuty spotkania.
- Zmieniajcie osobę sporządzającą notatki. Osoba, która pisze, nie może prowadzić dyskusji. Róbcie to na zmianę i nie obarczajcie tym zawsze najnowszej lub najcichszej osoby.
- Publikuj je tam, gdzie pracuje zespół. Na czacie zespołu, w ciągu godziny, aby osoby nieobecne zobaczyły je jeszcze tego samego dnia.
Po spotkaniu
- 1.
Wyślij notatki
Tego samego dnia, na czacie zespołu lub kanale dedykowanym temu projektowi.
- 2.
Sprawdź zadania
Zacznij następne spotkanie od przejrzenia zadań z poprzedniego razu: zrobione, w toku lub zablokowane.
- 3.
Trzymaj je w jednym miejscu
Jeden dokument lub kanał na spotkanie, najnowsze wpisy na początku, aby łatwo było później znaleźć decyzje.