En skabelon til mødereferat, folk rent faktisk læser.
Et mødereferat er en kort, skriftlig oversigt over, hvad der blev besluttet på et møde, og hvem der gør hvad bagefter. Et godt referat er læst på et minut og forhindrer, at det næste møde bliver en gentagelse af dette. Her er en skabelon, du kan kopiere, hvad der skal med i den, et eksempel, og hvordan du tager referat, når mødet er remote.
Af Jitto Joseph3 min. læsning
Hvad referatet skal bruges til
Et referat er ikke en ordret afskrift. Ingen læser et ord-for-ord-referat, og at skrive et sådant holder referenten ude af samtalen.
Skriv det ned, der betyder noget i næste uge: hvad der blev besluttet, hvad der forblev uafklaret, og hvem der aftalte at gøre hvad hvornår. Hvis nogen gik glip af mødet, bør referatet være nok til, at de kan handle på det.
En skabelon til mødereferat
Kopier dette ind i dine noter eller jeres teamchat i starten af mødet, og udfyld det undervejs.
| Afsnit | Hvad du skal skrive |
|---|---|
| Møde | Navn, dato og hvem der var med |
| Formål | Én linje: Hvorfor mødet blev holdt |
| Beslutninger | Hver beslutning i én sætning, som den blev aftalt |
| Opgaver | Hvad, hvem og hvornår, én pr. linje |
| Åbne spørgsmål | Hvad der ikke blev afgjort, og hvem der følger op |
| Næste møde | Hvornår, og om der er noget, der skal forberedes |
Hvad du skal tage med
- Beslutninger, ord for ord. Skriv beslutningen, som gruppen blev enig om den, så ingen husker en anden version senere.
- Opgaver med navn og dato. »Undersøg priser« bliver glemt. »Sam: tre prismuligheder senest fredag« bliver gjort.
- Åbne spørgsmål. Hvad der blev bragt op, men ikke afgjort, så det ikke forsvinder mellem møderne.
- Hvem der var med. Én linje. Den fortæller læserne, hvem de skal spørge om det, der blev sagt.
Hvad du skal udelade
- Hvem der sagde hvad. Medmindre det er et formelt møde, der kræver det, gør det kun referatet langsommere at skrive og læse, hvis alle kommentarer skal tilskrives en bestemt person.
- Hele diskussionen. Én linje med kontekst til en beslutning er nok. Referatet er resultatet, ikke debatten.
- Holdninger til mødet. Hold referatet neutralt. Feedback på, hvordan mødet gik, hører til i en retro.
Et eksempel
Ugentligt produktmøde, 14. oktober. Ana, Sam, Priya, Tom. Formål: Beslutte lanceringsdato og prisside.
Beslutninger: Lanceringen flyttes til torsdag den 23. oktober. Prissiden viser kun månedlige priser. Opgaver: Sam, endelig tekst til prisside senest mandag. Priya, udkast til lancerings-e-mail senest tirsdag. Tom, tjek tilmeldingsflow på mobilen senest onsdag. Åbent spørgsmål: Om vi skal tilbyde en årsplan senere; Ana tager tal med i næste uge. Næste møde: 21. oktober.
Sådan tager du referat på et remote møde
- Del noterne på skærmen. Når alle kan se referatet blive skrevet, bliver fejl rettet med det samme, og ingen diskuterer dem bagefter.
- Læs opgaverne op til sidst. Brug de sidste to minutter på at læse hver opgave, ansvarlig og dato op. Det er de mest nyttige to minutter på hele mødet.
- Lad referentrollen gå på skift. Den, der skriver, kan ikke lede diskussionen. Skiftes til det, og lad være med altid at spørge den nyeste eller mest stille person.
- Del dem der, hvor teamet arbejder. I teamchatten inden for en time, så de, der ikke var med, ser dem samme dag.
Efter mødet
- 1.
Send referatet
Samme dag, i teamchatten eller i kanalen for det pågældende projekt.
- 2.
Tjek opgaverne
Start næste møde med at gå igennem opgaverne fra sidst: udført, i gang eller gået i stå.
- 3.
Gem dem ét sted
Et enkelt dokument eller en enkelt kanal pr. møde, med det nyeste først, så beslutninger er nemme at finde senere.