En mall för mötesanteckningar som folk faktiskt läser.
Mötesanteckningar är en kort skriftlig sammanställning av vad som beslutades under ett möte och vem som gör vad härnäst. Bra anteckningar läser man på en minut, och de slipper göra att nästa möte blir en upprepning av detta. Här är en mall du kan kopiera, vad som ska ingå, ett exempel, och hur du för anteckningar när mötet sker på distans.
Av Jitto Joseph3 min läsning
Vad mötesanteckningar är till för
Mötesanteckningar är ingen ordagrann utskrift. Ingen läser en ord-för-ord-redogörelse, och att skriva en sådan gör bara att antecknaren hamnar utanför samtalet.
Skriv ner det som faktiskt spelar roll nästa vecka: vad som beslutades, vad som lämnades öppet och vem som lovade att göra vad till när. Om någon missade mötet ska anteckningarna räcka för att de ska kunna agera.
En mall för mötesanteckningar
Kopiera detta till dina anteckningar eller till teamets chatt i början av mötet och fyll i efter hand.
| Avsnitt | Vad du ska skriva |
|---|---|
| Möte | Namn, datum och vilka som var där |
| Syfte | En rad: varför mötet hölls |
| Beslut | Varje beslut i en mening, så som ni kom överens |
| Att göra-punkter | Vad, vem och till när, en per rad |
| Öppna frågor | Vad som inte löstes och vem som ska följa upp |
| Nästa möte | När, och om något behöver förberedas |
Vad som ska ingå
- Beslut, ord för ord. Skriv beslutet så som gruppen kom överens om det, så att ingen minns en annan version senare.
- Att göra-punkter med namn och datum. ”Titta på prissättning” glöms bort. ”Sam: tre prissättningsalternativ senast fredag” blir gjort.
- Öppna frågor. Vad som togs upp men inte löstes, så att det inte försvinner mellan mötena.
- Vilka som var där. En rad. Det visar läsaren vem man ska fråga om det som sades.
Vad du ska utelämna
- Vem som sade vad. Om det inte är ett formellt möte där det krävs, gör det bara skrivandet och läsandet långsammare om man anger vem som sa vad.
- Hela diskussionen. En rad med sammanhang för ett beslut räcker. Protokollet är resultatet, inte debatten.
- Åsikter om mötet. Håll protokollet neutralt. Feedback om hur mötet gick hör hemma i en retro.
Ett exempel
Veckomöte för produkten, 14 oktober. Ana, Sam, Priya, Tom. Syfte: bestämma lanseringsdatum och prissida.
Beslut: lanseringen flyttas till torsdag 23 oktober. Prissidan visar endast månadspriser. Att göra-punkter: Sam, slutgiltig text för prissättning senast måndag. Priya, utkast till lanseringsmejl senast tisdag. Tom, testa registreringsflödet i mobilen senast onsdag. Öppen fråga: om vi ska erbjuda en årsplan senare; Ana tar med siffror nästa vecka. Nästa möte: 21 oktober.
Att föra protokoll på ett distansmöte
- Dela anteckningarna på skärmen. När alla ser protokollet skrivas rättas felaktigheter till direkt och ingen behöver diskutera dem i efterhand.
- Läs upp att göra-punkterna. Ägna de sista två minuterna åt att läsa upp varje att göra-punkt, vem som ansvarar och datum. Det är mötets mest användbara två minuter.
- Låt rollen som sekreterare rotera. Den som skriver kan inte leda diskussionen. Turas om, och be inte alltid den nyaste eller tystaste personen.
- Posta dem där teamet arbetar. I teamchatten, inom en timme, så att de som inte var där ser dem samma dag.
Efter mötet
- 1.
Skicka protokollet
Samma dag, i teamchatten eller i kanalen för det projektet.
- 2.
Följ upp att göra-punkterna
Inled nästa möte med att gå igenom förra mötets att göra-punkter: klara, pågående eller fastnat.
- 3.
Spara allt på ett ställe
Ett enda dokument eller en kanal per möte, med det senaste överst, så att beslut är lätta att hitta i efterhand.