En agenda for teammøter som er verdt halvtimen.
Det ukentlige teammøtet er den eneste gangen alle er i samme rom, så det bør gjøre det skriftlige oppdateringer ikke kan: ta beslutninger, fjerne hindringer og bevare teamfølelsen. Her er en 30-minutters agendamal du kan kopiere, hva du bør ta med, hva du bør fjerne, og hvordan du holder det når teamet jobber eksternt.
Av Jitto Joseph5 min lesing
Hva et teammøte er til for
Statusoppdateringer er det vanligste punktet på en agendamal for teammøter, og det minst nyttige. At alle leser opp hva de har gjort tar tid, og det meste kunne vært en melding.
Bruk møtet til det som krever at folk er samlet: beslutninger som påvirker flere, problemer noen står fast med, prioriteringer for uken og noen minutter som bare handler om teamet. Alt annet kan skrives ned før eller etter.
Mal for ukentlig teammøte-agenda
Kopier dette inn i kalenderinvitasjonen eller teamets notater. Tidene er beregnet på et team på 5 til 10 personer; et større team trenger mer tid til beslutninger, ikke flere oppdateringer.
| Del | Tid | Hva som skjer |
|---|---|---|
| Innsjekk | 3 min | Ett spørsmål alle svarer på med én setning |
| Seire | 3 min | Noe som er levert, løst eller lært siden forrige uke |
| Tall | 4 min | De to eller tre tallene teamet følger med på, og om de har endret seg |
| Prioriteringer | 6 min | Hva som er viktigst denne uken, og hvem som har ansvaret |
| Hindringer og beslutninger | 10 min | Punkter folk har lagt til på forhånd, i rekkefølge |
| Avslutning | 4 min | Beslutninger, ansvarlige og frister, lest opp til slutt |
Agendapunkter som er verdt å ha med
- En felles liste før møtet. Alle kan legge til et punkt i løpet av uken, med navnet sitt og hva de trenger: en beslutning, råd eller bare å dele noe. Møtet går gjennom listen i rekkefølge.
- Beslutninger, skrevet som spørsmål. «Flytter vi lanseringen til torsdag?» blir besluttet. «Lansering» blir diskutert i ti minutter og ender uten svar.
- Ett tall per område. Registreringer, åpne feil, timer til første svar: det teamet faktisk styrer etter. Fortell om det har endret seg; spar historien bak til det faktisk betyr noe.
- Hvem som er borte. Ferie, halve dager og kommende lanseringer, så ingen venter på noen som ikke er der.
- Takk. Ett minutt til å nevne hvem som hjalp hvem. Det koster ingenting, og er ofte den delen folk husker best.
Hva du bør fjerne
- Runden rundt bordet. Be om dem skriftlig dagen før. Møtet kan da bruke tiden på de to oppdateringene som reiste et spørsmål.
- Lange debatter. Hvis et punkt tar mer enn ti minutter, trenger det et eget, mindre møte med dem det gjelder.
- Kunngjøringer. Legg dem ut i teamchatten, der folk kan lese dem senere og reagere.
- Ting som bare to personer bryr seg om. La dem snakke sammen etter møtet, eller med en gang hvis de sitter i nærheten av hverandre.
Ideer til å holde det friskt
- Roter på hvem som leder det. En ny person hver uke passer tiden og listen. Det sprer vanen med å holde gode møter.
- En fem minutters demo. Én gang i måneden viser noen frem noe de har bygget eller funnet, live, uten lysbilder.
- Et bedre innsjekkingsspørsmål. «Hvordan var helgen?» gir de samme svarene hver uke. Bruk et spørsmål som forteller teamet noe nytt.
- Et spill nå og da. Et fem minutters spill i starten, én gang i måneden, er nok til å endre stemningen uten å ta over møtet.
- Hopp over en uke. Hvis listen er tom, avlys det. Ingen har noe imot å få en halvtime tilbake, og neste møte får mer oppmerksomhet.
Å holde det med et team som jobber eksternt
I en videosamtale starter møtet med en lenke noen må finne, og slutter med at alle forsvinner. I et virtuelt kontor går teamet inn i det samme møterommet samtidig, og de som trenger å snakke videre etterpå, kan bli sittende ved skrivebordene sine ved siden av hverandre.
La kamera være valgfritt, del agendaen på skjermen så alle ser på det samme punktet, og legg notatene i teamchatten før rommet tømmes. Hvis teamet strekker seg over flere tidssoner, roter på tidspunktet så ikke de samme personene alltid må møte om kvelden.
Etter møtet
- 1.
Legg ut notatene
Beslutninger, ansvarlige og frister, i teamchatten, innen en time.
- 2.
Flytt de åpne punktene
Alt dere ikke rakk, flyttes øverst på neste ukes liste, eller til et eget møte.
- 3.
Gi beskjed til dem som ikke var der
Én linje til hver om hva som påvirker dem, så ingen får vite om en beslutning ved en tilfeldighet.
- 4.
Sjekk tidsbruken
Hvis møtet trakk ut to uker på rad, kutt et punkt fra malen i stedet for å legge til tid.
Agendaer for andre teammøter
- Kickoff-møte. Hvorfor prosjektet eksisterer (5 minutter), hvordan et ferdig resultat ser ut (10), hvem som har ansvar for hva (10), de første milepælene og datoene (10), risikoer og åpne spørsmål (10), og hvordan teamet skal holde kontakten (5). En time totalt, én gang per prosjekt.
- Allmøte. Seire og takk (10 minutter), tallene som betyr noe (10), hva som har endret seg og hvorfor (15), ett team som viser frem arbeidet sitt (10), og spørsmål fra hvem som helst (15). En time, månedlig eller kvartalsvis, med spørsmål samlet inn på forhånd slik at de som er mer stille også slipper til.
- Daglig standup. Ti til femten minutter: hva hver enkelt jobber med i dag, og eventuelle hindringer. Vår mal for daglig standup inneholder spørsmålene og en skriftlig versjon for team i ulike tidssoner.
- Retrospektiv. Hva som gikk bra, hva som ikke gjorde det, og hva som bør endres, hver andre til fjerde uke. Se ideer til retrospektiv for formater som holder det variert.
- En-til-en. Tretti minutter mellom en leder og én person, styrt av personens egen liste i stedet for lederens. Bruk vår mal og spørsmål for en-til-en-møter.