Un modello di verbale di riunione che le persone leggono davvero.
Il verbale di riunione è il breve resoconto scritto di ciò che è stato deciso in una riunione e di chi farà cosa in seguito. Un buon verbale si legge in un minuto ed evita che la riunione successiva sia una ripetizione di quella precedente. Ecco un modello da copiare, cosa includere, un esempio e come redigere i verbali quando la riunione è da remoto.
Di Jitto Joseph4 min di lettura
A cosa serve il verbale
Il verbale non è una trascrizione. Nessuno legge un resoconto parola per parola, e scriverlo esclude chi prende appunti dalla conversazione.
Annota ciò che conterà la settimana successiva: cosa è stato deciso, cosa è rimasto in sospeso e chi ha accettato di fare cosa ed entro quando. Se qualcuno non ha partecipato alla riunione, il verbale dovrebbe essere sufficiente per consentirgli di agire.
Un modello di verbale di riunione
Copialo nelle tue note o nella chat di team all'inizio della riunione e compilalo man mano.
| Sezione | Cosa scrivere |
|---|---|
| Riunione | Nome, data e chi era presente |
| Scopo | Una riga: perché si è tenuta la riunione |
| Decisioni | Ogni decisione in una frase, così come è stata concordata |
| Azioni | Cosa, chi e entro quando, una per riga |
| Domande aperte | Cosa non è stato risolto e chi se ne occuperà |
| Prossima riunione | Quando, e cosa preparare |
Cosa includere
- Decisioni, parola per parola. Scrivi la decisione così come è stata concordata dal gruppo, in modo che nessuno ne ricordi una versione diversa in seguito.
- Azioni con un nome e una data. «Verificare i prezzi» viene dimenticato. «Sam: tre opzioni di prezzo entro venerdì» viene fatto.
- Domande aperte. Cosa è emerso e non è stato risolto, in modo che non svanisca tra una riunione e l'altra.
- Chi era presente. Una riga. Dice a chi legge a chi chiedere informazioni su quanto è stato detto.
Cosa tralasciare
- Chi ha detto cosa. A meno che non si tratti di una riunione formale che lo richieda, attribuire ogni commento rallenta la scrittura e la lettura.
- L'intera discussione. Una riga di contesto per una decisione è sufficiente. Il verbale è il risultato, non il dibattito.
- Opinioni sulla riunione. Mantieni il verbale neutrale. I feedback su come è andata la riunione vanno in una retro.
Un esempio
Riunione settimanale di prodotto, 14 ottobre. Ana, Sam, Priya, Tom. Scopo: decidere la data di lancio e la pagina dei prezzi.
Decisioni: il lancio viene spostato a giovedì 23 ottobre. La pagina dei prezzi mostra solo i prezzi mensili. Azioni: Sam, testi finali dei prezzi entro lunedì. Priya, bozza dell'email di lancio entro martedì. Tom, verificare il flusso di registrazione su mobile entro mercoledì. Domanda aperta: se offrire un piano annuale in seguito; Ana porterà i dati la prossima settimana. Prossima riunione: 21 ottobre.
Scrivere il verbale in una riunione da remoto
- Condividi gli appunti sullo schermo. Quando tutti vedono il verbale mentre viene scritto, gli errori vengono corretti sul momento e nessuno ne discuterà in seguito.
- Rileggi le azioni. Dedica gli ultimi due minuti a leggere ad alta voce ogni azione, chi la svolgerà e la data. Sono i due minuti più utili della riunione.
- Alterna chi prende appunti. Chi scrive non può condurre la discussione. Fate a turno e non chiedetelo sempre alla persona più nuova o più silenziosa.
- Pubblicali dove lavora il team. Nella chat del team, entro un'ora, così chi non era presente li vedrà il giorno stesso.
Dopo la riunione
- 1.
Invia il verbale
Il giorno stesso, nella chat del team o nel canale dedicato a quel progetto.
- 2.
Verifica le azioni
Inizia la prossima riunione esaminando le azioni della volta precedente: completate, in corso o bloccate.
- 3.
Conservali in un unico posto
Un unico documento o canale per ogni riunione, a partire dalla più recente, in modo che le decisioni possano essere trovate in seguito.