Una plantilla de acta de reunión que la gente lea de verdad.
El acta de reunión es el registro breve por escrito de lo que se ha decidido en una reunión y quién se encarga de cada tarea a continuación. Un acta buena se lee en un minuto y evita que en la siguiente reunión se repita lo mismo. Aquí tienes una plantilla que puedes copiar, qué debe incluir, un ejemplo y cómo tomar acta cuando la reunión es en remoto.
Por Jitto Joseph4 min de lectura
Para qué sirve un acta
Un acta no es una transcripción. Nadie lee un registro palabra por palabra, y redactarlo impide que quien toma notas participe en la conversación.
Anota lo que importará la semana que viene: qué se decidió, qué quedó pendiente y quién se comprometió a hacer qué y para cuándo. Si alguien no pudo asistir a la reunión, el acta debería bastarle para ponerse al día.
Una plantilla de acta de reunión
Copia esto en tus notas o en el chat del equipo al principio de la reunión y ve rellenándolo sobre la marcha.
| Sección | Qué escribir |
|---|---|
| Reunión | Nombre, fecha y quién asistió |
| Objetivo | Una línea: por qué se hizo la reunión |
| Decisiones | Cada decisión en una frase, tal como se acordó |
| Tareas | Qué, quién y para cuándo, una por línea |
| Preguntas abiertas | Qué quedó sin resolver y quién hará el seguimiento |
| Próxima reunión | Cuándo será y qué hay que preparar |
Qué incluir
- Decisiones, palabra por palabra. Escribe la decisión tal como la acordó el grupo, para que nadie recuerde una versión diferente más adelante.
- Tareas con nombre y fecha. «Mirar precios» se olvida. «Sam: tres opciones de precios para el viernes» se hace.
- Preguntas abiertas. Lo que se planteó y no se resolvió, para que no desaparezca entre reunión y reunión.
- Quién asistió. Una línea. Indica a los lectores a quién preguntar sobre lo que se habló.
Qué omitir
- Quién dijo qué. A menos que sea una reunión formal que lo requiera, atribuir cada comentario ralentiza la escritura y la lectura.
- Toda la conversación. Una línea de contexto para una decisión es suficiente. El acta es el resultado, no el debate.
- Opiniones sobre la reunión. Mantén el acta neutral. Los comentarios sobre cómo fue la reunión corresponden a una retro.
Un ejemplo
Reunión semanal de producto, 14 de octubre. Ana, Sam, Priya, Tom. Objetivo: decidir la fecha de lanzamiento y la página de precios.
Decisiones: el lanzamiento se traslada al jueves 23 de octubre. La página de precios solo muestra los precios mensuales. Tareas: Sam, texto final de precios para el lunes. Priya, borrador del correo de lanzamiento para el martes. Tom, revisar el flujo de registro en móviles para el miércoles. Pregunta abierta: si se ofrecerá un plan anual más adelante; Ana traerá las cifras la semana que viene. Próxima reunión: 21 de octubre.
Cómo redactar el acta en una reunión en remoto
- Comparte las notas en pantalla. Cuando todos ven cómo se redacta el acta, los errores se corrigen al momento y nadie discute sobre ellos más tarde.
- Vuelve a leer las tareas. Dedica los dos últimos minutos a leer cada tarea, su responsable y la fecha. Son los dos minutos más útiles de la reunión.
- Turnaos para tomar notas. La persona que escribe no puede dirigir el debate. Turnaos, y no se lo pidáis siempre a la persona más nueva o más callada.
- Publícalas donde trabaja el equipo. En el chat de equipo, antes de que pase una hora, para que las personas que no asistieron las vean el mismo día.
Después de la reunión
- 1.
Envía el acta
El mismo día, en el chat de equipo o en el canal de ese proyecto.
- 2.
Revisa las tareas
Empieza la próxima reunión repasando las tareas de la última vez: terminadas, en curso o atascadas.
- 3.
Guárdalas en un solo lugar
Un único documento o canal por reunión, con lo más nuevo primero, para que las decisiones se puedan encontrar más adelante.