Een sjabloon voor notulen die mensen echt lezen.
Notulen zijn het korte schriftelijke verslag van wat er in een vergadering is besloten en wie wat als volgende gaat doen. Goede notulen zijn in een minuut gelezen en voorkomen dat de volgende vergadering een herhaling van deze wordt. Hier is een sjabloon dat je kunt kopiëren, wat erin hoort, een voorbeeld, en hoe je notuleert als de vergadering remote is.
Door Jitto Joseph3 min lezen
Waar notulen voor zijn
Notulen zijn geen transcriptie. Niemand leest een letterlijk verslag, en het schrijven ervan zorgt ervoor dat de notulist niet aan het gesprek kan deelnemen.
Schrijf op wat volgende week belangrijk is: wat er is besloten, wat er nog openstaat, en wie heeft toegezegd wat wanneer te doen. Als iemand de vergadering heeft gemist, moeten de notulen voldoende zijn om in actie te kunnen komen.
Een sjabloon voor notulen
Kopieer dit aan het begin van de vergadering in je notities of teamchat en vul het gaandeweg in.
| Sectie | Wat schrijf je op |
|---|---|
| Vergadering | Naam, datum en wie er waren |
| Doel | Eén regel: waarom de vergadering plaatsvond |
| Besluiten | Elk besluit in één zin, zoals afgesproken |
| Actiepunten | Wat, wie en wanneer, één per regel |
| Openstaande vragen | Wat nog niet is besloten, en wie dit oppakt |
| Volgende vergadering | Wanneer, en eventuele voorbereiding |
Wat neem je op
- Besluiten, woord voor woord. Schrijf het besluit op zoals de groep het heeft afgesproken, zodat niemand zich later een andere versie herinnert.
- Actiepunten met een naam en een datum. 'Prijzen uitzoeken' wordt vergeten. 'Sam: drie prijsopties voor vrijdag' wordt gedaan.
- Openstaande vragen. Wat wel is besproken maar nog niet besloten, zodat het niet tussen twee vergaderingen in verdwijnt.
- Wie er waren. Eén regel. Zo weten lezers aan wie ze kunnen vragen wat er is besproken.
Wat laat je weg
- Wie wat zei. Tenzij het een formele vergadering is waarbij dit moet, vertraagt het noteren van wie wat zegt het schrijven en het lezen.
- De hele discussie. Eén regel context voor een besluit is genoeg. De notulen zijn het resultaat, niet het debat.
- Meningen over de vergadering. Houd de notulen neutraal. Feedback over hoe de vergadering verliep hoort thuis in een retro.
Een voorbeeld
Wekelijkse productvergadering, 14 oktober. Ana, Sam, Priya, Tom. Doel: de lanceringsdatum en de prijzenpagina bepalen.
Besluiten: de lancering verschuift naar donderdag 23 oktober. De prijzenpagina toont alleen maandelijkse prijzen. Actiepunten: Sam, definitieve prijstekst voor maandag. Priya, concept-lanceringsmail voor dinsdag. Tom, controleer de aanmeldstroom op mobiel voor woensdag. Openstaande vraag: of we later een jaarlijks abonnement aanbieden; Ana neemt volgende week cijfers mee. Volgende vergadering: 21 oktober.
Notuleren in een remote vergadering
- Deel de notities op het scherm. Als iedereen de notulen live geschreven ziet worden, worden fouten direct hersteld en is er achteraf geen discussie over.
- Lees de actiepunten voor. Besteed de laatste twee minuten aan het voorlezen van elk actiepunt, de eigenaar en de datum. Het zijn de nuttigste twee minuten van de vergadering.
- Wissel de notulist af. Degene die schrijft kan niet de discussie leiden. Wissel elkaar af, en vraag niet altijd de nieuwste of de stilste persoon.
- Deel ze waar het team werkt. In de teamchat, binnen een uur, zodat de mensen die er niet waren ze dezelfde dag nog zien.
Na de vergadering
- 1.
Verstuur de notulen
Dezelfde dag nog, in de teamchat of het kanaal van dat project.
- 2.
Loop de actiepunten na
Begin de volgende vergadering met het doorlopen van de actiepunten van de vorige keer: afgerond, mee bezig of vastgelopen.
- 3.
Bewaar ze op één plek
Eén document of kanaal per vergadering, met de nieuwste bovenaan, zodat besluiten later makkelijk terug te vinden zijn.