Шаблон протокола встречи, который действительно будут читать.
Протокол встречи — это краткая письменная запись принятых решений и следующих шагов с указанием ответственных. Хороший протокол можно прочитать за минуту, и он избавляет от необходимости повторять обсуждение на следующей встрече. Вот шаблон, который можно скопировать, список того, что в нём должно быть, пример и советы по ведению протокола на удалённых встречах.
Автор: Jitto Joseph3 мин чтения
Для чего нужен протокол
Протокол — это не стенограмма. Дословную запись никто не читает, к тому же её ведение мешает секретарю участвовать в обсуждении.
Записывайте то, что будет важно на следующей неделе: что было решено, какие вопросы остались открытыми, кто и к какому сроку взял на себя задачи. Если кто-то пропустил встречу, протокола должно быть достаточно, чтобы начать действовать.
Шаблон протокола встречи
Скопируйте это в свои заметки или в командный чат в начале встречи и заполняйте по ходу дела.
| Раздел | Что писать |
|---|---|
| Встреча | Название, дата и список присутствующих |
| Цель | В одну строку: зачем проводилась встреча |
| Решения | Каждое решение в одно предложение — так, как договорились |
| Задачи | Что сделать, кто делает и к какому сроку — по одной задаче на строку |
| Открытые вопросы | Что осталось нерешённым и кто вернётся к вопросу |
| Следующая встреча | Когда состоится и что нужно подготовить |
Что включить
- Решения — слово в слово. Записывайте решение так, как договорились, чтобы позже никто не вспомнил другую версию.
- Задачи с именем и датой. «Изучить цены» забудется. «Сэм: три варианта цен к пятнице» будет сделано.
- Открытые вопросы. Что было озвучено, но не решено — чтобы это не потерялось между встречами.
- Кто присутствовал. Одна строка. Она подскажет читателям, у кого спросить о том, что обсуждалось.
Что опустить
- Кто что сказал. Если только это не официальная встреча, где это необходимо, привязка каждого комментария к автору замедляет и написание, и чтение.
- Всё обсуждение. Одной строки контекста для решения вполне достаточно. Протокол — это результат, а не дебаты.
- Мнения о самой встрече. Ведите протокол нейтрально. Отзывам о том, как прошла встреча, место на ретроспективе.
Пример
Еженедельная встреча по продукту, 14 октября. Анна, Сэм, Прия, Том. Цель: утвердить дату запуска и страницу с ценами.
Решения: запуск переносится на четверг, 23 октября. На странице с ценами будут только тарифы с ежемесячной оплатой. Задачи: Сэм — финальный текст о ценах к понедельнику. Прия — черновик письма о запуске к вторнику. Том — проверить процесс регистрации на мобильных к среде. Открытый вопрос: предлагать ли годовой тариф позже; Анна подготовит цифры к следующей неделе. Следующая встреча: 21 октября.
Ведение протокола на удалённой встрече
- Показывайте заметки на экране. Когда все видят, как пишется протокол, ошибки исправляются прямо на месте, и позже никто не спорит.
- Зачитывайте задачи вслух. Потратьте последние две минуты на то, чтобы зачитать каждую задачу, её исполнителя и срок. Это самые полезные две минуты всей встречи.
- Передавайте роль секретаря по кругу. Тот, кто пишет, не может вести обсуждение. Меняйтесь ролями и не поручайте это всегда самому новому или тихому сотруднику.
- Публикуйте протокол там, где работает команда. В командном чате в течение часа, чтобы те, кто не присутствовал, увидели его в тот же день.
После встречи
- 1.
Отправьте протокол
В тот же день, в командный чат или канал этого проекта.
- 2.
Проверяйте задачи
Начинайте следующую встречу с разбора задач с прошлого раза: сделано, в процессе или зависло.
- 3.
Храните всё в одном месте
Один документ или канал для встреч, где свежие записи идут первыми — так решения всегда можно будет найти.